添加查找字段以将两种类型的记录相关联

了解实体关系

Microsoft Dynamics CRM 表单中的每个字段都有相应的实体属性。通常，如果要创建新的字段，需要先创建新的实体属性。“查找”字段则不同。多数类型的新实体属性是在实体的“属性”区域中创建的，而查找属性则是在创建实体关系时自动创建的。

您可以创建两种类型的实体关系：

• 分层关系表示具有以下特性的实体关系：一个记录中存储了对另一个记录的唯一引用。添加的“查找”字段会让用户将此引用设置到其他的记录。具有“查找”字段的记录通常称为“子记录”。“查找”字段中引用的记录称为“父记录”。

  例如，销售商机可能包括提供给客户的多个报价单。“商机”实体和“报价单”实体间存在层次结构关系，该关系在“报价单”表单中提供了一个查找字段，将报价单记录与特定商机记录相关联。报价单记录是商机记录的子记录。每个商机都可能有多个与其关联的报价单。

  定义实体关系时，需要选择将显示在“查找”字段中的记录类型。“父记录”类型称为“主要实体”。“子记录”类型称为“相关实体”。

  您必须从这些实体中选择一个，因此，创建分层关系时，请从以下两个选项中进行选择。

  • “1:N（一对多）关系”表示从主要实体中创建或查看的分层关系。主要实体中的任何一个记录可以被相关实体中的多个记录引用。

  • N:1（多对一）关系表示从相关实体中创建或查看的分层关系。相关实体中的多个记录可以引用主要实体中的任何一个记录。

    注意

    请务必记住，尽管有两个独立的分层关系选项，但使用任何一个选项都可以获得相同的结果。您无须同时进入两个实体，便可在它们之间建立关系。

• N:N（多对多）关系是不分层次结构的，因为记录不会存储对另一记录的唯一引用。N:N 关系的表单上没有“查找”字段。两个记录是对等的。由于这两个记录都在关联视图中显示所有与其相关的其他记录列表，因此显得与上级目录类似。

  例如，在一个销售商机中，可能会有多个竞争对手。任意数量的销售商机可能会有任意数量的竞争对手。因此，存在N:N 关系，以允许将竞争对手添加到一个商机记录的竞争对手列表中。从每个竞争对手记录中，您可以查看该竞争对手参与的所有商机列表。

创建新的查找属性

由于一个用户可以作为多个商机的辅助负责人，因此您可以在“商机”实体和“用户”实体间创建分层关系。由于您希望查找字段显示在“商机”表单中，因此“用户”实体必须是实体关系中的主要实体。

1. 在导航窗格中，依次单击“设置”、“自定义”，然后单击“自定义实体”。

2. 双击“商机”实体。

3. 在“详细信息”下，单击“N:1 关系”。

4. 在“操作”工具栏上，单击“新建多对一关系”。

5. 在“关系:新建”表单的“主要实体”字段中，选择“用户”。

6. 在“显示名称”字段中，键入“辅助负责人”。

7. 如果您要将此字段设置为每个商机的必填字段，请在“需求级别”字段中，选择“业务必需的”。

8. 在“显示选项”字段中，选择“使用自定义标签”。

   注意

   默认情况下，创建此实体关系会在“用户”实体表单中添加新的关联视图，该实体表单将显示用户是辅助负责人的所有商机。此关联视图的默认标签是相关实体的复数名称。在这种情况下，将为商机。这会使此用户被误认为是商机的负责人。链接的名称应清楚明确。

9. 在“自定义标签”字段中，键入“辅助负责人：”。

10. 控制“辅助负责人：”在“用户”表单中的位置。

    • 选择“显示区域”字段中的一个可用区域。默认区域为“详细信息”。

    • 在“显示顺序”字段中，键入一个大于 10,000 的数字。

      显示顺序值较小的关系将显示在最上面。

11. 在“关系行为”部分的“行为类型”字段中，必须保留“引用”的默认设置。

    注意

    每个实体只能与行为类型具有一个关系：“父”或“可配置项的级联”。由于商机和用户之间以前便存在使用“父”行为类型的关系，因此，仅可以使用“引用”或“引用，限制删除”选项。

    如果用户是任何商机的辅助负责人，则选择“引用，限制删除”将阻止删除该用户记录。

12. 单击“保存并关闭”。这将使“实体:商机”表单保持打开状态。请保持打开该表单，因为您将在下一步骤中用到它。

向表单添加新的查找属性

可以将新的查找属性放在“商机”表单中最方便用户使用的任意位置。

1. 在“实体:商机”表单的“详细信息”下，单击“表单和视图”，然后在该列表中，双击“表单”。

2. 选择要添加“辅助负责人”查找字段的部分。若要选择某个部分，请单击该部分的标题，该部分周围将显示一个绿色框。

3. 单击“添加字段”。将在列表中显示您的新查找属性。

4. 选择“辅助负责人”，然后单击“确定”。

5. 单击“保存”，这将使“表单:商机”表单保持打开状态。请保持打开该表单，因为您将在下一步骤中用到它。

测试新的查找字段

向表单发布自定义前，应先预览，以便验证运行正常。

1. 在“表单:商机”表单的“预览”菜单上，单击“创建表单”。

   注意

   “创建表单”表示在创建新记录时使用的表单。除非您要测试客户端脚本，否则测试此表单就可以了。

2. 单击“辅助负责人”字段旁边的“查找”按钮。将显示 Microsoft Dynamics CRM 用户列表。单击“确定”或“取消”关闭“查找记录”对话框，然后在“文件 按钮上，单击“结束”关闭预览窗口。

3. 单击“保存并关闭”。

4. 在“实体:商机”表单中，单击“保存并关闭”。

发布并确认自定义

为了让用户看到您所做的更改，您必须发布自定义。

1. 在“自定义实体”页的“其他操作”菜单上，单击“发布所有自定义项”。

2. 确认新“辅助负责人”查找字段显示在商机记录中，并将值设置为 Microsoft Dynamics CRM用户。

3. 保存商机记录，然后单击“辅助负责人”字段打开用户记录。

4. 确认“辅助负责人”列表显示在“用户”表单中的正确位置。

   注意

   现在，您可以创建新的商机，也可以将此用户作为辅助负责人与“用户”表单中的现有商机相关联。

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