有关导入的操作
可导入的数据
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可导入到大多数记录类型的系统属性 ( 默认情况下 Microsoft Dynamics CRM 中包括的属性。 例如，“客户”实体中的 name 属性是系统属性。 ) 和自定义属性 ( 默认情况下 Microsoft Dynamics CRM 中不包含的属性。 客户或合作伙伴安装软件后即可添加属性，以帮助软件适合客户的需要。 ) 中，并可导入到自定义记录类型 ( 默认情况下 Microsoft Dynamics CRM 中不包含的记录类型。您可以使用自定义工具来创建自定义记录类型。这种记录类型也称为“自定义实体”。 ) 中的数据。 有关可导入的记录类型的完整列表，可在导入数据向导的第二页上，查看“记录类型”列表中的值。 |
准备导入的文件
按照本主题中的准则进行操作，可确保您的文件成功导入。 |  |
- 将每一种记录类型 (
一组记录。例如，所有客户记录都分组为“客户”记录类型。也称为“实体”。
) 的记录放在一个单独的文件中。
一次只能导入一种记录类型。 为了便于使用，请按照与 Microsoft Dynamics CRM 中的记录类型相同的名称来命名该文件。 例如，您可以将所有的联系人记录放在一个名为 contacts.txt 或 contacts.csv 的文件中。 - 每个文件中仅放置需要分派给一个用户的记录。
-
该文件必须采用以逗号分隔列的带分隔符的文本 (
包含数据的文件，其中各个字段值用逗号、制表符、分号或其他字符分隔。带分隔符的文本文件的文件名通常以 .txt 文件扩展名结尾（如“my_file.txt”）。
) 格式 (.txt) 或逗号分隔值 (
由存储为文本的字段和记录组成的数据文件，其中的字段之间以逗号分隔。使用逗号分隔文件，可以在使用不同格式的数据库系统之间传输数据。CSV 文件名以 .csv 文件扩展名结尾（如“my_file.csv”）。
) (.csv) 格式。
使用 Microsoft Office Excel 可以轻松地创建带分隔符的 .txt 或 .csv 格式的文件。
如果您的文件只使用 ASCII 字符，请将文件保存为逗号分隔 (.csv) 文件。
- 在 Microsoft Office Excel 中，单击“另存为”，然后选择“CSV (逗号分隔) (*.csv)”。
如果您的文件使用非 ASCII 字符，请将文件保存为 Unicode 文本 (.txt) 文件，并将字段分隔符更改为逗号。
如果您的导入文件包含非 ASCII ( 定义所有英语字符和符号所需的一种字符集。 ) 字符，则导入文件必须采用 Unicode ( 一种字符集，用于定义编写计算机上大多数正在使用中的语言所需的所有字符。 ) 或 UTF-8 ( 与 ASCII 字符集向后兼容的 unicode 字符集。 ) 格式。
- 在 Excel 中，单击“另存为”，然后选择“Unicode 文本 (*.txt)”。
- 使用记事本打开该 .txt 文件。
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在文件中搜索逗号。将包含逗号的任何数据放在双引号内。例如：
"23 State Street, Apt 2"。 -
用逗号替换所有选项卡字符。
- 在记事本中，通过键盘或鼠标选项选项卡字符，然后按 Ctrl+C 将其复制到剪贴板。
- 在“编辑”菜单上，单击“替换”。
- 在“查找内容”框中，按 Ctrl+V 粘贴剪贴板内容。这样将复制选项卡字符。
- 在“替换为”框中，键入逗号 (,)。
- 单击“全部替换”。
- 单击“另存为”。
- 在“保存类型”框中，选择“文本文档 (*.txt)”，然后在“编码”框中，选择“Unicode”。
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确保文件的第一行包含列标题。
如果未出现列标题 ( 电子表格或文件第一行中使用的文本，用于标记每列中的数据。 ) ，请编辑您的文件并添加列标题。
提示
