Просмотр и оценка качества территорий продаж

В Microsoft Dynamics CRM

Примечание

Если ранее в Microsoft Dynamics CRM не были созданы территории, создайте их перед продолжением. Для помощи в процессе создания данных территории см. главу справки Microsoft Dynamics CRM «Создание или изменение территории». Можно создавать территории по почтовому индексу, телефонному коду региона, области или краю или по другим географическим признакам.

Если в Microsoft Dynamics CRM уже имеются сведения о территории, начните с использования функций «Найти» или Расширенный поиск в Microsoft Dynamics CRM, чтобы облегчить сбор всех релевантных данных. После сбора данных их можно экспортировать в таблицы Excel. В данной статье рассматривается пример, в котором территории — это набор штатов в континентальной части США, причем эти территории названы по имени ответственного за продажи в каждой территории.

Сначала нужно собрать географические данные:

1. В области Область переходов щелкните Продажи, затем — Счета.

2. В списке Представление выберите Активные счета для получения полного списка организаций, с которыми нужно работать.

3. На панели Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

4. В разделе Расширенный поиск щелкните Изменить столбцы, выберите Основной контакт, затем в области Общие задачи щелкните Удалить.

5. В окне подтверждения нажмите кнопку ОК.

6. Повторите предыдущие два шага, чтобы удалить столбцы Главный телефон и Адрес 1: Город.

7. В области Общие задачи щелкните Добавить столбцы, затем выберите Адрес 1: Область, край и Территория.

8. Нажмите кнопку ОК, затем еще раз нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к Расширенный поиск.

9. На вкладке Найти начните с ограничения поиска организациями с территориями и штатами, расположенными на каждой территории, оставив значение Статус равняется «Активно» запроса по умолчанию.

   Совет

   Для перехода к справочным сведениям по использованию функции Расширенный поиск щелкните Справка и выберите из списка пункт Справка по данной странице.

10. Щелкните Показать сведения, чтобы отобразить кнопку Выделить, если она еще не отображается.

11. Сначала ограничьте поиск организациями с территориями и штатами, в которых они находятся:

    • Щелкните Выделить, затем выберите в списке Адрес 1: Область, край.

    • Щелкните Содержит данные, чтобы ограничить список.

12. Затем найдите территории, связанные с этими штатами, выполнив следующие действия.

    • Щелкните Выделить и в разделе Поля выберите в списке пункт Территория.

    • Щелкните Содержит данные, чтобы ограничить список.

13. Щелкните Найти, чтобы извлечь данные. Сохраните окно Расширенный поиск открытым.

    Примечание

    Щелкните Вернуться к запросу, чтобы при необходимости внести изменения в условия поиска.

Из Microsoft Dynamics CRM в Excel

Теперь следует отправить собранные данные об организациях и территориях в Excel, выполнив следующие действия.

1. В Расширенный поиск на панели Панель инструментов «Действия» щелкните Экспорт на лист Excel .

2. В диалоговом окне Экспорт данных в Excel щелкните Статический лист с записями со страницы.

   Совет

   Если функцию Расширенный поиск для ограничения данных использовать не нужно, тут же экспортируйте выбранный список Представление в Excel, нажимая кнопку Экспорт данных в Excel, а затем выбирая вариант Динамический лист в диалоговом окне Экспорт данных в Excel. Выбрав этот параметр, можно и дальше удалять и добавлять столбцы до экспорта данных в Excel.

3. Нажмите кнопку Экспорт.

4. Нажмите кнопку Открыть.

   Внимание!

   Здесь важно нажать кнопку Открыть, а не Сохранить. Дополнительные изменения, если нужно, можно сделать в Excel, например удалить столбцы или изменить их порядок.

5. В меню Файл выберите команду Сохранить как, измените тип файла на Книга Microsoft Office Excel, присвойте файлу имя Организации по территориям и нажмите кнопку Сохранить.

6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

В Microsoft Dynamics CRM

Теперь следует собрать данные о количестве текущих интересов в каждой территории.

Примечание

Поскольку организации и интересы находятся в разных разделах Microsoft Dynamics CRM, невозможно объединить данные интересов с данными территорий.

1. На панели Область переходов щелкните Продажи, затем — Интересы.

2. В списке Представление выберите Открыть интересы для получения полного списка интересов, с которыми можно работать.

3. На панели Стандартная панель инструментов щелкните Расширенный поиск.

4. Щелкните Изменить столбцы, выберите Тема, затем в области Общие задачи щелкните Удалить.

5. В окне подтверждения нажмите кнопку ОК.

6. Повторите предыдущие два шага, чтобы удалить поля Состояние и Дата создания.

