Personalizações de fluxo de trabalho
Parte 8 de "11 itens a saber sobre personalização"
Data de Publicação: Janeiro 1, 2008
A meta da personalização do Microsoft Dynamics CRM é adequar o aplicativo às suas necessidades comerciais. Embora os fluxos de trabalho não estejam localizados na área em que outras personalizações são aplicadas, eles representam uma forma de realizar a automação, que, por sua vez, pode exigir uma quantidade significativa de trabalho de desenvolvimento. Ao avaliar as opções, considere sempre se o objetivo da personalização pode ser atingindo usando o fluxo de trabalho.
Fluxos de trabalho são conjuntos de regras lógicas que definem as etapas necessárias para automatizar processos corporativos específicos, tarefas ou conjuntos de ações a serem realizadas nos registros do Microsoft Dynamics CRM.
É possível automatizar os processos corporativos criando fluxos de trabalho e aplicando-os a registros ou permitindo que o Microsoft Dynamics CRM os aplique automaticamente. Usando fluxos de trabalho para automatizar seus processos corporativos, você pode:
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Garantir a consistência na manipulação de eventos.
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Garantir a consistência das informações armazenadas no banco de dados do Microsoft Dynamics CRM da sua organização.
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Permitir que as pessoas da sua organização se concentrem no crescimento da empresa, e não na realização de tarefas repetitivas.
Se você tiver o direito de acesso Administrador do Sistema ou Personalizador de Sistema, terá as permissões necessárias para criar fluxos de trabalho que possam afetar registros na implementação do Microsoft Dynamics CRM na sua organização. Entretanto, mesmo que não tenha esses direitos de acesso, você ainda pode criar fluxos de trabalho que afetam os registros de sua propriedade.
Nesta página
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Estrutura do fluxo de trabalho |
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Três formas de criar fluxos de trabalho |
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Criando fluxos de trabalho usando o aplicativo Web |
Estrutura do fluxo de trabalho
Todos os fluxos de trabalho do Microsoft Dynamics CRM são uma combinação das propriedades e da lógica do fluxo de trabalho. As propriedades do Fluxo de trabalho e a lógica do fluxo de trabalho formam a estrutura de cada registro de fluxo de trabalho.
Propriedades do fluxo de trabalho
Os Fluxos de trabalho incluem várias opções e configurações necessárias como parte de qualquer fluxo de trabalho no Microsoft Dynamics CRM.
No mínimo, cada fluxo de trabalho requer as seguintes propriedades:
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Nome: Um nome descritivo facilita a localização do fluxo de trabalho correto.
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Entidade: Embora um fluxo de trabalho possa agir em mais de uma entidade, ele ainda é associado à única entidade primária.
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Escopo: Um escopo do fluxo de trabalho determina os registros em que ele pode atuar. O escopo é limitado pelas permissões do proprietário do fluxo de trabalho, assim como pelo nível de acesso que o proprietário seleciona para o escopo quando está criando o fluxo de trabalho.
As opções de escopo são:
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Organização
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Primárias: Divisões Secundárias.
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Unidade de Negócios
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Usuário
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Tipo: É possível selecionar se o fluxo de trabalho criado é um fluxo de trabalho ou um modelo do fluxo de trabalho. Um modelo de fluxo de trabalho é um tipo de fluxo de trabalho que serve exclusivamente como base para a criação de outros fluxos de trabalho. Os modelos de fluxo de trabalho não podem começar com tarefas do fluxo de trabalho.
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Como os fluxos de trabalho automáticos são iniciados: É possível especificar quais eventos da implementação do Microsoft Dynamics CRM provocarão uma ação do fluxo de trabalho, como a criação do registro de um novo cliente potencial ou uma alteração específica para um registro de ocorrência.
Os eventos disponíveis são:
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Quando um registro é criado.
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Quando o status de um registro é alterado, como quando ele é fechado ou desativado.
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Quando um registro é atribuído a outra pessoa.
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Quando um arquivo especificado no registro é alterado.
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Quando um registro é excluído.
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Disponibilidade: Além de fluxos de trabalho executados automaticamente durante certos eventos, é possível disponibilizar o fluxo de trabalho como sob demanda, secundário ou ambos:
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Um fluxo de trabalho sob demanda é um tipo executado quando um usuário opta por aplicá-lo a registros de uma barra de ferramentas ou menu no Microsoft Dynamics CRM.
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Um fluxo de trabalho secundário é um tipo executado quando iniciado por outro fluxo de trabalho. Ele é contido em um fluxo de trabalho primário e não pode ser executado por conta própria.
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Lógica do fluxo de trabalho
A lógica adicionada ao fluxo de trabalho determina as ações específicas do fluxo de trabalho nos registros.
A lógica do fluxo de trabalho inclui os seguintes elementos:
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Estágios: Os estágios do Fluxo de trabalho são elementos da lógica do fluxo de trabalho que agrupam etapas. As regras do Fluxo de trabalho determinam as atividades necessárias do fluxo de trabalho e a ordem de realização de tais atividades. Adicionando estágios do fluxo de trabalho à sua lógica do fluxo de trabalho, é possível agrupar as etapas no fluxo de trabalho. Os estágios do Fluxo de trabalho facilitam a leitura da lógica do fluxo de trabalho e a explicam. Entretanto, os estágios não afetam a lógica ou o comportamento de fluxos de trabalho.
