查看和评估销售区域的成效
发布日期： 十一月 30, 2007
管理销售团队时，有时可能希望更改某一地理区域内划分的各个销售区域。您可能要将特定区域的销售预测量和实际销售数字进行比较，或者按组织内的销售人员来更加均匀地划分客户。您可能会花费大量时间研究每个区域的销售形势图，以确定需要改进的地方。您甚至需要获得销售团队及其相关区域的交叉引用列表，才能开始评估。包括销售预期、客户当前所处的地点、销售历史记录、相关的产品销售信息以及人口统计信息等的某些情况都可能需要考虑在内。仅仅是收集此类信息就已经让人感到棘手了。接下来，您需要在地理环境中直观地呈现此类信息。完成上述工作后，您或许希望能够在一段时间后观察各个新的区域的销售业绩，以决定是否需要进一步调整。这是不是非常复杂？
如果使用 Microsoft Dynamics CRM、Microsoft Office Excel 2003 和 Microsoft MapPoint North America 2004，您的工作就会轻松多了。请按照下列示例来套用贵公司的情况，以了解所选数据的图形表示形式。为便于示范，不妨假定贵公司所售的产品是面向 55 岁以上客户群体的。您已经在 Microsoft Dynamics CRM 中为除西北地区以外的美国本土其他大部分地区创建了区域。您计划在全国招收新销售人员，但是需要确保将新员工安排在最需要的地方。您可能甚至想在当前没有设立区域的西北地区设立新区域，以拓展市场。对于新销售人员，您首先需要了解区域（各州）的一些人口统计数据、各个区域新的潜在顾客数目以及各个区域现有的客户列表。您可以使用在 Microsoft Dynamics CRM 中收集的数据以及 MapPoint 中提供的美国人口统计数据来帮助自己开展工作。请按以下步骤进行操作，以了解如何完成各项上述工作。
当前页内容
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收集数据 |
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导出区域数据 |
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收集更多数据 |
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导出潜在顾客的数据 |
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创建区域图 |
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导入数据并将其添加到区域图中 |
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在区域中添加人口统计数据 |
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利用可单击的图钉向区域中添加客户数据 |
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查看和评估结果 |
收集数据
在 Microsoft Dynamics CRM 中
注意
如果未曾在 Microsoft Dynamics CRM 中创建销售区域，首先要创建区域，然后再继续操作。如果您需要创建自己所在区域的数据，请使用 Microsoft Dynamics CRM 帮助中的“创建或编辑区域”主题内容来帮助自己完成这一过程。您可以按邮政编码、区号、省/市/自治区或其他地理区域来创建区域。
如果 Microsoft Dynamics CRM 中已包含区域数据，请开始使用 Microsoft Dynamics CRM 中的“查找”或“高级查找”功能来帮助自己收集所有相关信息。在收集区域的数据之后，将数据导出到 Excel 工作表中。在本例中，假定区域是以优秀销售员的名字命名的多个相邻的州。
首先，收集区域的地理数据：
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在“导航窗格”中，单击“销售”，然后单击“客户”。
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在“查看”列表中，选择“可用客户”以获取所要接洽的客户的完整列表。
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在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
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在“高级查找”中，单击“编辑列”，选择“主要联系人”，然后在“常规任务”区域中，单击“移除”。
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在确认窗口中，单击“确定”。
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重复前两个步骤以移除“主要电话”和“地址 1:市/县”列。
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在“常规任务”区域中，单击“添加列”，然后选择“地址 1:省/市/自治区”和“区域”。
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单击“确定”，然后再次单击“确定”，返回到“高级查找”。
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在“查找”选项卡上，令默认查询保持“状态等于活动”状态，开始将搜索限制为区域以及各个区域内各州的客户。
提示
若要获取有关使用“高级查找”功能的辅助信息，请单击“帮助”，然后从列表中选择“关于此页面的帮助”。
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单击“显示详细信息”以显示“选择”（如果尚未显示）。
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首先，将搜索限制为区域以及区域内各州的客户：
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单击“选择”，然后从列表中选择“地址 1:省/市/自治区”。
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单击“包含数据”，从列表中指定限制因素。
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接下来，执行以下操作以找出与这些州关联的区域：
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单击“选择”，然后在“字段”下，从列表中选择“区域”。
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单击“包含数据”，从列表中指定限制因素。
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单击“查找”以检索数据。令“高级查找”保持打开状态。
注意
单击“返回查询”对您的搜索条件做必要的更改。
导出区域数据
从 Microsoft Dynamics CRM 导出到 Excel
接下来，执行以下操作以便将所收集的客户及区域的相关数据发送到 Excel 中：
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在“高级查找”的“操作”工具栏上，单击“导出到 Excel 工作表
”。 -
在“将数据导出至 Excel”对话框中，单击“含有此页面记录的静态工作表”。
提示
如果您不需要使用“高级查找”功能限制数据，请立即将所选的“查看”导出到 Excel，方法是单击“将数据导出至 Excel”按钮，然后选择“将数据导出至 Excel”对话框中的“动态工作表”选项。选择此选项后，您仍可在将数据导出到 Excel 之前删除和添加其他列。
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单击“导出”。
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单击“开启”。
重要提示
在此处必须单击“开启”，而不是单击“保存”。您可以在 Excel 中做进一步的调整，例如根据需要删除或重排各个列。