如果列标题与 Microsoft Dynamics CRM 中的属性显示名称 ( 在表单、列表或报表中显示属性时默认使用的标签。 具有相应安全角色的用户可以在“自定义”区域中更改每个属性的显示名称。 ) 值完全匹配，则源文件中的列将自动映射到 Microsoft Dynamics CRM 列，这样可以节省时间。-
若要标识显示名称值，请像新建记录那样打开该记录类型的表单。表单上的标签通常与显示名称完全匹配，即便您的系统定制员可能已更改了表单标签值，也是如此。
如果您拥有相应的安全角色，请在“自定义”区域中标识显示名称：
- 在导航窗格中，依次单击“设置”、“自定义”，然后单击“自定义实体”。
- 打开实体，然后单击“属性”。
- 如果您在多语言环境下操作，则列的自动映射将采用用户界面语言 ( Microsoft Dynamics CRM 显示文字元素（如标签和列表值）的文本所使用的语言。如果组织已经启用了其他语言，则可以选择希望 Microsoft Dynamics CRM 显示用户界面时使用的语言。 ) 的显示名称，该名称是在“设置个人选项”对话框的“区域选项”选项卡中设置的。 更多信息：
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确保第一个列标题不是记录类型的名称。
文件中的第一个列标题不能是其他记录类型的名称。例如，电话联络、任务、信件、传真和约会记录都需要“主题”列。由于“主题”也是一种记录类型的名称，因此“主题”不能是文件中的第一列。
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确保所有业务必需的属性均具有数据。
只有映射了所有 Microsoft Dynamics CRM 业务必需的 ( 保存记录之前必须填写的属性。 必填字段标有星号。 ) 属性，并且映射到所需属性的每个源列中都存在数据时，才能导入记录。
您可以提前确定必需的属性，也可以使用“导入数据向导”确定所缺的必需映射。在任何一种情况下，都应确保每个记录中都有所需的数据。 若要确定哪些字段是业务必需的，请像创建新纪录那样打开该记录类型的表单，并确定以红色星号 (*) 标记的字段。以下列表显示了常见导入记录类型的默认业务必需字段。
- 客户： 客户名称
- 联系人： 姓
- 潜在顾客： 主题，姓，公司名称
- 产品： 默认计价单位，计价单位组，支持小数
- 市场活动响应： 上级市场活动，主题，负责人
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如果导入文件中的记录应与某个现有的 Microsoft Dynamics CRM 记录相关联，请确保与这些记录相关联的列中的列标题和数据均有效。
- 引用另一个记录的列中的值在相关记录的主属性 (
唯一标识记录的属性，通常为该记录的名称。以下列表显示了常用记录类型的主属性：（客户：客户名称、联系人：全名、用户：全名、案例：标题、潜在顾客： 名称.
) 中必须是唯一的。查找操作不区分大小写。
例如，如果您准备导入某个希望与现有客户关联的联系人，则源文件中必须有一列包含现有的 Microsoft Dynamics CRM 客户记录所对应的“客户名称”。如果您希望执行自动映射，则该列的列标题应为 上司.
“上司”属性可以解析为客户或联系人。“导入数据向导”会查找唯一的客户或联系人记录。如果有一个联系人记录和一个客户记录，它们的值与客户记录中“客户名称”字段中的值以及联系人记录中“全名”字段中的值相同，将不会导入该记录。
- 该列中的值也可以是 Microsoft Dynamics CRM 全局唯一标识符 (GUID) ( 用于标识记录的唯一的 128 位值。 ) 。
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如果用于创建关系的源文件中的列包含多个值，则编辑相关数据以仅包含一个值。
例如，如果您准备导入电子邮件活动，而您的源数据中的某个记录在“收件人”列中有多个值，则编辑该数据，使其仅包含一个值。
- 引用另一个记录的列中的值在相关记录的主属性 (
唯一标识记录的属性，通常为该记录的名称。以下列表显示了常用记录类型的主属性：（客户：客户名称、联系人：全名、用户：全名、案例：标题、潜在顾客： 名称.
