Как сохранить клиентов, если увольняется сотрудник отдела продаж

Переназначение организаций, контактов, интересов, предложений, заказов и счетов

1. На панели инструментов Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

2. В списке Просмотреть выберите тип записи: Счета, Контакты, Интересы, Предложения, Заказы или Накладные.

3. Щелкните Выделить и в списке выберите Ответственный.

4. Щелкните оператор (по умолчанию это будет текущий пользователь), затем выберите Равно.

5. Щелкните Введите значение, затем нажмите кнопку Поиск. Введите Владимир, нажмите кнопку Найти, дважды щелкните Владимир Егоров, затем нажмите кнопку ОК.

6. Щелкните Выделить, затем выберите один из следующих параметров:

   • Для счетов выберите Адрес 1: Область, край.

   • Для накладных выберите Область, край для счета.

   • Для интересов выберите Область, край.

7. Щелкните Введите значение, затем введите Мос или воспользуйтесь Поиск, чтобы найти значение.

8. Нажмите кнопку Найти.

9. Установите флажок в верхней части списка, чтобы выбрать все записи, затем нажмите на панели инструментов кнопку Назначение.

10. Щелкните Назначить другому пользователю, нажмите кнопку Поиск, дважды щелкните Дарья Попкова, затем нажмите кнопку ОК.

11. Повторите поиск для записей, указав город Петербург, и назначьте их Алексею Орехову.

12. Повторяйте шаги с 2 по 11, чтобы переназначить все счета, интересы, предложения, заказы и накладные.

Переназначение возможных сделок

Теперь следует переназначить возможные сделки. Необходимо выбрать возможные сделки, основанные на интересах в определенном городе, поскольку в данных о возможных сделках не сохраняются адреса.

1. На панели инструментов Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

2. В списке Просмотреть выберите тип записи: Возможные сделки.

3. Щелкните Выделить, а затем нажмите кнопку Ответственный.

4. Щелкните оператор (по умолчанию это будет текущий пользователь), затем выберите Равно.

5. Щелкните Введите значение, затем нажмите кнопку Поиск. Введите Владимир, нажмите кнопку Найти, дважды щелкните Владимир Егоров, затем нажмите кнопку ОК.

6. Щелкните Выделить и в разделе Связанные списка выберите Источник интереса.

7. Щелкните Выделить, затем выберите Область, край.

8. Щелкните Введите значение, затем введите Мос.

9. Нажмите кнопку Найти.

10. Установите флажок в верхней части списка, чтобы выбрать все записи, затем нажмите на панели инструментов кнопку Назначение.

11. Щелкните Назначить другому пользователю, нажмите кнопку Поиск, дважды щелкните Дарья Попкова, затем нажмите кнопку ОК.

12. Повторите поиск для записей, указав город Петербург, и назначьте их Алексею Орехову.

Назначение другим пользователям всех открытых или запланированных действий

Теперь следует назначить другим пользователям все открытые или запланированные действия. К сожалению, здесь невозможно использовать Расширенный поиск, потребуется открывать каждое действие, чтобы назначить его кому-либо.

1. На панели инструментов Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

2. В списке Просмотреть выберите тип записи: Действия.

3. Щелкните Выделить, а затем нажмите кнопку Ответственный.

4. Щелкните оператор (по умолчанию это будет текущий пользователь), затем выберите Равно.

5. Щелкните Введите значение, затем нажмите кнопку Поиск. Введите Владимир, нажмите кнопку Найти, дважды щелкните Владимир Егоров, затем нажмите кнопку ОК.

6. Щелкните Выделить, затем выберите Состояние действия.

7. Щелкните Введите значение, дважды щелкните Обзор, дважды щелкните Запланировано и нажмите кнопку ОК.

8. Щелкните Изменить столбцы, в разделе Общие задачи щелкните Добавить столбцы, выберите Срок, В отношении и Дата начала, затем нажмите кнопку ОК.

   Измените ширину столбцов, чтобы все они умещались на экране. Для регулировки ширины выберите столбец, щелкните Изменить свойства, выберите ширину и нажмите кнопку ОК.

9. В диалоговом окне Изменить столбцы щелкните ОК.

10. Нажмите кнопку Найти.

11. Просмотрите все запланированные действия и решите, кому их следует назначить. Щелкните ссылку в столбце В отношении, чтобы узнать, к чему относится действие. Может потребоваться щелкнуть еще одну ссылку в открывшейся записи, чтобы определить состояние действия и решить, кому его назначить.

