为休假做好准备

与他人共享您的可用联系人

1. 在导航窗格中，单击“工作区”，然后单击“联系人”。

2. 在“查看”列表中，选择“我的可用联系人”。

3. 选择页面上的所有联系人。一次只能对一个页面上的记录执行此操作。

4. 在“操作”工具栏上，单击“其他操作”，然后单击“共享”。

5. 在“要与谁共享选定联系人”对话框中的“常规任务”下，单击“添加用户/团队”。

6. 在“查找记录”对话框的“查找”列表中，选择“用户”。

7. 在“查找”框中，键入记录名称的前几个字母以缩小搜索范围，然后单击“查找”。

8. 在可用记录列表中，双击要与您共享记录的人员，然后单击“确定”。

9. 在“要与谁共享选定联系人”对话框中，选择所需的共享权限的类型。
   

   提示

   为了保护您的联系人信息，可以考虑只向与其共享联系人记录的人员赋予读、写和追加特权。有关特权的详细信息，请参阅帮助主题“控制数据访问”。

10. 单击“确定”。

转到结果的下一页面，并重复第 3 步到第 10 步的操作，直至共享所有记录为止。

这样一来，Microsoft Dynamics CRM 中除活动以外由您负责的所有记录都将与他人共享。此外，如果您是约会的组织者、必须出席的与会者或者建议出席的与会者，则需要重新分派这些活动。我们将在后面说明如何共享活动。

共享客户、联系人、潜在顾客、报价单、订单和发票

1. 在“标准”工具栏上单击“高级查找”。

2. 在“查找”列表中，选择一种记录类型：“客户”、“联系人”、“潜在顾客”、“报价单”、“订单”或“发票”。

3. 如果已列出搜索条件，请在“表单”工具栏上单击“新建”。

4. 单击“选择”，然后在“字段”节中选择“负责人”。请勿更改“等于当前用户”。

5. 单击“选择”，然后选择下列选项之一：

   • 对于客户和联系人，请选择“地址 1:省/市/自治区”。

   • 对于发票，请选择“帐单寄往省/市/自治区”。

   • 对于潜在顾客，请选择“省/市/自治区”。

6. 单击“输入值”，然后键入两位的省/市/自治区代码，例如 WA。

   提示

   保存该“高级查找”查询，以便稍后将其用于移除记录共享。

7. 单击“查找”。
   

8. 单击列表顶部的复选框以选择所有记录，然后在“操作”工具栏上依次单击“其他操作”和“共享”。

9. 在“要与谁共享选定联系人”对话框中的“常规任务”下，单击“添加用户/团队”。

10. 在“查找记录”对话框的“查找”列表中，选择“用户”。

11. 在“查找”框中，键入记录名称的前几个字母以缩小搜索范围，然后单击“查找”。

12. 在可用记录列表中，双击要与您共享记录的人员，然后单击“确定”。

13. 对其他省/市/自治区的记录重复上述搜索操作，并将它们分派给其他人。

14. 重复第 2 步到第 12 步的操作，直至所有客户、联系人、潜在顾客、商机、报价单、订单和发票都已共享为止。

重新分派活动

1. 在“标准”工具栏上单击“高级查找”。

2. 在“查找”列表中，选择一种记录类型： 活动.

3. 在“使用保存的视图”列表中，选择“[新建]”。

4. 单击“选择”，然后单击“负责人”。请勿更改“等于当前用户”。

5. 在下一行中，单击“选择”，然后选择“活动状态”。

6. 单击“输入值”，再单击“选择或更改此字段的值”，然后双击“已安排”，最后单击“确定”。

7. 单击“编辑列”，然后在“常规任务”下，单击“添加列”，选择“截止日期”、“关于”和“开始日期”，然后单击“确定”。

   注意

   此时，您可能希望调整列的宽度，以便在屏幕上显示所有内容。若要调整宽度，请选择一列，单击“更改属性”，选择一个宽度，然后单击“确定”。

8. 在“编辑列”对话框中，单击“确定”。

9. 单击“查找”。

10. 查看每个开启或计划的活动，并决定所要分派的人员。单击“关于”列中的链接，以查看该活动的相关信息。可能必须单击记录中显示的另一个链接，才能确定该活动的相关省/市/自治区，并由此确定所要分派的人员。

