Mantenha o Calendário de Serviço ajustado de acordo com a falta de um funcionário

Bloqueio da agenda da pessoa

Primeiro, bloqueie a agenda de trabalho de Terrance para o dia de hoje.

1. No Painel de Navegação, clique em Serviço e em Calendário de Serviço.

   Dica

   Se você não vir o Calendário de Serviço no Painel de Navegação, verifique se tem as permissões corretas.

2. Para localizar a agenda de Terrance, selecione Usuário na lista Tipo, digite as primeiras letras de seu nome na caixa Procurar registros e clique em Iniciar pesquisa .

3. Na lista, clique duas vezes no nome para abrir o registro de usuário de Terrance.

4. Em Detalhes, clique em Horário de Trabalho.

5. No calendário, verifique se a data de hoje está selecionada.

6. No menu Configurar, clique em Folga.

7. Na caixa de diálogo Agendar Folga, na caixa Razão, digite "Doente" ou outra explicação.

8. Verifique se a caixa de seleção Evento de Dia Inteiro está marcada.

   Se Terrance precisar se ausentar por mais de um dia, na lista Duração, você pode selecionar o número de dias.

9. Clique em OK. No Calendário, um bloco colorido em vermelho mostra o tempo de ausência.

10. Clique em Salvar e Fechar para fechar o registro do usuário. O Calendário de Serviço permanecerá aberto.

No Calendário de Serviço, os intervalos de tempo de Terrance o mostrarão como indisponível e seu nome não será retornado em nenhum agendamento.

Observação

Compromissos diretos e atividades de serviço ainda podem ser atribuídos a ele, mas um alerta será exibido, dizendo que Terrance está sendo agendado em período fora do horário de trabalho.

Localização de atividades de serviço para reagendamento

Agora que você bloqueou a agenda de Terrance, poderá reagendar suas atividades de serviço para hoje. Como você mudou a agenda de Terrance, todas as suas atividades de serviço de hoje terão conflitos e poderão ser encontradas no Calendário de Serviço aberto.

• No Calendário de Serviço, na Barra de ferramentas Ações, clique em Mostrar Conflitos. Todas as atividades de serviço dele serão circuladas de vermelho.

Dica

Para mais itens da agenda na janela, no Painel Calendário, clique em Dia e mova a Escala do zoom alguns incrementos para a esquerda.

Reagendamento de atividades de serviço

1. No Calendário de Serviço, selecione o intervalo de tempo da atividade de serviço e, na Barra de ferramentas Ações, clique em Reagendar.

   Se você abrir acidentalmente o formulário Atividade do Serviço, na Barra de ferramentas Ações, clique em Agenda para abrir o formulário Agendar Atividade do Serviço.

2. Na caixa Recurso, exclua o nome de Terrance.

3. No formulário Agendar Atividade do Serviço, clique em Localizar Hor. Dispon..

4. Se outros recursos estiverem disponíveis para a realização do serviço, a lista será exibida.
   Se não houver nenhum recurso ou compromisso disponível para esse horário, altere o período solicitado e tente novamente.

5. Selecione um intervalo de tempo e clique em Agenda.

A Agendar Atividade do Serviço será fechada, mas não feche o Atividade do Serviço ainda.

Criar telefonema de acompanhamento e atribuí-lo à recepcionista

Se a hora e a data da atividade de serviço tiverem sido alteradas, você poderá configurar uma atividade de acompanhamento para que a recepcionista telefone ao cliente e informe a atualização.

1. No formulário Atividade do Serviço, na Barra de ferramentas Ações, clique em Acompanhamento.

2. No Painel Assistente de Formulário, na lista Tipo de Atividade, selecione Ligação telefônica.

3. Na caixa Assunto, digite uma explicação; por exemplo, "Notificar alteração de agenda".

4. Selecione uma data e hora de conclusão.

5. Clique no botão Procurar ao lado da caixa Atribuir a e selecione o nome do recepcionista.

6. Clique em Salvar e Abrir.

7. No formulário Ligação telefônica, expanda Painel Assistente de Formulário.

8. Clique na caixa Destinatário e, no Painel Assistente de Formulário, selecione o cliente.
   O nome do cliente será preenchido na caixa Destinatário do formulário Ligação telefônica.

9. Clique duas vezes no nome do cliente para o respectivo registro.

10. No registro do cliente, copie o número de telefone e feche o registro.

11. Cole o número de telefone na caixa Número do Telefone no formulário Ligação telefônica.

12. Clique em Salvar e Fechar.

13. Para fechar a atividade de serviço, clique em Salvar e Fechar.

Depois de reagendar o restante das atividades de serviço de Terrance, você poderá ficar tranqüilo, pois a sua agenda estará novamente sob controle e os clientes serão notificados sobre as alterações nos serviços.

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