Um trabalho do sistema é um processo que o Microsoft Dynamics CRM realiza de forma independente ou em segundo plano. As descrições de estágio do Fluxo de trabalho são exibidas como cabeçalhos em formulários do trabalho do sistema, que mostram o andamento de uma tarefa do fluxo de trabalho, um tipo de trabalho do sistema. As descrições de estágio também podem ser exibidas em relatórios.
É possível usar estágios para definir processos comerciais usados pela sua organização. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode usar estágios para descrever o processo de gerenciamento de oportunidades para a equipe de vendas, enquanto outro pode definir o processo de resolução de ocorrências para os representantes do atendimento ao consumidor.
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Etapas: Uma etapa do fluxo de trabalho é um elemento da lógica do fluxo de trabalho que define uma lógica da unidade de negócios em um fluxo de trabalho. As etapas podem incluir condições, ações, outras etapas ou uma combinação desses elementos. Cada etapa do fluxo de trabalho que você adiciona define a lógica subjacente do fluxo de trabalho. As etapas do Fluxo de trabalho podem conter ações, como a criação de um novo registro ou o envio de uma notificação de email ou até mesmo outras etapas. (Não há limite para o grau de profundidade de aninhamento das etapas do fluxo de trabalho)
É possível adicionar os seguintes tipos de etapas a fluxos de trabalho:
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Verificar Condição : Define uma situação específica e quaisquer ações que possam ser tomadas se tal situação ocorrer. Uma instrução "if-then" em um fluxo de trabalho.
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Ramificação Condicional : Define uma condição e uma ação alternativas ou etapas adicionais, em casos em que os critérios em um elemento de condição de verificação não são atendidos. Uma instrução "else-if-then" em um fluxo de trabalho.
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Ação Padrão : Define uma ação alternativa em todos os casos que não correspondam aos critérios definidos em condições de verificação ou elementos de ramificação de espera paralela. Uma instrução "else" em um fluxo de trabalho.
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Condição Aguardar : Habilita um fluxo de trabalho a ser pausado até os critérios definidos pela condição serem correspondentes. O fluxo de trabalho inicia novamente de forma automática, quando os critérios da condição de espera forem correspondidos.
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Ramificação de Espera Paralela : Define uma condição de espera alternativa com um conjunto correspondente de etapas adicionais realizadas somente quando o critério inicial é correspondido. É possível usar ramificações de espera paralela para criar intervalos de tempo na lógica do fluxo de trabalho. Elas ajudam a evitar que o fluxo de trabalho espere indefinidamente até a definição dos critérios serem correspondentes em uma condição de espera.
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Etapa da personalização: Fornece extensões aos elementos lógicos disponíveis por padrão em Microsoft Dynamics CRM. As etapas podem incluir condições, ações, outras etapas ou uma combinação desses elementos. As etapas personalizadas do fluxo de trabalho podem ser desenvolvidas com o uso das informações do Microsoft Dynamics CRM SDK.
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Ações: Ações são elementos da lógica do fluxo de trabalho que especificam as ações que devem ser realizadas pelas tarefas do fluxo de trabalho quando as condições definidas são correspondidas. Adicionando ações do fluxo de trabalho às etapas, você define as ações específicas que deseja que o fluxo de trabalho realize.
É possível adicionar as seguintes ações aos fluxos de trabalho:
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Criar um registro
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Atualizar um registro
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Atribuir um registro
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Enviar uma notificação por email
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Iniciar fluxo de trabalho secundário
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Alterar o status de um registro
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Interromper o fluxo de trabalho atual
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Realizar uma ação de fluxo de trabalho personalizada
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Três formas de criar fluxos de trabalho
Há três formas de adicionar fluxos de trabalho à implementação do Microsoft Dynamics CRM:
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Criar fluxos de trabalho usando o aplicativo Web Microsoft Dynamics CRM. É possível criar fluxos de trabalho e modelos de fluxos de trabalho na Área Configurações.
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Crie fluxos de trabalho e ações de fluxos de trabalho personalizados usando as informações disponíveis no Microsoft Dynamics CRM SDK.
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Adquira fluxos de trabalho ou ações de fluxos de trabalho personalizados de outros fornecedores que desenvolvam soluções compatíveis com o Microsoft Dynamics CRM.
Criando fluxos de trabalho usando o aplicativo Web
Há quatro etapas básicas para criar um fluxo de trabalho usando o aplicativo Web:
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Criar um fluxo de trabalho vazio ou usar um modelo de fluxo de trabalho para criar o fluxo de trabalho.
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Especificar as propriedades do fluxo de trabalho.
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Adicionar condições, ações do fluxo de trabalho e outros elementos que definem a lógica do fluxo de trabalho.
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Publicar o fluxo de trabalho.
Para obter instruções detalhadas e por etapas para criar fluxos de trabalho, consulte "Criar ou editar um fluxo de trabalho" no tópico da Ajuda "Trabalhar com fluxos de trabalho".