11. 选择每条记录，然后在“操作”工具栏上单击“分派”。

12. 单击“查找”按钮，查找用户，然后单击“确定”两次。

查找其他约会

最后一项分派任务是查找不归您负责，但将您列为组织者或与会者（必须出席或者建议出席）的约会。

1. 在“标准”工具栏上单击“高级查找”。

2. 在“查找”列表中，选择“约会”。

3. 单击“选择”，然后在“相关”节中，选择“活动方(活动)”。

4. 单击“选择”，然后在“字段”节中，选择“活动方”。

5. 请勿更改“等于当前用户”。

6. 单击“查找”。

7. 打开各个约会，查看“约会”和“详细信息”选项卡，以检查您是约会的必须出席者、建议出席者，还是组织者，并根据需要更改数据。

约会将显示在新负责人的活动列表和工作区日历中。

创建电子邮件模板

首先，准备向联系人发送邮件的电子邮件模板。

1. 在导航窗格中，单击“设置”，然后单击“模板”。

2. 单击“电子邮件模板”，然后单击“新建”。

3. 在“电子邮件模板类型”中，选择“联系人”，然后单击“确定”。

4. 在“标题”框中，键入类似“向联系人通知休假情况”的内容。您将使用此信息来选择适当的联系人，但客户看不到此信息。

5. 在“主题”框中，键入要发送给客户的电子邮件的主题行。例如，可以输入“在本人休假期间供您的 Adventure Works 客户使用的联系信息”。

6. 在正文中，键入要发送的电子邮件文本并设置格式。可以插入联系人记录中的字段。例如，若要在邮件开头添加“尊敬的 contact_first_name”，请执行以下操作：

   1. 在键入“尊敬的”后，单击“插入/更新”，然后再单击“添加”。

   2. 在“记录类型”中，选择“联系人”。

   3. 在“字段”中，选择“名”，然后单击“确定”两次。

   提示

   为避免在记录中不包含名字的情况下出现空白称呼，请在“默认文本”框中包含一个默认值，例如“尊敬的贵宾：”。

7. 如果此模板将由多位用户使用，请确保在签名中插入使用此模板的用户的姓名。例如，您可以从“插入/更新”中选择用户的“全名”和“职务”字段。文件中显示的结果如下：

   {!User:Full Name;User :Job Title;}

8. 如果文本和格式设置符合您的要求，请单击“保存并关闭”。

向联系人发送电子邮件

现在，便可以向共享联系人发送电子邮件了。

1. 在导航窗格中，单击“销售”，然后单击“联系人”。

2. 在“标准”工具栏上，单击“高级查找”，然后单击“新建”。

3. 单击“选择”，然后选择“修改者”。

4. 请勿更改“等于当前用户”。

5. 在下一行中，单击“选择”，然后选择“修改时间”。

6. 单击“输入值”，再单击日历控件，然后选择“今天”。

7. 单击“选择”，然后选择“负责人”。

8. 单击“等于当前用户”，然后选择“等于”。

9. 单击“输入值”，再单击“查找”按钮，选择新负责人，然后单击“确定”。

10. 单击“查找”。

11. 请选中“选择/清除此页上的所有记录”复选框。

12. 单击工具栏中的“发送电子直邮”。

13. 在“发送电子直邮”对话框中，选择您刚刚创建的新模板。

    1. 在“发送电子直邮至”节中，选择“当前页面的选定记录”。

    2. 如果没有选中您的姓名，请在“发送电子直邮自”节中，单击“查找”按钮，选择您的姓名，然后单击“确定”。

    3. 单击“发送”。

现在，您的客户便知道该与谁联系，而且所有工作项均已重新分派，因此不会因您休假而冷落您的联系人。