) 中必须是唯一的。查找操作不区分大小写。
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举例说明要导入的潜在顾客示例
以下各行显示了包含要导入的潜在顾客的 .csv 格式文件的数据示例。第一行包含字段名称，其余各行将作为数据进行导入。 Company,Last Name,First Name,Topic,Email,Mobile PhoneDesigner Bikes,Groth,Brian,Mountain bikes,someone@example.com,555-555-0112 Major Sporting Goods,Bedecs,Anna,Components,,555-555-0171 |
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举例说明要导入的产品示例
以下各行显示了包含要导入的产品的 .csv 格式文件所需的最少数据量。第一行包含字段名称，其余各行将作为数据进行导入。由于“计价单位组”和“默认计价单位”是 Microsoft Dynamics CRM 中的记录类型，因此这些列的值必须映射到 Microsoft Dynamics CRM 中的有效值。 Product,Unit Group,Default Unit,Decimals SupportedFront Brakes,Single pair,Unit pair,0 Vest,Clothing,Single article,2 |
从文件中导入记录
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在导航窗格中，单击“工作区”，然后在“我的工作”下，单击“导入”。
– 或 –
在“工具”菜单上，单击“导入数据”。 - 在“操作”工具栏上单击“新建”。
- 单击“浏览”可查找所要导入的文件。
-
如果您不准备将双引号（" "）和逗号（,）用作数据和字段的默认分隔符，可以将其他符号选作分隔符。
其他可选作数据分隔符的识别符号包括：单引号（' '）和无。
其他可选作字段分隔符的识别符号包括：冒号（:）、制表符和分号（;）。 - 单击“下一步”。
- 选择要将记录导入为的记录类型。
如果您在浓缩以前导出的数据，您将看到一个提示您浓缩现有数据的复选框，并会为您填写“记录类型”框。 -
确定如何将源数据映射到 Microsoft Dynamics CRM 数据：
- 如果您在浓缩数据，则为您填写“数据映射”框。
- 如果文件中的列标题 ( 电子表格或文件第一行中使用的文本，用于标记每列中的数据。 ) 与Microsoft Dynamics CRM 显示名称 ( 在表单、列表或报表中显示属性时默认使用的标签。 具有相应安全角色的用户可以在“自定义”区域中更改每个属性的显示名称。 ) 完全相符，则采用自动的数据映射，并在数据映射框中输入自动字样。
-
如果“数据映射”框留空，请检查您的数据文件以确保列标题确实是来自所选记录类型的显示名称值，或者单击
“查找”按钮
以选择一个数据映射 (
一个文件，其中包含有关源系统中的数据如何与 Microsoft Dynamics CRM 中的数据相对应的信息。
) 。如果您还没有数据映射，则需要创建一个，然后返回到此向导。
更多信息：
- 在“映射结果”部分中，如果有任何未映射的列或错误，请单击“查看详细信息”。
-
复查这些详细信息，确定没有需要修复的内容之后，单击“确定”。
– 或 –
如果需要修复源文件，请打开该文件并纠正问题，然后单击“返回”，并返回步骤 3 选择源文件。 - 单击“下一步”。
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在“分派对象”部分中，若要将该导入中的所有记录分派给不同的用户，请单击“查找”，然后选择用户。
此选项不可用于由组织拥有的 ( 组织中的每个人都需要访问的记录，如产品或销售宣传资料项。 可以在以下一种级别上设置对此类记录的访问： 无
或
组织
。
) 记录类型，例如“产品”。
- 默认情况下，如果为该记录类型启用了重复检测，则不会导入重复记录。
如果要导入重复记录，请选择“导入重复记录”。
如果未启用重复检测或者重复检测不可用于您要导入的记录类型，则此选项不可用。 - 单击“下一步”。
-
根据需要重命名导入作业和更改通知选项，然后单击“导入”。
系统将在后台启动一个导入作业。在导入作业运行的同时，您可以继续在 Microsoft Dynamics CRM 中操作。
- Microsoft Dynamics CRM 中不支持直接导入 Microsoft Office Outlook 联系人。不过，可以将 Outlook 联系人导出到逗号分隔 (.csv) 文件，然后再使用导入数据向导将这些文件导入到 Microsoft Dynamics CRM 中。有关如何导出 Outlook 中的项的详细信息，请参阅 Outlook 中的帮助信息。
-
若要暂停或延迟导入，请执行以下操作：
- 在导航窗格中，单击“设置”，然后单击“系统作业”。
- 选择计划的导入作业，然后在“其他操作”菜单上，单击“暂停”或“推迟”。
浓缩现有记录中的数据
您可以导出现有记录、添加其他数据或者更改这些记录中的现有数据，然后只导入您所做的更改。 | |
