Planifiez un voyage d'affaires en 20 minutes

Dans Microsoft Dynamics CRM

Commencez par obtenir la liste de vos comptes, puis sélectionnez les données de ceux avec lesquels vous souhaitez travailler à l'aide de la fonctionnalité Recherche avancée. Ajoutez les informations dont vous aurez besoin pendant votre voyage, également à l'aide de la fonctionnalité Recherche avancée.

Conseil

Si vous n'avez pas besoin de la fonctionnalité Recherche avancée pour limiter vos données, exportez votre liste Afficher sélectionnée immédiatement vers Excel en cliquant sur le bouton Exporter les données vers Excel, puis en sélectionnant l'option Classeur dynamique dans la boîte de dialogue Exporter les données vers Excel. Après avoir sélectionné cette option, vous pouvez encore supprimer et ajouter des colonnes supplémentaires avant d'exporter les données dans Excel.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Vente, puis sur Comptes.

2. Dans la liste Afficher, sélectionnez Comptes actifs pour obtenir une liste complète des comptes avec lesquels travailler.

3. Dans la barre d'outils barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée pour limiter les comptes à ceux qui vous intéressent et pour afficher des colonnes supplémentaires.

4. Dans le Recherche avancée, cliquez sur Modifier colonnes.

5. Dans la zone Tâches courantes, cliquez sur Ajouter des colonnes, puis sélectionnez les colonnes que vous souhaitez ajouter dans la liste. Dans notre exemple, sélectionnez les éléments suivants excepté s'ils sont déjà affichés :

   • Nom du compte (*)

   • Chiffre d’affaires annuel

   • Adresse 1 : Ville (*)

   • Adresse 1 : Département/province

   • Adresse 1 : Rue (*)

   • Courrier électronique

   • Téléphone principal (*)

   • Nombre d'employés

   • Contact principal (*)

   • Site Web

   Remarque

   Les champs comportant une astérisque dans la liste ci-dessus peuvent ne pas apparaître dans la boîte de dialogue Ajouter des colonnes parce qu'ils font peut-être déjà partie de la vue par défaut.

6. Cliquez sur OK lorsque vous aurez terminé d'ajouter des colonnes, puis cliquez de nouveau sur OK pour retourner dans Recherche avancée.

7. Dans l'onglet Rechercher, commencez par filtrer votre recherche en laissant la requête par défaut Statut est égal à Actif.

   Remarque

   Pour obtenir de l'aide sur la fonctionnalité Recherche avancée, cliquez sur Aide puis sélectionnez Obtenir de l'aide sur cette page dans la liste.

8. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher Sélectionnez, s'il n'est pas disponible.

9. Pour commencer, limitez votre recherche aux comptes en Californie en procédant comme suit :

   • Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Adresse 1 : Département/province dans la liste.

   • Laissez Est égal à dans la liste suivante.

   • Cliquez sur Entrer une valeur pour entrer CA dans la zone de texte.

10. Ensuite, vous pouvez limiter les comptes à ceux qui ont plus de 500 employés en procédant comme suit :

    • Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Nombre d'employés dans la liste.

    • Cliquez sur Est égal à pour modifier le facteur de limitation à Est supérieur à dans la liste.

    • Cliquez sur Entrer une valeur et entrez 500 dans la zone de texte.

11. Ensuite, vous pouvez limiter le nombre de comptes encore davantage en procédant comme suit :

    • Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Chiffre d’affaires annuel dans la liste.

    • Cliquez sur Est égal à pour modifier le facteur de limitation à Est supérieur à dans la liste.

    • Cliquez sur Entrer une valeur et entrez 7 000 000 dans la zone de texte.

12. Cliquez sur la flèche vers le bas au début de chaque ligne, cliquez sur Sélectionner une ligne pour sélectionner la ligne, puis dans le barre d'outils Filtre, cliquez sur Groupe ET.

13. Cliquez sur Rechercher.

Remarque

Les données rempliront automatiquement les colonnes que vous avez ajoutées auparavant. Cliquez sur Revenir à la requête pour faire des recherches supplémentaires si nécessaire et pour enregistrer votre requête.