7. В области Общие задачи щелкните Добавить столбцы и выберите Область, край.

8. Нажмите кнопку ОК, затем еще раз нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к Расширенный поиск.

9. На вкладке Найти начните с ограничения поиска открытыми интересами, оставив значение Статус равняется «Открыто» запроса по умолчанию.

10. Щелкните Показать сведения, чтобы отобразить кнопку Выделить, если она еще не отображается.

11. Для поиска расположения открытых интересов выполните следующие действия.

    • В области «Запрос» щелкните Выделить и выберите в списке пункт Область, край.

    • Щелкните Содержит данные, чтобы ограничить список.

12. Щелкните Найти, чтобы извлечь данные. Сохраните окно Расширенный поиск открытым.

Из Microsoft Dynamics CRM в Excel

Экспортируйте собранные данные интересов в Excel таким же способом, как были экспортированы данные территорий. Присвойте новому файлу имя Новые_интересы.

1. На панели Панель инструментов «Действия» щелкните Экспорт на лист Excel.

2. В диалоговом окне Экспорт данных в Excel щелкните Статический лист с записями со страницы.

3. Нажмите кнопку Экспорт.

4. Нажмите кнопку Открыть.

5. В меню Файл выберите команду Сохранить как, измените тип файла на Книга Microsoft Office Excel, присвойте файлу имя Новые_интересы и нажмите кнопку Сохранить.

в Microsoft MapPoint

Теперь создайте территории в MapPoint. После импорта территорий в MapPoint они будут расположены на карте на основе предоставленных данных. Для создания территорий файл данных должен включать столбец географических данных территорий и одно из названий территорий.

1. Откройте MapPoint, затем очистите текущую карту, щелкнув Создать на панели инструментов Стандартный.

2. В меню Данные щелкните Территории.

3. На странице Выбрать способ создания территорий примите выбор Создать из собственного набора данных по умолчанию и затем нажмите кнопку Далее.

4. На странице Импортировать или связать исходный файл данных о территориях примите выбор Импортировать исходный файл по умолчанию и нажмите кнопку Далее.

5. Найдите файл Организации по территориям, содержащий данные территорий, выберите его, затем щелкните Открыть.

6. В диалоговом окне Мастер импорта данных о территориях проверьте заголовки в строке Тип данных, чтобы убедиться, что в MapPoint правильно определены типы данных, содержащихся в столбцах. Внесите изменения, если нужно.

7. Нажмите кнопку Готово.

   Примечание

   • Если кнопка Готово недоступна, необходимо определить типы данных для записей.

   • Может быть предложено уточнить географические данные, импортируемые из Microsoft Dynamics CRM. Например, если штат Небраска был сокращен как NB вместо NE, база данных его не распознает. Вам будет предложено выбрать вариант из списка возможных соответствий, чтобы указать, что в вашем файле штат Небраска обозначен как NB.

В Microsoft MapPoint

Теперь есть карта территорий, и на нее можно добавить данные организаций. Чтобы сделать это, импортируйте исходные данные Microsoft Dynamics CRM (New_Leads.xls). Затем импортируйте данные в MapPoint. Отображение карты в MapPoint определяется на основе информации о местоположении, содержащейся в данных.

1. В меню Данные щелкните Мастер импорта данных.

2. Найдите файл данных Excel, New_Leads.xls, и нажмите кнопку Открыть.

3. На странице Мастер импорта данных проверьте заголовки в строке Тип данных, чтобы убедиться, что в MapPoint правильно определены типы данных, содержащихся в столбцах, затем нажмите кнопку Готово.

   Примечание

   • Если кнопка Готово недоступна, необходимо определить типы данных для записей.

   • Может быть предложено уточнить географические данные, импортируемые из Microsoft Dynamics CRM. Например, если штат Небраска был сокращен как NB вместо NE, база данных его не распознает. Вам будет предложено выбрать вариант из списка возможных соответствий, чтобы указать, что в вашем файле штат Небраска обозначен как NB.

4. На странице Тип карты щелкните Круг с установленным размером, затем нажмите кнопку Далее.

5. На странице Поля данных выберите Название в качестве столбца данных для карты и Территория, чтобы указать, как отображать данные (это число интересов в каждой территории), затем нажмите кнопку Далее.

6. На странице Легенда отформатируйте данные, введя или выбрав следующие параметры:

   • Заголовок легенды: Новые интересы на каждой территории

   • Отсутствие диапазонов: 5 (по одному для каждой территории)

   • Тип диапазона: Уникальные значения

   • Заказ: По уменьшению

   • Цвет: Красный

   • Диапазон данных: Укажите диапазон.

