Os itens deste artigo discutem os conceitos básicos para começar a analisar dados e usar relatórios no Microsoft Dynamics CRM Online. Cada seção inclui links para vídeos, artigos ou tópicos da Ajuda relevantes.
1. Aprenda assistindo
Faça um tour completo sobre como usar a Localização Avançada para encontrar informações, sobre como exportar dados para o Microsoft Office Excel para analisá-los, sobre como usar relatórios padrão e sobre como criar os seus próprios relatórios usando o Assistente de Relatório. Vídeo: gerando relatórios com o CRM Online (15 minutos).
2. Conheça suas opções
Há três maneiras de analisar os dados armazenados no Microsoft Dynamics CRM Online. Cada uma delas é fácil de usar e oferece os dados necessários em questão de minutos. A lista a seguir mostra quando usar cada abordagem:
- Exportar dados para o Microsoft Office Excel.
Use essa abordagem quando precisar de recursos do Excel para resumir ou agregar dados ou quando quiser usar uma Tabela Dinâmica para exibir seus dados em diferentes perspectivas. Essa abordagem é rápida, fácil e flexível. Se você tiver uma planilha da qual precisará novamente, será possível adicioná-la ao Microsoft Dynamics CRM Online como um relatório. Sempre que ela for aberta, os dados serão atualizados dinamicamente.
- Usar um relatório padrão ou um relatório criado por outra pessoa.
O Microsoft Dynamics CRM Online inclui vários relatórios padrão e também pode incluir relatórios personalizados configurados especificamente para a sua organização. Muitos desses relatórios oferecem opções de filtragem, agrupamento e classificação para ajudá-lo a coletar e a exibir somente as informações necessárias.
- Criar seu próprio relatório.
Se a função de segurança atribuída à sua conta tiver permissão, criar o seu próprio relatório usando o Assistente de Relatório será uma maneira fácil de obter somente as informações necessárias. O assistente facilita o resumo e a exibição de dados de dois tipos de registros de uma só vez.
Essa abordagem oferece algumas vantagens sobre a exportação de dados para o Excel:
- Ela pode criar tabelas e gráficos e permite que você clique em um item para ir até um registro específico do Microsoft Dynamics CRM Online.
- Não é necessário que você saiba como usar o Excel. O assistente o orienta pelo processo de seleção do conteúdo desejado no relatório e de exibição dos dados em um formato de fácil uso.
- Os dados podem ser agrupados por intervalos de tempo ou por qualquer campo, além de resumidos por soma, média, máximo, mínimo ou porcentagem.
- Você pode optar por mostrar somente os registros o máximo ou o mínimo de um critério, como as 10 contas principais por receita, ou os 5 produtos com menos pedidos associados.
3. Você só poderá ver os dados para os quais tem permissão de ver
Por padrão, todos os relatórios do Microsoft Dynamics CRM Online estão visíveis para todos os usuários, mas cada pessoa que executa um relatório só vê os dados para os quais tem permissão de exibir.
Por exemplo, um vendedor pode ter permissão de ver suas próprias oportunidades, mas não as oportunidades que pertencem a outro vendedor, enquanto uma gerente de vendas pode ter permissão de exibir as oportunidades de todos os vendedores subordinados a ela. Dessa forma, quando o vendedor executar o relatório Pipeline de Vendas, verá suas próprias oportunidades, mas quando a gerente de vendas executar o mesmo relatório, verá oportunidades para todos os seus subordinados.
4. Se precisar de um relatório, peça-o
Se você não tiver permissão para criar relatórios, convém perguntar ao seu gerente ou personalizador do sistema se um relatório específico necessário pode ser adicionado. Às vezes, as pessoas hesitam em pedir o que precisam porque acham que serão necessários muitos recursos para fazer o trabalho, mas a criação de relatórios no Microsoft Dynamics CRM Online e tão fácil que não é necessário se conter.
Alguns dos tipos de relatórios que podem ser adicionados são:
- Relatórios criados com o Assistente de Relatório.
- Uma cópia de um relatório existente, com critérios de filtragem padrão diferentes.
- Planilhas do Excel que atualizam dados dinamicamente.
- Links para páginas da Web, como um site do Windows SharePoint Services.
5. Compreenda o que você tem permissão para fazer
Existem muitos aspectos da execução e criação de relatórios que são controlados pelas permissões em sua função de segurança. Isso possibilita que o administrador ou personalizador do sistema configure o Microsoft Dynamics CRM Online para se ajustar com perfeição à sua organização, mas torna impossível dizer, em um artigo, tudo o que você pode ou não fazer.
Veja alguns aspectos diferentes que as permissões podem controlar:
- Quem pode criar um relatório com o Assistente de Relatório.
- Quem pode compartilhar um relatório criado com outra pessoa ou equipes específicas, ou com todos na organização.
Por padrão, somente alguns gerentes e o personalizador e administrador do sistema podem criar relatórios e, portanto, não fique surpreso se você não tiver acesso.
Se quiser saber como descobrir quais tarefas você pode realizar, uma forma é seguir as etapas da Ajuda, ver um vídeo ou ler um artigo sobre como realizar uma tarefa. Se um item de menu estiver ausente, significa que você não tem permissão. Por exemplo, se não houver um botão Novo na área Relatórios, significa você não tem permissão para criar seu próprio relatório. Para explorar ainda mais as permissões, será preciso exibir seu perfil de usuário para ver as permissões na função de segurança associada à sua conta do Microsoft Dynamics CRM Online. Para obter mais informações, consulte o seguinte tópico da Ajuda: Permissões de relatório.