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在“文件”菜单上，单击“另存为”，将文件类型更改为 Microsoft Office Excel 工作簿，并将其命名为 Accounts by Territory，然后单击“保存”。
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单击“保存并关闭”。
收集更多数据
在 Microsoft Dynamics CRM 中
接下来，收集有关每个区域中当前潜在顾客数目的数据。
注意
由于客户和潜在顾客分处于 Microsoft Dynamics CRM 的不同部分，因此区域数据中不能包含潜在顾客的数据。
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在导航窗格上，单击“销售”，然后单击“潜在顾客”。
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在“查看”列表中，选择“开启的潜在顾客”以获取所要接洽的潜在顾客的完整列表。
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在“标准”工具栏上单击“高级查找”。
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单击“编辑列”，选择“主题”，然后在“常规任务”区域中，单击“移除”。
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在确认窗口中，单击“确定”。
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重复前两个步骤以移除“状态描述”和“创建时间”字段。
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在“常规任务”区域中，单击“添加列”，然后选择“省/市/自治区”。
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单击“确定”，然后再次单击“确定”返回到“高级查找”。
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在“查找”选项卡上，令默认查询保持“状态等于打开”状态，开始将搜索限制为开启的潜在顾客。
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单击“显示详细信息”以显示“选择”（如果尚未显示）。
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若要搜索您开启的潜在顾客所处的位置，请执行以下操作：
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在“查询”窗格中单击“选择”，然后从列表中选择“省/市/自治区”。
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单击“包含数据”，从列表中指定限制因素。
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单击“查找”以检索数据。令“高级查找”保持打开状态。
导出潜在顾客的数据
从 Microsoft Dynamics CRM 导出到 Excel
接下来，通过重复导出区域数据的步骤，将刚收集的潜在顾客的数据导出到 Excel 中。将新文件命名为 New_Leads。
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在“操作”工具栏上单击“导出到 Excel 工作表”。
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在“将数据导出至 Excel”对话框中，单击“含有此页面记录的静态工作表”。
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单击“导出”。
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单击“开启”。
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在“文件”菜单上，单击“另存为”，将文件类型更改为 Microsoft Office Excel 工作簿，并将其命名为 New_Leads，然后单击“保存”。
创建区域图
在 Microsoft MapPoint 中
现在开始在 MapPoint 中创建区域。在导入区域之后，MapPoint 将根据提供的数据确定区域在地图上的位置。若要创建区域，数据文件中必须至少包含一列有关区域的地理数据和一列区域名称数据。
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打开“MapPoint”，然后单击标准工具栏上的“新建”以清除当前的地图。
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在“数据”菜单上，单击“区域”。
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在“选择创建区域的方式”页上，接受默认选择“从您自己的数据集创建”，然后单击“下一步”。
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在“导入或链接到区域数据的源文件”页上，接受默认选择“导入源文件”，然后单击“下一步”。
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浏览找到包含区域信息的“客户(按区域)”文件，将其选中后单击“开启”。
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在“导入区域向导”对话框中，查看标记为“数据类型”的行中的标题以确认 MapPoint 列中所含数据的类型已确定无误。可在必要时进行更改。
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单击“完成”。
注意
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如果“完成”按钮处于禁用状态，您必须设置记录的数据类型。
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系统可能会提示您阐明将从 Microsoft Dynamics CRM 导入的地理信息。例如，如果将内布拉斯加州简写为 NB 而非 NE，则数据库将无法进行识别。系统将要求您从可能项列表中进行选择，以指示 NB 在您的文件中表示内布拉斯加州。
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导入数据并将其添加到区域图中
在 Microsoft MapPoint 中
由于您已有区域图，就可以直接在其中添加客户信息。为此，请导入 Microsoft Dynamics CRM 源数据 (New_Leads.xls)。然后，将数据导入 MapPoint。MapPoint 将根据数据中所含的位置信息来确定如何显示该地图。
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在“数据”菜单上，单击“导入数据向导”。
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浏览找到您的 Excel 数据文件 New_Leads.xls，然后单击“开启”。
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在“导入数据向导”页上，查看标记为“数据类型”的行中的标题，以确认 MapPoint 列中所含数据的类型已确定无误，然后单击“完成”。
注意
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如果“完成”按钮处于禁用状态，您必须设置记录的数据类型。
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系统可能会提示您阐明将从 Microsoft Dynamics CRM 导入的地理信息。例如，如果将内布拉斯加州简写为 NB 而非 NE，则数据库将无法进行识别。系统将要求您从可能项列表中进行选择，以指示 NB 在您的文件中表示内布拉斯加州。
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在“地图类型”页上，单击“有大小的圆”，然后单击“下一步”。