De Microsoft Dynamics CRM vers Excel

Ensuite, exportez les données que vous avez rassemblées dans une feuille de calcul Excel en procédant comme suit :

1. Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Exporter vers une feuille de calcul Excel.

2. Dans la boîte de dialogue Exporter les données vers Excel, cliquez sur Classeur statique avec des enregistrements de cette page.

3. Cliquez sur Exporter.

4. Cliquez sur Ouvrir.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, remplacez le type de fichier par Classeur Microsoft Office Excel, nommez le fichier Voyage d'affaires, puis cliquez sur Enregistrer.

6. Fermer Excel.

Dans Microsoft MapPoint

À ce stade, vous êtes prêt à importer vos données de feuilles de calcul Excel dans MapPoint.

1. Ouvrez MapPoint, puis supprimez la carte affichée en cliquant sur Nouveau dans la barre d'outils Standard.

2. Dans le menu Data, cliquez sur Assistant Importation de données.

3. À partir de l'Assistant, recherchez la feuille de calcul Excel que vous venez d'enregistrer, puis cliquez sur Ouvert.

4. Regardez les en-têtes dans la ligne portant l'étiquette Type de données pour vérifier que MapPoint a déterminé correctement les types de données contenues dans vos colonnes. Dans le cas contraire, sélectionnez l'en-tête approprié pour chaque colonne.

5. Vous serez peut-être invité à indiquer à quoi correspond un État ou un emplacement géographique que vous avez entré dans Microsoft Dynamics CRM. Par exemple, si vous avez entré une adresse dans Microsoft Dynamics CRM que la base de données MapPoint ne reconnaît pas comme standard, vous devrez choisir une référence dans une liste.

6. Complétez les éventuelles étapes supplémentaires dans l'Assistant.

7. Cliquez sur Terminer.

   Remarque

   • Si le bouton Terminer est désactivé, vous devez définir les types de données pour les enregistrements.

   • Vous pouvez être invité à clarifier les informations géographiques que vous importez depuis Microsoft Dynamics CRM. Par exemple, si vous avez abrégé Nebraska par NB au lieu de NE, la base de données ne reconnaîtra pas ce nom. Vous devrez alors sélectionner dans la liste des possibilités proposées celle qui indique que NB signifie Nebraska dans votre fichier.

8. Dans la page Choix du style de carte, cliquez sur Clics-infos, puis sur Suivant.

9. Dans la page Sélectionnez les propriétés pour votre groupe de clics-infos, laissez les valeurs par défaut dans la zone Nom du groupe de clics-infos. (Vous pouvez aussi sélectionner la couleur et la forme de votre clic-infos, ou accepter les valeurs par défaut.)

10. Dans la zone Sélectionner les champs à afficher dans des bulles pour ce groupe, sélectionnez les options que vous souhaitez afficher. Pour les besoins de cet exemple, sélectionnez :

    • Nom du compte

    • Contact principal

    • Téléphone principal

    • Adresse 1 : Ville

    • Adresse 1 : Rue

    • Adresse 1 : Département/province

    • Nombre d'employés

    • Chiffre d’affaires annuel

    • Courrier électronique

    • Site Web

11. Activez la case à cocher Afficher les noms des champs sélectionnés dans des bulles.

12. Cliquez sur Terminer.

Dans Microsoft MapPoint

Ensuite, créez un itinéraire optimisé qui affiche vos étapes dans l'ordre et les directions à suivre. Dans cet exemple, vous commencerez votre voyage à l'aéroport international de Los Angeles à destination de la Californie du Sud où vos contacts vous attendent, puis vous repartirez de l'aéroport international de San Francisco pour Chicago sur le trajet du retour.

1. Dans le menu Itinéraire, cliquez sur Itinéraire.

2. Dans le volet Itinéraire, dans la zone Tapez un lieu ou une adresse, tapez Aéroport international de Los Angeles.

3. Cliquez sur Ajouter à l'itinéraire..

4. Dans le formulaire Rechercher, dans l'onglet Place/Données, sélectionnez Aéroport international de Los Angeles, puis cliquez sur OK.

