Afficher et évaluer la qualité de vos secteurs de vente

Dans Microsoft Dynamics CRM

Remarque

Si vous n'avez pas encore créé de secteurs de vente dans Microsoft Dynamics CRM, faites-le avant de commencer. Utilisez la rubrique de l'aide de Microsoft Dynamics CRM « Créer ou modifier un secteur de vente », pour vous montrer le processus si vous avez besoin de créer vos données de secteur. Vous pouvez créer des secteurs par code postal, code de région, province ou département, ou toute autre zone géographique.

Si vous avez déjà des données de secteurs de vente prêtes dans Microsoft Dynamics CRM, commencez par utiliser la fonctionnalité Rechercher ou Recherche avancée dans Microsoft Dynamics CRM pour vous aider à regrouper toutes les informations pertinentes. Après avoir regroupé les données de vos secteurs de vente, exportez-les dans des feuilles de calcul Excel. Dans notre exemple, supposons que les secteurs de vente sont un ensemble d'états contigus dont chacun porte le nom du responsable commercial.

Premièrement, regroupez toutes les données géographiques de vos secteurs :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Vente, puis sur Comptes.

2. Dans la liste Afficher, sélectionnez Comptes actifs pour obtenir une liste complète des comptes avec lesquels travailler.

3. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

4. Dans Recherche avancée, cliquez sur Modifier colonnes, sélectionnez Contact principal, puis dans la zone Tâches courantes, cliquez sur Supprimer.

5. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

6. Répétez les deux étapes précédentes pour supprimer les colonnes Téléphone principal et Adresse 1 : Ville.

7. Dans la zone Tâches courantes, cliquez sur Ajouter des colonnes, puis sélectionnez Adresse 1 : Département/province et Secteur de vente.

8. Cliquez sur OK, puis une nouvelle fois sur OK pour retourner dans Recherche avancée.

9. Dans l'onglet Rechercher, commencez par limiter votre recherche aux comptes avec des secteurs de vente et aux états situés dans chaque secteur de vente, en laissant la requête par défaut Statut est égal à Actif.

   Conseil

   Pour obtenir de l'aide sur la fonctionnalité Recherche avancée, cliquez sur Aide puis sélectionnez Obtenir de l'aide sur cette page dans la liste.

10. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher Sélectionnez, s'il n'est pas encore affiché.

11. Commencez par limiter votre recherche aux comptes avec secteurs de ventes et aux états dans lesquels ils se trouvent :

    • Cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Adresse 1 : Département/province dans la liste.

    • Cliquez sur Contient des données pour indiquer le facteur de limitation de la liste.

12. Ensuite, localisez les secteurs de vente associés à ces états en procédant comme suit :

    • Cliquez sur Sélectionnez, puis sous Champs, sélectionnez Secteur de vente dans la liste.

    • Cliquez sur Contient des données pour indiquer le facteur de limitation de la liste.

13. Cliquez sur Rechercher pour récupérer vos données. Conservez Recherche avancée ouvert.

    Remarque

    Cliquez sur Revenir à la requête pour modifier vos critères de recherche, si nécessaire.

De Microsoft Dynamics CRM vers Excel

Ensuite, vous enverrez les données que vous avez rassemblées sur les comptes et secteurs de vente dans Excel en procédant comme suit :

1. Dans Recherche avancée, dans le barre d'outils Actions, cliquez sur Exporter vers une feuille de calcul Excel .

2. Dans la boîte de dialogue Exporter les données vers Excel, cliquez sur Classeur statique avec des enregistrements de cette page.

   Conseil

   Si vous n'avez pas besoin de la fonctionnalité Recherche avancée pour limiter vos données, exportez votre liste Afficher sélectionnée immédiatement vers Excel en cliquant sur le bouton Exporter les données vers Excel, puis en sélectionnant l'option Classeur dynamique dans la boîte de dialogue Exporter les données vers Excel. Après avoir sélectionné cette option, vous pouvez encore supprimer et ajouter des colonnes supplémentaires avant d'exporter les données dans Excel.