   • Заголовок диапазона: (Оставьте запись по умолчанию.)

7. Нажмите кнопку Готово.

В Microsoft MapPoint

Поскольку для принятия решений об организации в территориях требуется оценить распределение целевого населения в возрасте 55 лет и старше, следует добавить на карту территорий демографические данные по США.

1. В меню Данные щелкните Мастер сопоставления данных.

2. На странице Тип карты выберите Затененный круг и нажмите кнопку Далее.

3. На странице Набор данных последовательно выберите Добавить на карту демографические данные и Демографические данные по США, затем нажмите кнопку Далее.

4. На странице Поля данных в разделе Выбрать поле данных или столбец для сопоставления выберите Население: Возраст 55 лет и старше (2002).

5. Оставьте список Разбить выбранные выше данные на категории в состоянии Нет.

6. Выберите Область в списке Категория отображения данных, затем нажмите кнопку Далее.

7. На странице Легенда отформатируйте данные, введя или выбрав следующие параметры:

   • Заголовок легенды: Население в возрасте 55 лет и старше (2002) по областям

   • Тип диапазона: Непрерывный логарифмический диапазон

   • Заказ: По уменьшению

   • Диапазон данных: (Оставьте запись по умолчанию.)

   • Заголовок диапазона: (Оставьте запись по умолчанию.)

8. Нажмите кнопку Готово.

9. Щелкните и перетащите инструмент Выбор по диагонали через область карты, содержащую данные, затем отпустите кнопку мыши.

10. Щелкните карту правой кнопкой мыши, выберите Увеличение масштаба, затем щелкните, чтобы получить более крупное, отцентрированное представление территорий и данных.

В Microsoft MapPoint

Теперь можно использовать MapPoint для отображения списка текущих организаций, импортированного из Microsoft Dynamics CRM, путем добавления кнопок на территориях.

Примечание

При создании карты с несколькими наборами данных рекомендуется добавлять кнопки в последнюю очередь, чтобы они остались на виду и не были скрыты окружностями, графиками и круговыми диаграммами.

1. В меню Данные щелкните Мастер сопоставления данных.

2. На странице Тип карты выберите Кнопка и нажмите кнопку Далее.

3. На странице Набор данных выберите Импортировать данные для сопоставления, затем выберите Далее.

4. Снова найдите файл Организации по территориям, выберите его и нажмите кнопку Открыть.

5. Нажмите кнопку Готово при появлении страницы Мастер импорта данных (эти данные уже были проверены при создании территорий).

6. Сохраните настройки по умолчанию, убедившись, что сделан выбор Отобразить имена выбранных файлов в выносках.

7. Нажмите кнопку Готово.

8. На панели инструментов Стандартный щелкните Сохранить и присвойте карте имя Территории_MP.

В Microsoft MapPoint

Для повышения удобства работы в Microsoft MapPoint предусмотрен ряд полезных функций, которые упрощают просмотр и работу с картой.

• Нажмите кнопку для просмотра списка организаций в каждой территории.

  Примечание

  Указатель мыши должен быть наведен точно на кнопку, иначе будут отображены другие данные.

• Просмотреть количество интересов можно в легенде либо путем наведения курсора на красные кружки.

• Для просмотра карты без отвлекающих подробностей в меню Представление выберите Стиль карты, затем выберите Сопоставить.

• Для увеличения или уменьшения шрифта на карте в меню Представление выберите Шрифт карты, затем выберите увеличение или уменьшение.

• Используйте стрелки Направление и функцию Увеличение масштаба для перемещения по карте и изменения масштаба.

• Напечатайте карту или сохраните ее как веб-страницу.

Возможно, на основе созданной карты территорий будет решено рассмотреть необходимость добавления еще одной территории, поскольку в штатах, которые в настоящее время не обслуживаются, существует большое количество людей в возрастной категории 55 лет и старше. Например, у Салли имеются наиболее активные организации, однако на ее территории демографические данные не совсем благоприятны. Можно также заметить, что на территории Джейн имеются самые новые интересы и большое количество населения в возрасте 55 лет и старше, особенно в Калифорнии и Техасе. Возможно, целесообразно рассмотреть разделение этой территории. В зависимости от данных, созданных в Microsoft Dynamics CRM, можно было бы даже добавить данные о конкурентах на тех же территориях, фактические и потенциальные доходы по территориям или дополнительные демографические сведения о доходах и т. д., чтобы предоставить дополнительные данные для принятия решения.

Используя возможности Microsoft Dynamics CRM, Excel и MapPoint, можно создать среду для графического отображения текущего состояния территорий продаж, что облегчит принятие решений на основе наглядных данных.