5. Dans la zone Tapez un lieu ou une adresse, tapez Aéroport international de San Francisco. Cliquez sur Ajouter à l'itinéraire.. Si l'aéroport n'est pas déjà sélectionné, sélectionnez-le et cliquez sur OK.

   Remarque

   S'il ne s'affiche pas avec une case rouge pour indiquer qu'il s'agit de la dernière étape, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Ajouter comme étape dans le volet Itinéraire.

6. Si nécessaire, dans le menu Afficher, pointez sur Barres d'outils , puis cliquez sur Navigation.

7. Dans la barre d'outils Navigation, cliquez sur Sélectionnez, puis faites glisser le pointeur en diagonale jusqu'à dessiner un rectangle autour de tous les clics-infos auxquels vous rendrez visite, puis lâchez le bouton de la souris.

8. Dans le menu Itinéraire, cliquez sur Ajouter les clics-infos à l'itinéraire pour ajouter tous les clients comme étapes de l'itinéraire.

   Remarque

   Vous devrez peut-être faire un zoom arrière pour voir tous vos clics-infos.

9. Dans le volet Itinéraire, cliquez sur Ordonner les étapes pour réorganiser les étapes intermédiaires de votre itinéraire afin que votre temps de route entre chaque départ et arrivée soit le plus court possible (à moins que vous n'ayez des priorités différentes comme emprunter uniquement vos routes favorites).

10. Dans le menu Itinéraire, cliquez sur Calculer pour générer votre itinéraire.

11. Dans le volet Itinéraire, double-cliquez sur un emplacement pour planifier une étape.

12. Dans la boîte de dialogue Planning horaire, entrez 2 heures, puis cliquez sur OK.

13. Répétez le processus pour chaque emplacement dans la liste.

14. Lorsque vous aurez terminé, dans le barre d'outils Standard, cliquez sur Enregistrer, et enregistrez la carte.

Vous avez à présent une carte avec des clics-infos, un itinéraire et des directions à suivre pour rencontrer les clients que vous aviez sélectionnés dans Microsoft Dynamics CRM.

Vous pouvez personnaliser l'itinéraire, par exemple en modifiant l'ordre, l'heure de départ et l'heure d'arrivée des étapes ou vos préférences de conduite. Vous pouvez aussi ajouter des étapes pour vous divertir ou rendre visite à votre famille ou à vos amis sur votre parcours. Pour personnaliser votre voyage, cliquez sur Autres options dans le volet Itinéraire.

Dans Microsoft MapPoint

Vous pouvez afficher vos résultats de plusieurs manières différentes :

• Lorsque vous avez terminé d'entrer vos informations, une barre Résumé s'affiche en haut de la page contenant un résumé de la durée du trajet en fonction de vos choix actuels.

• En cliquant sur une étape, vous verrez les indications de conduite jusqu'à cette étape affichées au-dessus de la carte. En outre, vous pouvez afficher votre carte de plusieurs manières (par exemple, sous forme physique ou de données) à l'aide du menu Afficher.

• Pour consulter les points de repère, les hôtels, les restaurants, ou autres étapes sur la route, affichez-les en cliquant avec le bouton droit dans les indications de conduite , en sélectionnant l'option Rechercher les centres d'intérêt à proximité, et en ajoutant l'un des choix comme étape.

• Utilisez l'option Zoom pour afficher votre itinéraire en détail ou pour obtenir un aperçu plus large.

• Pour ajouter à votre confort, vous pouvez imprimer l'itinéraire et les instructions de conduite, ou même enregistrer la page Web.

La planification de votre voyage d'affaires est l'une des nombreuses possibilités que vous offre l'utilisation de Microsoft Dynamics CRM avec MapPoint pour résoudre vos problèmes commerciaux. D'autres possibilités s'offriront certainement à vous en découvrant la puissance de ces deux applications.