3. Cliquez sur Exporter.

4. Cliquez sur Ouvrir.

   Important

   Il est essentiel de cliquer sur Ouvrir et non sur Enregistrer. Vous pourrez apporter des modifications supplémentaires dans Excel, comme supprimer ou modifier des colonnes si nécessaire.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, remplacez le type de fichier par Classeur Microsoft Office Excel, nommez le fichier Comptes par secteur, puis cliquez sur Enregistrer.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Dans Microsoft Dynamics CRM

Ensuite, regroupez des données sur les prospects actuels dans chaque secteur de vente :

Remarque

Les comptes et les prospects se trouvant dans des sections séparées de Microsoft Dynamics CRM, vous ne pouvez pas inclure les données de vos prospects avec les données de vos secteurs de vente.

1. Dans la volet de navigation, cliquez sur Vente, puis sur Prospects.

2. Dans la liste Afficher, sélectionnez Prospects ouverts pour obtenir une liste complète des prospects avec lesquels travailler.

3. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Recherche avancée.

4. Cliquez sur Modifier colonnes, sélectionnez Sujet, puis dans la zone Tâches courantes, cliquez sur Supprimer.

5. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur OK.

6. Répétez les deux étapes précédentes pour supprimer les champs Motif du statut et Créé le.

7. Dans la zone Tâches courantes, cliquez sur Ajouter des colonnes, puis sélectionnez Département/province.

8. Cliquez sur OK, puis une nouvelle fois sur OK pour retourner dans Recherche avancée.

9. Dans l'onglet Rechercher, commencez par limiter votre recherche aux prospects ouverts en laissant la requête par défaut Statut est égal à Actif.

10. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher Sélectionnez, s'il n'est pas encore affiché.

11. Pour rechercher les emplacements de vos prospects ouverts :

    • Dans le volet Requête, cliquez sur Sélectionnez, puis sélectionnez Département/province dans la liste.

    • Cliquez sur Contient des données pour indiquer le facteur de limitation de la liste.

12. Cliquez sur Rechercher pour récupérer vos données. Conservez Recherche avancée ouvert.

De Microsoft Dynamics CRM vers Excel

Ensuite, exportez les données des prospects que vous venez de regrouper dans Excel en répétant le processus que vous avez utilisé avec les données de secteurs de vente. Renommez votre nouveau fichier Nouveaux prospects.

1. Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Exporter vers une feuille de calcul Excel.

2. Dans la boîte de dialogue Exporter les données vers Excel, cliquez sur Classeur statique avec des enregistrements de cette page.

3. Cliquez sur Exporter.

4. Cliquez sur Ouvrir.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, remplacez le type de fichier par Classeur Microsoft Office Excel, nommez le fichier Nouveaux prospects, puis cliquez sur Enregistrer.

Dans Microsoft MapPoint

À présent, créez des secteurs de vente dans MapPoint. Après avoir importé vos secteurs de vente, MapPoint les place sur une carte en fonction des données fournies. Pour créer des secteurs de vente, votre fichier de données doit inclure au moins une colonne de données géographiques pour vos secteurs de vente, et une pour les noms de vos secteurs de vente.

1. Ouvrez MapPoint, puis supprimez la carte affichée en cliquant sur Nouveau dans la barre d'outils Standard.

2. Dans le menu Data, cliquez sur Secteurs de vente.

3. Sur la page Choisissez comment vous voulez créer vos secteurs de vente, acceptez la sélection par défaut de Créer à partir de votre propre jeu de données, puis cliquez sur Suivant.

4. Sur la page Importez ou liez vers votre fichier source de données de territoire, acceptez la sélection par défaut de Importez votre fichier source, puis cliquez sur Suivant.

5. Accédez au fichier Comptes par secteur de vente qui contient vos informations sur les secteurs de vente, sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvert.