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在“数据字段”页上，选择“名称”作为要映射的数据列，选择“区域”以指明数据（计算每个区域中的潜在顾客的数目）的显示方式，然后单击“下一步”。
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在“图例”页上，输入或选择以下内容，以设定数据的格式：
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图例标题：各个区域中新的潜在顾客
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范围数：5（每个范围对应一个区域）
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范围类型：唯一值
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订单：从高到低
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颜色：红色
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日期范围：指定范围。
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范围标签：（保留默认输入。）
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单击“完成”。
在区域中添加人口统计数据
在 Microsoft MapPoint 中
由于需要评估 55 岁及以上年龄段目标人群的分布情况以帮助确定区域的构成情况，您需要在区域图中添加美国的人口统计信息。
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在“数据”菜单上，单击“数据映射向导”。
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在“地图类型”页上选择“带底纹的圆”，然后单击“下一步”。
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在“数据集”页上依次选择“将人口统计数据添加到地图”和“美国人口统计数据”，然后单击“下一步”。
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在“数据字段”页上的“选择要映射的数据字段或列”中，选择“人口”： 55 岁及以上(2002)。
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在“无”处保留“划分以上所选数据的依据”列表。
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从“显示数据的依据”列表中选择“省/市/自治区”，然后单击“下一步”。
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在“图例”页上，输入或选择以下内容，以设定数据的格式：
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图例标题：按省/市/自治区划分的 55 岁及以上人群(2002)
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范围类型：连续的对数范围
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订单: 从高到低
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日期范围：（保留默认输入。）
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范围标签：（保留默认输入。）
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单击“完成”。
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单击“选择”工具并在包含您的数据的地图区域上沿对角线拖动，然后松开鼠标。
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右键单击您的地图，选择“放大”，然后单击以居中显示较大的区域及数据视图。
利用可单击的图钉向区域中添加客户数据
在 Microsoft MapPoint 中
现在，通过在您的区域中添加可单击的图钉，便可使用 MapPoint 来显示由 Microsoft Dynamics CRM 导入的当前客户的列表。
注意
当您创建包含多个数据集的地图时，最好加入最新的图钉数据以便将图钉显示出来，并且不会隐藏到有大小的圆、图形或饼图的后面。
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在“数据”菜单上，单击“数据映射向导”。
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在“地图类型”页上选择“图钉”，然后单击“下一步”。
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在“数据集”页上选择“导入要映射的数据”，然后选择“下一步”。
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再次浏览找到“客户(按区域)”文件，将其选中后单击“开启”。
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在显示“导入数据向导”后，单击“完成”（您已在创建区域时检查过此数据）。
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保留默认设置，确保选中“在标注框显示所选字段名称”。
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单击“完成”。
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在标准工具栏上，单击“保存”，然后将您的地图命名为 MP_Territories。
查看和评估结果
在 Microsoft MapPoint 中
为了进一步增强您的体验，Microsoft 随附了许多便于您查看和使用新地图的功能：
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单击图钉即可查看每个区域中的客户列表。
注意
必须准确无误地置于相应图钉上，否则将显示其他数据。
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通过图例或者将光标置于红色圆圈上即可查看潜在顾客的数目。
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若要在不干扰详细信息的情况下查看地图，请从“查看”菜单中选择“地图样式”，然后选择“数据映射”。
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若要放大或缩小地图的字体，请从“查看”菜单中选择“地图字体”，然后选择是放大字体还是缩小字体。
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利用“方向”箭头和“放大”功能来调整地图，以便于查看。
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打印地图或者将其另存为网页。
您可能会根据所创建的区域图来做出如下决定：由于在当前未提供销售服务的州有众多 55 岁及以上年龄段的潜在顾客，应考虑增设一个销售区域。例如，Sally 的可用客户最多，但她所负责的区域的人口统计数据并不理想。您还可能看到在 Jan 负责的区域内新的潜在顾客最多，而且 55 岁及以上的人数居多（特别是在加利福尼亚州和德克萨斯州）。您可能会考虑拆分该区域。根据在 Microsoft Dynamics CRM 中创建的数据，您甚至可以添加处于相同区域内的竞争对手的相关数据、每个区域的实际收入和潜在收入或者有关收入的详细人口统计信息等等，以便为决策提供更多的数据。
您可以综合利用 Microsoft Dynamics CRM、Excel 和 MapPoint 的功能，来为自己构建一种有利的环境，不仅更加便于以图形方式来展示销售区域的现状，而且便于根据此类直观的数据做出决策。
