Comment ne pas perdre vos clients lorsqu'un commercial quitte votre organisation

Réattribuer des comptes, contacts, prospects, devis, commandes et factures

1. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

2. Dans la liste Rechercher, sélectionnez un type d'enregistrement : Comptes, Contacts, Prospects, Devis, Commandes ou Factures.

3. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Propriétaire dans la liste.

4. Cliquez sur l'opérateur (par défaut, il s'agira de Est égal à l'utilisateur actuel), puis sélectionnez Est égal à.

5. Cliquez sur Entrer une valeur, puis sur le bouton Rechercher. Tapez Clément, cliquez sur Rechercher, double-cliquez sur Clément Beaune, puis cliquez sur OK.

6. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez un des éléments suivants :

   • Pour les comptes, sélectionnez Adresse 1 : Département/province.

   • Pour les factures, sélectionnez Facturation : Département/province.

   • Pour les prospects, sélectionnez Département/province.

7. Cliquez sur Entrer une valeur, puis tapez WA, ou utilisez Rechercher pour trouver la valeur.

8. Cliquez sur Rechercher.

9. Cliquez sur la case à cocher en haut de la liste pour sélectionner tous les enregistrements, puis cliquez sur le bouton Attribuer dans la barre d'outils.

10. Cliquez sur À un autre utilisateur, cliquez sur le bouton Rechercher, double-cliquez sur Gail Erickson, puis cliquez sur OK.

11. Répétez la recherche pour les enregistrements dans Oregon, et attribuez-les à Émilie Lanssens.

12. Répétez les étapes 2 à 11 jusqu'à ce que tous les comptes, contacts, prospects, devis, commandes et factures soient tous réattribués.

Réattribuer les opportunités

Ensuite, réattribuez les opportunités. Vous devez spécifier les opportunités basées sur un prospect de l'État spécifié, car les adresses ne sont pas stockées dans les opportunités.

1. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

2. Dans la liste Rechercher, sélectionnez un type d'enregistrement : Opportunités.

3. Cliquez sur Sélectionnez, puis sur Propriétaire.

4. Cliquez sur l'opérateur (par défaut, il s'agira de Est égal à l'utilisateur actuel), puis sélectionnez Est égal à.

5. Cliquez sur Entrer une valeur, puis sur le bouton Rechercher. Tapez Clément, cliquez sur Rechercher, double-cliquez sur Clément Beaune, puis cliquez sur OK.

6. Cliquez sur Sélectionnez, puis dans la section Association de la liste sélectionnez Prospect d'origine.

7. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Département/province.

8. Cliquez sur Entrer une valeur, puis tapez WA.

9. Cliquez sur Rechercher.

10. Cliquez sur la case à cocher en haut de la liste pour sélectionner tous les enregistrements, puis cliquez sur le bouton Attribuer dans la barre d'outils.

11. Cliquez sur À un autre utilisateur, cliquez sur le bouton Rechercher, double-cliquez sur Gail Erickson, puis cliquez sur OK.

12. Répétez la recherche pour les enregistrements dans Oregon, et attribuez-les à Émilie Lanssens.

Réattribuer des activités ouvertes ou planifiées

Ensuite, réattribuez les activités ouvertes ou planifiées. Malheureusement, il est impossible de voir l'État dans les résultats de la recherche Recherche avancée, par conséquent vous devrez ouvrir chaque activité pour déterminer à quelle personne l'attribuer.

1. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

2. Dans la liste Rechercher, sélectionnez un type d'enregistrement : Activités.

3. Cliquez sur Sélectionnez, puis sur Propriétaire.

4. Cliquez sur l'opérateur (par défaut, il s'agira de Est égal à l'utilisateur actuel), puis sélectionnez Est égal à.

5. Cliquez sur Entrer une valeur, puis sur le bouton Rechercher. Tapez Clément, cliquez sur Rechercher, double-cliquez sur Clément Beaune, puis cliquez sur OK.

6. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Statut d’activité.

7. Cliquez sur Entrer une valeur, double-cliquez sur Parcourir, double-cliquez sur Programmée, puis cliquez sur OK.

8. Cliquez sur Modifier colonnes, et sous Tâches courantes, cliquez sur Ajouter des colonnes, sélectionnez Date d'échéance, Concernant et Date de début, puis cliquez sur OK.

   Profitez-en pour régler la largeur des colonnes pour toutes les afficher à l'écran. Pour cela, sélectionnez une colonne, cliquez sur Modifier les propriétés, sélectionnez une largeur, puis cliquez sur OK.

9. Dans la boîte de dialogue Modifier colonnes, cliquez sur OK.

10. Cliquez sur Rechercher.

11. Vous devrez regarder chaque activité ouverte ou programmée, et décider de la personne à qui l'attribuer. Cliquez sur le lien dans la colonne Concernant pour voir de quelle activité il s'agit. Vous devrez peut-être cliquer sur un autre lien dans l'enregistrement qui apparaît pour déterminer l'État auquel l'activité est associée, et par conséquent, à qui attribuer l'enregistrement.