6. Dans la boîte de dialogue Assistant d'importation de territoires, vérifiez les titres des lignes avec l'étiquette Type de données pour vous assurer que MapPoint a déterminé correctement les types de données dans vos colonnes. Apportez des modifications si nécessaire.

7. Cliquez sur Terminer.

   Remarque

   • Si le bouton Terminer est désactivé, vous devez définir les types de données pour les enregistrements.

   • Vous pouvez être invité à clarifier les informations géographiques que vous importez depuis Microsoft Dynamics CRM. Par exemple, si vous avez abrégé Nebraska par NB au lieu de NE, la base de données ne reconnaîtra pas ce nom. Vous devrez alors sélectionner dans la liste des possibilités proposées celle qui indique que NB signifie Nebraska dans votre fichier.

Dans Microsoft MapPoint

Comme vous avez maintenant une carte de vos secteurs de vente, vous pouvez ajouter les informations de vos comptes à cette carte. Pour cela, importez vos données sources Microsoft Dynamics CRM (Nouveaux prospects.xls). Importez ensuite les données dans MapPoint. MapPoint détermine comment la carte s'affiche en fonction des informations d'emplacement contenues dans vos données.

1. Dans le menu Data, cliquez sur Assistant Importation de données.

2. Naviguez jusqu'à votre fichier de données Excel, Nouveaux prospects, et cliquez sur Ouvert.

3. Dans la page Assistant Importation de données, vérifiez les titres des lignes avec l'étiquette Type de données pour vous assurer que MapPoint a déterminé correctement les types de données dans vos colonnes, puis cliquez sur Terminer.

   Remarque

   • Si le bouton Terminer est désactivé, vous devez définir les types de données pour les enregistrements.

   • Vous pouvez être invité à clarifier les informations géographiques que vous importez depuis Microsoft Dynamics CRM. Par exemple, si vous avez abrégé Nebraska par NB au lieu de NE, la base de données ne reconnaîtra pas ce nom. Vous devrez alors sélectionner dans la liste des possibilités proposées celle qui indique que NB signifie Nebraska dans votre fichier.

4. Dans la page Style de carte, cliquez sur Pastilles à taille variable, puis sur Suivant.

5. Dans la page Champs de données, sélectionnez Name comme la colonne de données à mapper et Secteur de vente pour indiquer comment vous souhaitez afficher vos données (compte le nombre de prospects par secteur de vente), puis cliquez sur Suivant.

6. Dans la page Carte, mettez les données en forme en entrant ou en sélectionnant les informations suivantes :

   • Titre de la carte: Nouveaux prospects dans chaque secteur de vente

   • Nombre de fourchettes: 5 (un par secteur de vente)

   • Type de fourchette: Valeurs uniques

   • commande: Décroissant

   • Couleur: Rouge

   • Plage de données: Spécifiez une plage.

   • Texte de la légende: (Conservez l'entrée par défaut.)

7. Cliquez sur Terminer.

Dans Microsoft MapPoint

Comme vous devez évaluer la distribution des populations ciblées entre 55 ans et plus pour vous aider à prendre une décision sur l'organisation de vos secteurs de vente, vous devrez ajouter des informations de nature démographique sur les États-Unis à votre carte Secteurs de vente.

1. Dans le menu Data, cliquez sur Assistant Mappage de données.

2. Dans la page Style de carte, sélectionnez Pastilles en dégradé, puis cliquez sur Suivant.

3. Dans la page Ensemble de données, sélectionnez Ajouter des données démographiques, sélectionnez Données démographiques des États-Unis, puis cliquez sur Suivant.

4. Dans la page Champs de données, dans la Sélectionnez le champ de données ou la colonne à afficher sur la carte, sélectionnez Population : Âgés de 55 ans ou plus (200).

5. Laissez la liste Diviser les données sélectionnées ci-dessus par à Aucune.

6. Sélectionnez État dans la liste Afficher les données par, puis cliquez sur Suivant.

7. Dans la page Carte, mettez les données en forme en entrant ou en sélectionnant les informations suivantes :

   • Titre de la carte: Population âgée de 55 ans ou plus (2002) par État

   • Type de fourchette: Fourchette logarithmique continue

   • commande: Décroissant

   • Plage de données: (Conservez l'entrée par défaut.)