6. Dicas para a execução de relatórios
Execute um relatório de onde você estiver. Não é preciso ir até a Área Relatórios para executar a maioria dos relatórios. Muitos relatórios foram criados para serem executados em registros específicos e, portanto, em qualquer local do Microsoft Dynamics CRM Online, clique no menu Relatórios para selecionar um relatório que faça sentido para os dados que você está exibindo.
Clique em um ponto de acesso para ir até o registro. Deslize o mouse pelos dados de um relatório - você verá o cursor mudar quando estiver sobre um ponto de acesso. Clique para ir até o registro no Microsoft Dynamics CRM Online.
Clique em um gráfico para ver a tabela usada na criação do relatório. A maioria dos gráficos é configurada para que você possa ver os dados subjacentes de uma seção clicando nela. Outra alternativa é clicar em Mostrar Todos para ver os dados para todas as seções do gráfico.
Compreenda como alterar critérios de filtragem. Um filtro define que registros serão incluídos em um relatório. A maioria dos relatórios tem um filtro padrão. Alguns relatórios sempre solicitarão que você insira critérios antes da exibição do relatório. Para outros relatórios, é preciso clicar em Editar Filtro para alterar os critérios. Para obter informações sobre como definir critérios de filtragem, consulte o tópico da Ajuda Executar um relatório.
Para acessar links para artigos sobre o uso de relatórios padrão, consulte Usando relatórios.
7. Dicas para o uso do Assistente de Relatório
Se você ainda não viu o vídeo, dê uma olhada dos 3 aos 9 minutos do vídeo Relatórios do Dynamics CRM Online.
Estas são algumas dicas para ajudá-lo a criar seus primeiros relatórios:
- Saiba o que o Assistente de Relatório pode e não pode fazer:
Possível
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Não É Possível
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- Exibir e agrupar dados de dois tipos de registro.
- Exibir uma tabela de resultados em que você poderá clicar para ver o registro original no Microsoft Dynamics CRM Online.
- Exibir um gráfico em que você poderá clicar para ver a tabela de suporte.
- Resumir dados numéricos mostrando a média, o mínimo, o máximo ou um percentual do total.
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- Exibir e agrupar dados de mais de dois tipos de registro.
- Contar o número de registros.
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- Quando um relatório é criado, ele é adicionado de forma que só você possa vê-lo. Isso significa que você tem tempo para fazer testes e corrigi-lo antes de compartilhá-lo com outras pessoas. Portanto, fique à vontade para explorar o assistente.
- Quando clicar pela primeira vez em Novo, você verá uma página de propriedades para o relatório. É necessário clicar em Assistente de Relatório para iniciar o assistente e criar um relatório efetivamente. Não se preocupe em nomear o relatório antecipadamente - você poderá fazer isso no final.
- Quando terminar de definir o que será incluído no relatório, salve-o antes de visualizá-lo. Se não estiver exatamente como você precisa, execute o assistente novamente e faça alterações.
- Por padrão, um novo relatório aparece na Área Relatórios. Se quiser que ele apareça nos formulários ou listas de tipos de registro específicos, defina isso explicitamente na seção Categorização da página de propriedades do relatório e não no Assistente de Relatório.
8. Se o seu relatório ficar bom, compartilhe-o
Qualquer relatório novo criado com o Assistente de Relatório é adicionado como item visível apenas para você. Existem duas opções de disponibilizá-lo para outras pessoas. Sua escolha depende de o relatório ser útil somente para determinadas pessoas ou ser de uso geral e de você ter permissão para realizar a ação.
- Para compartilhar o relatório com usuários ou equipes específicas, no menu Ações, clique em Compartilhamento.
- Para tornar o relatório visível para todos na organização, na guia Administração, defina Visível para como Organização.
9. Recursos que talvez você não conheça...
Conheça as possibilidades, para obter exatamente o que você precisa do Microsoft Dynamics CRM Online. Isso provavelmente exigirá ações de um gerente ou personalizador do sistema, mas a maioria das tarefas tem conclusão rápida:
- Salve uma cópia de um relatório com um filtro diferente. Isso será útil caso o mesmo relatório seja usado de forma distinta por pessoas em dois grupos diferentes. Em vez de ambos os conjuntos de usuários inserirem critérios de filtragem complexos sempre que o relatório for executado, copiando ou renomeando o relatório e alterando os critérios de filtragem, cada grupo tem um relatório personalizado para usar.
- Crie suas próprias categorias de relatório. As categorias de relatório podem ser personalizadas na sua organização, e os relatórios podem ser reclassificados nas novas categorias. Talvez você queira ter uma categoria de relatórios para cada departamento. Dessa forma, é possível ver os relatórios do seu departamento na Área Relatórios selecionando uma exibição para a categoria. Para obter mais informações, consulte o tópico da Ajuda Caixa de diálogo Configurações do Sistema - guia Relatórios.
- Crie relatórios baseados em processos. É possível usar relatórios para acompanhar como as pessoas estão utilizando os processos predefinidos na sua organização. Por exemplo, se você possui um fluxo de trabalho relacionado a estágios de qualificação de clientes potenciais, pode ver quanto tempo cada cliente potencial permanece em cada estágio. Para obter mais informações, consulte esta entrada de blog da equipe do Microsoft Dynamics CRM Online: Relatório sobre processos e não somente sobre dados.
Links relacionados
Criar e trabalhar com relatórios (Ajuda)
Usando relatórios
Trabalhar com a Localização Avançada (Ajuda)
Usando a Localização Avançada
Artigos de introdução