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使用“高级查找”选择要浓缩的记录以及要导出的列。
编辑搜索查询结果，以便将所有列添加到需要浓缩 (
将记录导出至 Microsoft Office Excel，添加或更改信息，然后使用导入数据向导仅将更改的信息导入 Microsoft Dynamics CRM。
) 数据的搜索结果列表中。这包括：
- 所有准备浓缩的列。例如，如果使用“高级查找”来确定所有缺少公司电话号码的潜在顾客，请添加“公司电话”列。
- 所有业务必需的 (
保存记录之前必须填写的属性。
必填字段标有星号。
) 字段。
若要确定哪些字段是业务必需的，请像创建新纪录那样打开该记录类型的表单，并确定以红色星号 (*) 标记的字段。
以下列表显示了常见导入记录类型的默认业务必需字段。
- 客户： 客户名称
- 联系人： 姓
- 潜在顾客： 主题，姓，公司名称
- 产品： 默认计价单位，计价单位组，支持小数
- 市场活动响应： 上级市场活动，主题，负责人
若要避免在重新导入数据时出现问题， 请不要导出下列类型的列，或者在浓缩其他列中的数据之后删除这些列。
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将数据（包括重新导入所需的列）导出到 Excel。
-
单击
“导出至 Excel”按钮
。
- 选择 “含有此页面记录的静态工作表”，然后选择“导出重新导入数据所需的列”。
- 单击“导出”，再单击“保存”，然后再次单击“保存”以保存该电子表格。
-
单击
“导出至 Excel”按钮
-
打开该电子表格。
如果看到错误消息“您正尝试打开的“文件名”文件并非该文件扩展名所指定的格式”，请单击“是”。 - 在电子表格中添加缺少的数据或更改电子表格中的现有数据。
重要提示：重要提示：不要删除或修改文件中的以下数据：- 两个隐藏列：一个包含记录的全局唯一标识符 (GUID) ( 用于标识记录的唯一的 128 位值。 ) ，另一个包含上次修改记录的日期和时间。
- 列标题。
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将该电子表格另存为带分隔符的文本 (
包含数据的文件，其中各个字段值用逗号、制表符、分号或其他字符分隔。带分隔符的文本文件的文件名通常以 .txt 文件扩展名结尾（如“my_file.txt”）。
) 文件。
如果您的文件只使用 ASCII 字符，请将文件保存为逗号分隔 (.csv) 文件。
- 在 Microsoft Office Excel 中，单击“另存为”，然后选择“CSV (逗号分隔) (*.csv)”。
如果您的文件使用非 ASCII 字符，请将文件保存为 Unicode 文本 (.txt) 文件，并将字段分隔符更改为逗号。
如果您的导入文件包含非 ASCII ( 定义所有英语字符和符号所需的一种字符集。 ) 字符，则导入文件必须采用 Unicode ( 一种字符集，用于定义编写计算机上大多数正在使用中的语言所需的所有字符。 ) 或 UTF-8 ( 与 ASCII 字符集向后兼容的 unicode 字符集。 ) 格式。
- 在 Excel 中，单击“另存为”，然后选择“Unicode 文本 (*.txt)”。
- 使用记事本打开该 .txt 文件。
-
在文件中搜索逗号。将包含逗号的任何数据放在双引号内。例如：
"23 State Street, Apt 2"。 -
用逗号替换所有选项卡字符。
- 在记事本中，通过键盘或鼠标选项选项卡字符，然后按 Ctrl+C 将其复制到剪贴板。
- 在“编辑”菜单上，单击“替换”。
- 在“查找内容”框中，按 Ctrl+V 粘贴剪贴板内容。这样将复制选项卡字符。
- 在“替换为”框中，键入逗号 (,)。
- 单击“全部替换”。
- 单击“另存为”。
- 在“保存类型”框中，选择“文本文档 (*.txt)”，然后在“编码”框中，选择“Unicode”。
- 在“工具”菜单上，单击“导入数据”。
- 指定在步骤 5 中保存的带分隔符的文本文件，然后单击“下一步”。
-
在“选择记录类型和映射”屏幕上，确保选中“通过更新记录(而不是创建新记录)来浓缩数据”复选框。
- 如果某条被导出的记录 在 Microsoft Dynamics CRM 中做了更改，将不会更新该记录。
- 如果清除了“通过更新记录(而不是创建新记录)来浓缩数据”复选框，将不会更新这些记录。如果尝试将记录添加为新记录，则必须先删除“GUID”列。
- 单击“下一步”，然后再次单击“下一步”。
-
根据需要重命名导入作业和更改通知选项，然后单击“导入”。
系统将在后台启动一个导入作业。在导入作业运行的同时，您可以继续在 Microsoft Dynamics CRM 中操作。
注释
- 默认情况下，在 Microsoft Dynamics CRM 中，您每次导出到静态 ( 当 Microsoft Dynamics CRM 中的数据更改时不会更改的文件。 ) Excel 工作表中的一系列记录不能超出 10,000 条。系统管理员可以更改此上限。 更多信息： 若要避开此限制，请使用“高级查找”将每次导出的记录数限制为 10,000 条以下，然后合并您导出的电子表格。 更多信息：
- 在默认情况下，可以上载的文件的最大为 4 MB。该值可由系统管理员更改。 更多信息：
创建导入所用的数据映射
