在员工缺勤时使服务日历保持正常运转
发布日期： 十一月 9, 2007
当员工生病请假时，您可以按照下列步骤来管理您的服务日历：
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锁定员工的工作日以避免安排其他服务活动。
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查找并重新安排现有服务活动。
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分派活动，以打电话告知客户变动情况。
以下情形将说明如何在工作上照顾生病员工的各个步骤。
身为组织计划员的您接到了商店技术人员 Terrance 打来的电话。他告诉您由于生病今天将不来上班。在 Microsoft Dynamics CRM 中，您查看计划，发现 Terrance 今天的服务活动已经排满，因此您必须进行重新安排。
当前页内容
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锁定人员的计划 |
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查找要重新安排的服务活动 |
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重新安排服务活动 |
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创建跟进电话联络并将其分派给接待员 |
锁定人员的计划
首先，必须将 Terrance 从今天的工作计划中排除。
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在导航窗格中，单击“服务”，然后单击“服务日历”。
提示
如果在“导航窗格”中看不到服务日历，请确保您具有适当的权限。
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若要查找 Terrance 的计划，请在“类型”列表中选择“用户”，然后在“搜索记录”框中输入其名字的开头几个字母，最后单击 开始搜索
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在列表中，双击名字 Terrance 以打开他的用户记录。
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在“详细信息”下，单击“工作时间”。
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在日历中，确保选择今天的日期。
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在“设置”菜单上，单击“休息时间”。
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在“计划休息时间”对话框的“原因”框中，键入“生病请假”或其他说明。
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确保选中“全天事件”复选框。
如果 Terrance 的请假天数在一天以上，则可以在“持续时间”列表中选择天数。
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单击“确定”。在日历中，红色方块表示休息时间。
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单击“保存并关闭”以关闭用户记录。“服务日历”保持打开状态。
在服务日历中，Terrance 的时隙将显示他不属于可利用资源，对于任何计划都不会返回他的名字。
注意
仍可以为 Terrance 安排直接约会和服务活动，但会显示警报，指出为他安排的计划不在他的工作时间之内。
查找要重新安排的服务活动
现在您已锁定 Terrance 的计划，接下来可以重新安排他今天的服务活动。由于您更改了他的计划，因此他今天所有的服务活动都会有冲突，您可以在打开的服务日历中进行查看。
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在服务日历的“操作”工具栏上，单击“显示冲突”。将用红色边框突出显示他的所有服务活动。
提示
若要在窗口中查看计划的更多内容，请在“日历”窗格中单击“天”，然后将缩放比例向左移动一定距离。
重新安排服务活动
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在服务日历中，为服务活动选择时隙，然后在“操作”工具栏上单击“重新计划”。
如果您意外地打开了“服务活动”表单，请在“操作”工具栏上单击“计划”来打开“安排服务活动”表单。
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在“资源”框中，删除 Terrance 的姓名。
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在“安排服务活动”表单中，单击“查找可用时间”。
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如果有其他资源可用于执行服务，将显示相应的列表。
如果此时没有可利用的资源或预约事项，请更改请求的时间，然后重试。 -
从列表中选择时隙，然后单击“计划”。
“安排服务活动”将结束，但是“服务活动”并不会结束。
创建跟进电话联络并将其分派给接待员
如果服务活动的时间和日期已更改，那么您可以为接待员设置跟进活动，以便将变动情况电话告知客户。
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在“服务活动”表单的“操作”工具栏上单击“跟进”。
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在“表单助理”窗格中的“活动类型”列表中，选择“电话联络”。
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在“主题”框中键入说明，如“通知计划变更”。
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选择到期日期和时间。
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单击“分派对象”框旁边的“查找”按钮，然后选择接待员的名字。
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单击“保存并打开”。
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在“电话联络”表单中，展开““表单助理”窗格”。
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单击“收件人”框，然后在“表单助理”窗格中，选择客户。
该客户的名称将填充“电话联络”表单的“收件人”框。 -
双击客户的名称打开记录。
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在客户的记录中，复制电话号码，然后关闭记录。
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将该电话号码粘贴到“电话联络”表单的“电话号码”框中。
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单击“保存并关闭”。
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若要结束服务活动，请单击“保存并关闭”。
重新安排 Terrance 其余的服务活动后，您就可以确保计划正常运转，并且相关客户会获得服务变动通知。
