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销售人员离职而不失去客户

发布日期：十一月 30, 2007

销售人员离职时，应确保其负责的所有联系人都知道新的继任者，并确保没有任何未完成的活动，这一点很重要。只需几分钟时间，您便可以保护离职人员所负责的关键业务数据安全无虞，将所有数据和活动重新分派给其他员工，并向每位联系人发送私人电子邮件以告知他们新销售人员的相关情况。

当前页内容

	您不需要一个系统管理员：销售经理可以进行这些更改
	保护您的业务数据
	将工作重新分派给其他人
	将工作重新分派给多个人
	传达移交情况

您不需要一个系统管理员：销售经理可以进行这些更改

这些移交任务可由具有“销售经理”或“销售副总裁”默认安全角色的用户完成，也可以由具有“系统管理员”安全角色的人员来完成。

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保护您的业务数据

本文假设名叫 Henrik Jensen 的销售人员已离职。Henrik 离职时，您应在 Microsoft Dynamics CRM 中停用他的用户记录，以便他无法再访问相关数据。这样做还可以避免其他人向他分派任何记录或活动。

在导航窗格中，单击“设置”。在“管理”区域中，单击“用户”。
查找并打开 Henrik Jensen 的用户记录。
在“操作”菜单上单击“禁用”，然后单击“确定”。

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将工作重新分派给其他人

如果 Henrik 的工作都将由某位员工负责，则当您处在 Henrik 的用户记录中时，可以一次重新分派他的所有记录。

在“操作”菜单上单击“重新分派记录”，然后在“重新分派批量记录”对话框中单击“分派给其他用户”。
单击“查找”按钮。在“查找记录”列表中，选择员工姓名，然后单击“确定”。
在“重新分派批量记录”对话框中，单击“确定”。
关闭 Henrik 的用户记录。

这样可将 Microsoft Dynamics CRM 中 Henrik 所负责的每条记录都重新分派给另一位员工。此外，您还需要处理一些有关约会的工作，因为 Henrik 可能已被安排为不归他负责的约会的组织者或者与会者（必须出席或者建议出席）。

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将工作重新分派给多个人

有时，移交任务非常复杂，而不仅仅是一对一的分派，您需要将一个销售人员的职责分给两个或更多人。在下面的示例中，Henrik 原本负责华盛顿特区和俄勒冈州的销售工作，而您希望由 Gail Erickson 接手与华盛顿特区的联系人和客户有关的所有事务，并由 Shiraz Cupala 接手与俄勒冈州的联系人和客户有关的所有事务。

首先确定需要重新分派哪些类型的记录。通常，销售人员负责联系人、潜在顾客、商机、客户、任务、电话联络、传真、信件、电子邮件以及约会。他们可能还负责报价单、订单和发票。

对于客户、联系人、潜在顾客、报价单、订单和发票，您可以确定由 Henrik 负责、且相关人员或公司位于特定州的记录。由于这些记录中没有存储地址信息，所以指定搜索的操作与搜索商机和活动的操作略有不同。

重新分派客户、联系人、潜在顾客、报价单、订单和发票

在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
在“查找”列表中，选择一种记录类型：“客户”、“联系人”、“潜在顾客”、“报价单”、“订单”或“发票”。
单击“选择”，然后在列表中选择“负责人”。
单击运算符（默认情况是“等于当前用户”），然后选择“等于”。
单击“输入值”，然后单击“查找”按钮。键入“Henrik”，单击“查找”，双击“Henrik Jensen”，然后单击“确定”。
单击“选择”，然后选择下列选项之一：
- 对于帐户，请选择“地址 1:省/市/自治区”。
- 对于发票，请选择“帐单寄往省/市/自治区”。
- 对于潜在顾客，请选择“省/市/自治区”。
单击“输入值”，然后键入“WA”，或使用“查找”查找值。
单击“查找”。
选中列表顶部的复选框以选择所有记录，然后单击工具栏上的“分派”按钮。
单击“分派给其他用户”，再单击“查找”按钮，最后双击“Gail Erickson”，然后单击“确定”。
对俄勒冈州的记录重复上述搜索操作，并将它们分派给 Shiraz Cupala。
重复第 2 步到第 11 步的操作，直至所有客户、联系人、潜在顾客、报价单、订单和发票都已重新分派为止。

重新分派商机

接下来，重新分派商机。因为商机中没有存储地址，所以必须指定由指定省/市/自治区的潜在顾客带来的商机。

在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
在“查找”列表中，选择一种记录类型：商机.
单击“选择”，然后单击“负责人”。
单击运算符（默认情况是“等于当前用户”），然后选择“等于”。
单击“输入值”，然后单击“查找”按钮。键入“Henrik”，单击“查找”，双击“Henrik Jensen”，然后单击“确定”。
单击“选择”，然后在列表的“相关”节中，选择“原始潜在顾客”。
单击“选择”，然后选择“省/市/自治区”。
单击“输入值”，然后键入“WA”。
单击“查找”。
选中列表顶部的复选框以选择所有记录，然后单击工具栏上的“分派”按钮。
单击“分派给其他用户”，再单击“查找”按钮，最后双击“Gail Erickson”，然后单击“确定”。
对俄勒冈州的记录重复上述搜索操作，并将它们分派给 Shiraz Cupala。