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- 在导航窗格中，依次单击“设置”、“数据管理”，然后单击“数据映射”。
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若要编辑数据映射 (
一个文件，其中包含有关源系统中的数据如何与 Microsoft Dynamics CRM 中的数据相对应的信息。
) ，请双击该数据映射。
– 或 –
若要创建新的数据映射，请在“操作”工具栏上单击“新建”，键入一个名称，然后选择该数据映射所要采用的记录类型。 -
创建一个包含以下内容的逗号分隔 (CSV) 文件 (
带有 .csv 文件扩展名的数据文件。
通常，CSV 文件包含字段和记录（以文本格式存储），字段之间以逗号分隔。
) 示例：
- 标题行，其中包含准备导入的源文件中可能包括的所有列标题。
- 数据行，其中包含每个 Microsoft Dynamics CRM 下拉列表属性 ( 包含一组值的属性，用户必须从这组值中进行选择。 也称为选择列表。 ) 的数据。例如，如果您要导入潜在顾客，则潜在顾客来源数据存储在 Microsoft Dynamics CRM 中的“潜在顾客来源”下拉列表属性中。您将需要一个数据行，以包含您的源数据中使用的每个可能的潜在顾客来源，例如网站查询、展销会和广告。
提示- 创建该文件的一种方法是使用您打算作为示例文件导入的文件。但是，该示例文件必须小于 50 KB。
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加载您的示例文件：
- 单击“属性”，然后单击“加载示例数据”。
- 单击“浏览”，选择逗号分隔文件，并单击“打开”，然后单击“确定”。
提示- 该示例文件不会保存为数据映射的内容。每次编辑数据映射时，都需要加载示例数据。
-
将每个源文件的列标题映射到某个 Microsoft Dynamics CRM 属性：
- 在“来源”下，从“列标题”列中选择一个源文件的列标题。
-
从列出的未映射的 Microsoft Dynamics CRM 属性中选择一个属性。
重要提示 必须映射所有业务必需的 ( 保存记录之前必须填写的属性。 必填字段标有星号。 ) 属性。若要确定未映射的业务必需的属性，请在“目标”区域的“未映射的属性”框中选择“业务必需的”。
- 单击“映射”。
提示- 要更改映射，请单击源值，然后单击“取消映射”。
- 若要在导入期间忽略某一列中的值，请单击源列标题，然后单击“忽略”。
- 若要将一个源列映射到多个 Microsoft Dynamics CRM 属性，请选择一个属性并单击“映射”，然后选择另一个属性并再次单击“映射”。
- “创建时间”和“修改时间”属性无法导入，因此它们不会显示在目标属性列表中。
-
如果选择了任何 Microsoft Dynamics CRM 下拉列表属性 (
包含一组值的属性，用户必须从这组值中进行选择。
也称为选择列表。
) ，请映射每个列表中的所有值。
如果未选择任何下拉列表属性，请转至步骤 7。- 在“映射”下，单击“列表值”。
- 在“列表属性”下，从“列标题”列中选择一个源文件的列标题。
-
在“相应的列表值”下，从“Microsoft Dynamics CRM 值”列表中为“源记录类型”列中的每个项目选择一个值，然后单击“映射”。
映射的值将显示在“目标记录类型”列中。 -
除了示例文件中的所有值外，还必须为源数据中不包含该属性的数据的行“（空）”以及包含未映射的数据的行“（未映射）”指定一个目标 Microsoft Dynamics CRM 值。
例如，如果您准备导入潜在顾客，则可能希望将“等级”列中的所有空值或未映射的值映射到“不感兴趣”。
提示 - 单击“保存”或“保存并关闭”。
查看导入的进度和结果并更正错误
必须等待导入作业完成，才能修复失败。如果在“导入数据向导”中选择了接收电子邮件通知，则您将在导入完成时收到一封电子邮件。 | |
- 在导航窗格中，单击“工作区”，然后在“我的工作”下，单击“导入”。
- 导入完成后，可以查看摘要信息，包括所创建的记录数和包含错误的记录数。
- 若要打开导入记录以查看未导入的记录，请双击导入记录。
- 若要查看已成功导入的行，请在“详细信息”下单击Record Types 已创建
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若要查看未导入的行，请在“详细信息”下单击“失败数”。
若要导出未能导入到新的逗号分隔 (CSV) 文件 ( 带有 .csv 文件扩展名的数据文件。 通常，CSV 文件包含字段和记录（以文本格式存储），字段之间以逗号分隔。 ) 的行，请单击“导出错误行”。您可以更正此文件中的错误，然后导入该文件。
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监视导入的进度。
若要监视导入的状态，请观察“状态描述”列。
该列中的值将从“已提交”依次更改为“分析”、“正在转换”、“正在导入”、“已完成”。
这些值与每次导入的三个阶段相对应：分析文件、转换数据和导入数据。 有关导入作业进度的详细信息，请双击导入作业记录，然后在“详细信息”下单击“系统作业”。对于每个导入阶段，都将创建一个系统作业。
提示：若要刷新日历，请单击"
“刷新”按钮 |
”。
是否找到了所需信息？
是 否
如果未找到，请问您需要什么信息？（可选）
