Garder votre calendrier de service à jour lorsqu'un employé est absent

Bloquer la planification d'un utilisateur

Tout d'abord, vous devez bloquer la planification des tâches d'Olivier pour la journée.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Service, puis sur Calendrier de service.

   Conseil

   Si aucun Calendrier de service n'apparaît dans la volet de navigation, vérifiez que vous disposez des autorisations requises.

2. Pour trouver la planification d'Olivier, sélectionnez User dans la liste Type, entrez les premières lettres de son prénom dans la zone Rechercher des enregistrements, puis cliquez sur Démarrer la recherche .

3. Dans la liste, double-cliquez sur le nom pour ouvrir l'enregistrement d'utilisateur d'Olivier.

4. Sous Détails, cliquez sur Heures de travail.

5. Dans le calendrier, sélectionnez la date d'aujourd'hui.

6. Dans le menu Installer, cliquez sur Absence.

7. Dans la boîte de dialogue Planifier une absence, dans la zone Motif, tapez « Congé maladie » ou un autre motif.

8. Vérifiez que la case Journée entière est cochée.

   Si Olivier doit être absent pendant plus d'une journée, sélectionnez un nombre de jours dans la liste Durée.

9. Cliquez sur OK. Dans le calendrier, un bloc de couleur rouge identifie la durée d'absence.

10. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour fermer l'enregistrement d'utilisateur. Le Calendrier de service reste ouvert.

Dans le Calendrier de service, les plages horaires réservées à Olivier indiquent qu'il n'est pas disponible et son nom ne sera proposé pour aucune planification.

Remarque

Il est toujours possible de planifier des rendez-vous directs et des activités de service pour Olivier, mais une alerte signalera que cette planification dépasse ses heures de travail.

Rechercher les activités de service à replanifier

Maintenant que vous avez bloqué la planification d'Olivier, vous pouvez replanifier ses activités de service pour la journée. Puisque vous avez modifié la planification d'Olivier, toutes ses activités de service pour la journée présenteront des conflits et figureront dans le Calendrier de service ouvert.

• Dans le Calendrier de service, dans la barre de menus barre d'outils Actions, cliquez sur Afficher les conflits. Toutes les activités de service seront soulignées en rouge.

Conseil

Pour que la fenêtre affiche davantage d'informations sur la planification, dans le volet volet du calendrier, cliquez sur Jour puis faites glisser l'Échelle de zoom de quelques incréments vers la gauche.

Replanifier les activités de service

1. Dans le Calendrier de service, sélectionnez une plage horaire pour l'activité de service et dans la barre d'outils barre d'outils Actions, cliquez sur Replanifier.

   Si vous ouvrez accidentellement le formulaire Activité de service, dans le barre d'outils Actions, cliquez sur Planifier pour ouvrir le formulaire Planifier une activité de service.

2. Dans la zone Ressource, supprimez le nom d'Olivier.

3. Dans le formulaire Planifier une activité de service, cliquez sur Chercher heures disponibles.

4. Si d'autres ressources sont disponibles pour assurer ce service, elles s'affichent à l'écran.
   En l'absence de ressources ou de rendez-vous pour cette heure, modifiez l'heure requise et réessayez.

5. Sélectionnez une plage horaire dans la liste et cliquez sur Planifier.

Le Planifier une activité de service se ferme, mais ne fermez pas encore le formulaire Activité de service.

Créer un appel téléphonique de suivi et l'attribuer à la réceptionniste

Si l'heure et la date de l'activité de service ont changé, vous pouvez configurer une activité de suivi pour que votre réceptionniste appelle le client et lui propose une autre activité de service.

1. Dans le formulaire Activité de service, dans le barre d'outils Actions, cliquez sur Suivi.

2. Dans le volet Assistant Formulaire, dans la liste Type d'activité, sélectionnez appel téléphonique.

3. Dans la zone Sujet, entrez un motif, comme « Notification du changement de planification ».

4. Sélectionnez une date et une heure d'échéance.

5. Cliquez sur le bouton Rechercher en regard de la zone Attribuer à, puis sélectionnez le nom de la réceptionniste.

6. Cliquez sur Enregistrer et ouvrir.

7. Dans le formulaire appel téléphonique, développez le volet Assistant Formulaire.

8. Cliquez sur la zone Destinataire puis, dans le volet Assistant Formulaire, sélectionnez le client.
   Le nom du client renseigne la zone Destinataire dans le formulaire appel téléphonique.

9. Double-cliquez sur le nom du client pour ouvrir l'enregistrement correspondant.

10. Dans l'enregistrement du client, copiez le numéro de téléphone, puis fermez l'enregistrement.

11. Collez le numéro de téléphone dans la zone Numéro de téléphone dans le formulaire appel téléphonique.

12. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

13. Pour fermer l'activité de service, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Après la replanification du reste des activités de service d'Olivier, votre planification est à nouveau en ordre et les clients affectés seront avertis des modifications apportées à leur service.

Liens connexes