重新分派所有开启或计划的活动

接下来，重新分派所有开启或计划的活动。很遗憾，您无法在“高级查找”搜索结果中查看省/市/自治区，因此需要打开每个活动，以确定具体所要分派的人员。

在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
在“查找”列表中，选择一种记录类型：活动.
单击“选择”，然后单击“负责人”。
单击运算符（默认情况是“等于当前用户”），然后选择“等于”。
单击“输入值”，然后单击“查找”按钮。键入“Henrik”，单击“查找”，双击“Henrik Jensen”，然后单击“确定”。
单击“选择”，然后选择“活动状态”。
单击“输入值”，然后依次双击“浏览”和“已安排”，最后单击“确定”。
单击“编辑列”，然后在“常规任务”下，单击“添加列”，选择“截止日期”、“关于”和“开始日期”，然后单击“确定”。

此时，您可能希望调整列的宽度，以便在屏幕上显示所有内容。若要调整宽度，请选择一列，单击“更改属性”，选择一个宽度，然后单击“确定”。
在“编辑列”对话框中，单击“确定”。
单击“查找”。
您需要查看每个开启或计划的活动，并确定所要分派的人员。单击“关于”列中的链接，以查看该活动的相关信息。可能必须单击记录中显示的另一个链接，才能确定该活动的相关省/市/自治区，并由此确定所要分派的人员。
选择各条记录，然后在工具栏上单击“分派”按钮。
在“分派给队列或用户”对话框中，单击“查找”按钮，查找用户，然后单击“确定”两次。

查找其他约会

最后一项分派任务是查找不归 Henrik 负责，但已将其列为组织者或与会者（必须出席或者建议出席）的约会。若要查找 Henrik 担任上述角色的所有约会，请执行以下操作：

在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
在“查找”列表中，选择“约会”。
单击“选择”，然后在“相关”节中，选择“活动方(活动)”。
单击“选择”，然后选择“活动方”。
选择“等于当前用户”，然后选择“等于”。
单击“输入值”，然后单击“查找”按钮。
在“查找”列表中，选择“用户”，键入“Henrik”，单击“查找”，双击“Henrik Jensen”，然后单击“确定”。
单击“查找”。
打开各个约会，查看“约会”和“详细信息”选项卡，以检查 Henrik 是约会的必须出席者、建议出席者，还是组织者，并根据需要更改数据。

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传达移交情况

Gail 和 Shiraz 都可以轻松地向所有新分派的联系人发送电子邮件。此外，也可以由分派联系人的经理或系统管理员发送电子邮件。

共有两个基本步骤：创建有关向联系人通知变动情况的电子邮件模板，然后选择并通知员工。Gail 和 Shiraz 都可以创建各自的电子邮件模板，或者由销售经理或系统管理员创建模板供他们二人使用。

准备电子邮件模板

首先，准备用于向联系人发送邮件的电子邮件模板：

单击“设置”，然后单击“模板”。
单击“电子邮件模板”，然后单击“新建”。
在“电子邮件模板类型”对话框中，选择“联系人”，然后单击“确定”。
在“标题”框中，键入类似“向联系人通知新客户经理”的内容。此信息有助于您和其他员工选择适当的模版，但客户看不到此信息。
在“主题”框中，键入要发送给客户的电子邮件的主题行。例如，可以输入“我是您在 Adventure Works Cycle 的新销售代表”。
在正文中，键入要发送的电子邮件文本并设置格式。可以插入联系人记录中的字段。例如，若要在邮件开头添加“尊敬的 <contact_first_name>”，请执行以下操作：
1. 在键入“尊敬的”后，在“表单”工具栏上，单击“插入/更新”，然后再单击“添加”。
2. 在“记录类型”列表中，选择“联系人”。
3. 在“字段”列表中，选择“名”，然后单击“确定”两次。
如果此模板将由多位用户使用，请确保在签名中插入使用此模板的用户的姓名。例如，您可以从“插入/更新”中选择用户的“全名”和“职务”。文件中显示的结果如下：
```
{!User:Full Name;User :Job Title;}
```
如果文本和格式设置符合您的要求，请单击“保存并关闭”。

向重新分派的联系人发送电子邮件

在导航窗格中，单击“销售”，然后单击“联系人”。
在“标准”工具栏上，单击“高级查找”，然后单击“新建”。
单击“选择”，然后选择“修改者”。
单击“等于当前用户”，然后选择“等于”。
单击“输入值”，然后单击“查找”按钮，选择分派了记录的用户的姓名，然后单击“确定”。
单击“选择”，然后选择“修改时间”。
单击“输入值”，再单击日历控件，然后选择“今天”。
单击“选择”，然后选择“负责人”。
单击“等于当前用户”，然后选择“等于”。
单击“输入值”，再单击“查找”按钮，选择新负责人，然后单击“确定”。
单击“查找”。
请选中“选择/清除此页上的所有记录”复选框。
单击工具栏上的“发送电子直邮”按钮。
在“发送电子直邮”对话框中，选择您刚创建的新模板。
1. 在“发送电子直邮至”节中，选择“当前页面的选定记录”。
2. 在“发送电子直邮自”节中，单击“查找”按钮，选择您的姓名，然后单击“确定”。
3. 单击“发送”。

现在，您的客户已知道该与谁联系，而且所有工作项均已重新分派，因此您不会在移交过程中失去任何业务。