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署名で電子メール メッセージを差別化する

公開日 : 11 月 9, 2007

電子メールはビジネス通信の標準形式であり、電子メール署名はメッセージのトーンを設定してビジネス イメージを投影しつつ、組織のブランドを差別化する上で重要な役割を果たすことができます。

電子メール署名はテキストで構成され、発信する電子メール メッセージの末尾に追加されます。Microsoft Office Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM では、Outlook 標準の署名機能を、電子メール メッセージの署名に使用できます (Outlook で Outlook 標準の署名機能を使用するには、[ツール] メニューで [オプション] をクリックします。[署名] 領域は、[オプション] ダイアログ ボックスの [メール形式] タブにあります。Outlook の署名作成の詳細については、Outlook のオンライン ヘルプを参照してください)。Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM と同じ当該機能を Microsoft Dynamics CRM Web アプリケーションで使用するには、個人用またはグローバルの電子メール テンプレートを使用し、それぞれのビジネス シチュエーションに合わせて署名電子メール テンプレートのセットを作成し、管理します。たとえば、以下のような目的を持つ署名欄を作成できます。

  • 知名度を上げ、ブランドを確立する

  • 別の連絡先を提供する

  • 組織の社是を明らかにする

  • 免責事項や守秘義務条項を記載する

  • より効果的な製品を販売したり、新たな営業案件を開拓する

  • 今後のイベントについて顧客に通知する

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			電子メール署名の作成
		電子メール署名の作成

		署名の	 使用
		署名の 使用

電子メール署名の作成

個人用署名電子メール テンプレートは、Web アプリケーションの [個人用オプションの設定] ダイアログ ボックスで作成します。Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM で Microsoft Dynamics CRM 電子メール テンプレートを作成または使用することはできません。[個人用オプションの設定] ダイアログ ボックスを開くには、[ツール] メニューで [オプション]、[電子メール テンプレート] タブ、[新規] の順にクリックします。テンプレートを Microsoft Dynamics CRM のどの領域でも使用できるようにするため、[テンプレートの種類] ボックスで [グローバル] を選択します。

  • Web サイトへのリンクを追加するには、「http://www.microsoft.com/」のように、Web サイトの完全な URL を入力します。Space または Enter キーを押すと、リンクが作成され、自動的に書式設定されます。

  • 署名行に写真や図を挿入することはできませんが、Web ベースの画像は含めることができます。画像を含めるには、その画像が使用されている Web サイトを Internet Explorer で開き、画像を右クリックして [コピー] をクリックします。その後 Microsoft Dynamics CRM 電子メール テンプレートで、画像を署名に貼り付けます。このテンプレートを使用すると、画像をホストする Web サイトに受信者がアクセスできる場合、受信者のメッセージに画像が表示されます。この方法は Internet Explorer 以外のブラウザでは使用できません。

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署名の 使用

署名電子メール テンプレートは、設定後、電子メール広告を含む Microsoft Dynamics CRM のほとんどの電子メール活動で使用できます。Outlook では、Microsoft Dynamics CRM フォルダから作成される電子メールで使用できます。電子メール テンプレートは、キャンペーンまたは簡易キャンペーンには使用できませんが、自動的に送信しない場合は、送信前に個々の電子メール活動に追加することができます。

アドレスを入力し、電子メール メッセージを作成した後、保存または送信する前に、挿入する署名電子メール テンプレートを選択します。

  1. 開いている電子メール活動のメッセージ本文で、電子メール署名を表示する場所にマウス ポインタを合わせます。

  2. [書式設定] ツール バーで、[テンプレートの挿入] をクリックします。

  3. 挿入する署名電子メール テンプレートを選択し、[OK] をクリックします。

署名が電子メール メッセージの本文に表示されます。メッセージを送信する前に、別の署名電子メール テンプレートを変更、置換、または追加することができます。別のテンプレートを追加する場合は、電子メール本文に挿入したテキストの先頭または末尾に追加する必要があります。Microsoft Dynamics CRM によって、既存のテンプレートまたは件名を置換するかどうかが確認されます。

電子メール署名により、顧客は相手がだれであるかを知ることができ、ユーザーの通信業務はプロフェッショナルなものとなります。

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