12. Выделите каждую запись и на панели инструментов нажмите кнопку Назначение.

13. В диалоговом окне Назначить списку ожидания или пользователю нажмите кнопку Поиск, найдите пользователя, затем два раза нажмите кнопку ОК.

Найдите дополнительные встречи

Теперь следует найти встречи, для которых Владимир является не ответственным, а организатором или участником. Чтобы найти все такие встречи, выполните следующие действия:

1. На панели инструментов Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

2. В списке Просмотреть выберите пункт Встречи.

3. Щелкните Выделить и в разделе Связанные выберите Стороны действия (Действия).

4. Щелкните Выделить и выберите Сторона.

5. Выберите текущий пользователь, затем выберите Равно.

6. Щелкните Введите значение, затем нажмите кнопку Поиск.

7. В списке Просмотреть выберите Пользователь, введите Владимир, нажмите кнопку Найти, дважды щелкните Владимир Егоров, затем нажмите кнопку ОК.

8. Нажмите кнопку Найти.

9. Откройте каждую встречу и просмотрите вкладки Встречи и Сведения, чтобы узнать, является ли Владимир организатором или участником встречи, и при необходимости измените данные.

Создание шаблона электронной почты

Сначала нужно подготовить шаблон сообщения, которое будет отправлено контактам.

1. Щелкните Параметры, а затем нажмите кнопку Шаблоны.

2. Щелкните Шаблоны электронной почты, а затем нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Тип шаблона электронной почты выберите Контакт, а затем щелкните ОК.

4. В поле Заголовок введите Оповещение контактов о новых сотрудниках отдела продаж. Эти сведения помогут вам и другим сотрудникам выбрать правильный шаблон, но они не будут видны клиентам.

5. В поле Тема введите тему электронного сообщения, которое будет отправлено клиентам. Например, введите Я ваш новый представитель в отделе продаж компании Adventure Works.

6. В тексте сообщения введите и отформатируйте текст отправляемого сообщения. Можно добавлять поля из записи контакта. Например, если нужно начать письмо словами Уважаемый <имя_контакта>:

   1. После ввода обращения Уважаемый, на панели инструментов Панель инструментов «Формы» щелкните Вставить или обновить, затем нажмите кнопку Добавить.

   2. В списке Тип записи выберите пункт Контакт.

   3. В списке Поле выберите пункт Имя, затем нажмите кнопку ОК два раза.

7. Если этот шаблон будет использован несколькими пользователями, убедитесь, что подпись содержит имя пользователя, который использует данный шаблон. Например, можно было бы выбрать Полное имя и Название должности пользователя из Вставить или обновить. Результат будет выглядеть так:

   {!Пользователь: полное имя;пользователь: название должности;}

8. Закончив ввод текста и форматирование, щелкните Сохранить и закрыть.

Отправка сообщения электронной почты переназначенным контактам.

1. В области Область переходов щелкните Продажи, а затем — Контакты.

2. На панели Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск, затем — Создать.

3. Щелкните Выделить и выберите Кем изменено.

4. Щелкните текущий пользователь, затем выберите Равно.

5. Щелкните Введите значение, нажмите кнопку Поиск, выберите имя пользователя, которому назначены записи, затем нажмите кнопку ОК.

6. Щелкните Выделить и выберите Дата изменения.

7. Щелкните Введите значение, щелкните элемент управления календарем и выберите Сегодня.

8. Щелкните Выделить, затем выберите Ответственный.

9. Щелкните текущий пользователь, затем выберите Равно.

10. Щелкните Введите значение, нажмите кнопку Поиск, выберите нового ответственного, затем щелкните ОК.

11. Нажмите кнопку Найти.

12. Установите флажок Выделить или очистить все записи на этой странице.

13. Нажмите кнопку Рассылка по электронной почте на панели инструментов.

14. В диалоговом окне Рассылка по электронной почте выберите новый шаблон, который только что был создан:

    1. В разделе Отправка рассылки по электронной почте — кому выберите Выделенные записи на текущей странице.

    2. В разделе Отправка рассылки по электронной почте — от нажмите кнопку Поиск, выберите свое имя и нажмите кнопку ОК.

    3. Нажмите кнопку Отправить.

Теперь клиенты знают, к кому обращаться, а все записи и рабочие элементы переназначены другим сотрудником, что позволит избежать нарушений в работе.