12. Sélectionnez chaque enregistrement, puis cliquez sur le bouton Attribuer dans la barre d'outils.

13. Dans la boîte de dialogue Attribuer à la file d'attente ou à un utilisateur, cliquez sur le bouton Rechercher, trouvez l'utilisateur, puis double-cliquez sur OK.

Rechercher les rendez-vous supplémentaires

La dernière tâche d'attribution consiste à rechercher les rendez-vous pour lesquels Clément n'est pas propriétaire, mais est répertorié comme organisateur, ou comme participant obligatoire ou facultatif. Pour rechercher tous les rendez-vous où Clément joue l'un de ces rôles :

1. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

2. Dans la liste Rechercher, sélectionnez Rendez-vous.

3. Cliquez sur Sélectionnez, puis dans la section Association, sélectionnez Groupes d’activité (Activités).

4. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Groupe.

5. Sélectionnez Est égal à l'utilisateur actuel, puis sélectionnez Est égal à.

6. Cliquez sur Entrer une valeur, puis sur le bouton Rechercher.

7. Dans la liste Rechercher, sélectionnez User, tapez Clément, cliquez sur Rechercher, double-cliquez sur Clément Beaune, puis cliquez sur OK.

8. Cliquez sur Rechercher.

9. Ouvrez chaque rendez-vous, puis regardez à la fois dans l'onglet Rendez-vous et l'onglet Détails pour voir si Clément est obligatoire ou facultatif, ou s'il est l'organisateur du rendez-vous, et modifier les données en fonction.

Préparer un modèle de courrier électronique

Premièrement, vous devez préparer un modèle de courrier électronique avec le message à envoyer aux contacts :

1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Modèles.

2. Cliquez sur Modèles de courriers électroniques, puis sur Nouveau.

3. Dans la boîte de dialogue Modèle de courrier électronique, sélectionnez Contact, puis cliquez sur OK.

4. Dans la zone Titre, tapez par exemple Notifier aux contacts leur nouveau gestionnaire de compte. Cette information vous aide ainsi que les autres employés à sélectionner le modèle approprié, mais elle n'est jamais vue des utilisateurs.

5. Dans la zone Sujet, tapez l'objet du courrier électronique envoyé aux clients. Par exemple, vous pouvez entrer : Je suis votre nouveau représentant commercial chez Adventure Works Cycle.

6. Dans le corps du message, tapez et mettez en forme le texte du message électronique que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez insérer des champs à partir de l'enregistrement Contact. Par exemple, vous pouvez commencer votre message par Monsieur contact_nom :

   1. Après avoir tapé Monsieur, dans le barre d'outils Formulaire, cliquez sur Insérer/Mettre à jour, puis cliquez sur Ajouter.

   2. Dans la liste Type d'enregistrement, sélectionnez Contact.

   3. Dans la liste Champ, sélectionnez Prénom, puis cliquez deux fois sur OK.

7. Si ce modèle est utilisé par plusieurs utilisateurs, vérifiez que la signature insère le nom de l'utilisateur qui utilise le modèle. Vous pourriez par exemple sélectionner le Nom complet et le Fonction de l'utilisateur à partir de Insérer/Mettre à jour. Le résultat obtenu sera le suivant :

   {Utilisateur : Nom complet;Utilisateur : Fonction;}

8. Lorsque vous êtes satisfait de votre texte et de sa mise en forme, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Envoyer un courrier électronique aux contacts réattribués

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Vente, puis sur Contacts.

2. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée, puis sur Nouveau.

3. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Modifié par.

4. Cliquez sur Est égal à l'utilisateur actuel, puis sélectionnez Est égal à.

5. Cliquez sur Entrer une valeur, cliquez sur le bouton Rechercher, sélectionnez le nom de l'utilisateur qui a attribué les enregistrements, puis cliquez sur OK.

6. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Modifié le.

7. Cliquez sur Entrer une valeur, cliquez sur le contrôle du calendrier, puis sélectionnez Aujourd'hui.

8. Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Propriétaire.

9. Cliquez sur Est égal à l'utilisateur actuel, puis sélectionnez Est égal à.

10. Cliquez sur Entrer une valeur, cliquez sur le bouton Rechercher, sélectionnez le nouveau propriétaire, puis cliquez sur OK.

11. Cliquez sur Rechercher.

12. Activez la case à cocher Sélectionner ou désélectionner tous les enregistrements de cette page.

13. Cliquez sur le bouton Envoyer un courrier électronique direct dans la barre d'outils.

14. Dans la boîte de dialogue Envoyer un courrier électronique direct, sélectionnez le nouveau modèle que vous venez de créer.

    1. Dans la section Envoyer un courrier électronique direct à, sélectionnez Éléments sélectionnés sur la page actuelle.

    2. Dans la section Envoyer un courrier électronique direct, cliquez sur le bouton Rechercher, sélectionnez votre nom, puis cliquez sur OK.

    3. Cliquez sur Envoyer.

À présent, vos clients savent qui contacter, et tous les éléments de travail ont été réattribués pour éviter de perdre des clients au cours de la transition.