   • Texte de la légende: (Conservez l'entrée par défaut.)

8. Cliquez sur Terminer.

9. Cliquez et faites glisser l'outil Sélection sur la zone de la carte qui contient vos données, puis relâchez le bouton de la souris.

10. Cliquez avec le bouton droit sur la carte, sélectionnez Zoom avant, puis cliquez pour afficher une vue plus grande et centrée des secteurs de ventes et de leurs données.

Dans Microsoft MapPoint

À présent, utilisez MapPoint pour afficher une liste des comptes actuels que vous avez importés de Microsoft Dynamics CRM en ajoutant des clics-infos interactifs sur vos secteurs de vente.

Remarque

Lorsque vous créez une carte avec plusieurs groupes de données, il est préférable d'inclure les données des clics-infos en dernier afin que les clics-infos soient visibles et non masqués derrière des pastilles à taille variable ou des graphiques.

1. Dans le menu Data, cliquez sur Assistant Mappage de données.

2. Dans la page Style de carte, sélectionnez Clics-infos, puis cliquez sur Suivant.

3. Dans la page Ensemble de données, sélectionnez Importer des données, puis Suivant.

4. Naviguez de nouveau jusqu'à votre fichier Comptes par secteur de vente, sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvert.

5. Cliquez sur Terminer lorsque l'Assistant Importation de données apparaît (vous avez déjà vérifié ces données auparavant lorsque vous avez créé vos secteurs de vente).

6. Conservez les paramètres par défaut en vous assurant que Afficher les noms des champs sélectionnés dans des bulles est sélectionné.

7. Cliquez sur Terminer.

8. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Enregistrer, et nommez votre carte Secteurs de vente MP.

Dans Microsoft MapPoint

Afin d'améliorer davantage votre expérience, Microsoft a inclus de nombreuses fonctionnalités qui feront de l'utilisation et de l'affichage de votre nouvelle carte, un jeu d'enfant :

• Cliquez sur un clic-infos pour afficher la liste des comptes dans chaque secteur de vente.

  Remarque

  Placez le curseur exactement sur le clic-infos pour ne pas afficher d'autres données que celles souhaitées.

• Consultez le nombre de prospects, soit dans la légende, soit en maintenant le curseur au-dessus des pastilles rouges.

• Pour afficher la carte sans détails inutiles, dans le menu Afficher, sélectionnez Type de carte, puis Mappage de données.

• Pour agrandir ou réduire la police de la carte, dans le menu Afficher, sélectionnez Police de la carte, puis choisissez une police plus grande ou plus petite.

• Utilisez les flèches Direction et la fonctionnalité Zoom avant pour manipuler la carte et obtenir un meilleur affichage.

• Imprimez votre carte ou enregistrez-la sous forme de page Web.

Vous pouvez décider, en fonction de la carte Secteurs de vente que vous avez créée, qu'étant donné le nombre élevé de personnes ayant 55 ans ou plus dans les États que vous ne servez pas, d'ajouter un autre secteur à cet endroit. Par exemple, Sabine possède les comptes les plus actifs, mais les données démographiques ne sont pas aussi favorables dans son secteur. Vous remarquez également que le secteur de Jean Charles contient le plus de nouveaux prospects et le nombre le plus élevé de personnes ayant 55 ans ou plus, particulièrement en Californie et au Texas. Vous pouvez envisager de diviser ce secteur. En fonction des données que vous avez créées dans Microsoft Dynamics CRM, vous pouvez même ajouter des données sur vos concurrents dans ces secteurs de vente, les revenus potentiels et réels par secteur de vente, ou des informations démographiques concernant les revenus, etc., pour vous aider à prendre des décisions avec davantage de données.

En combinant les fonctionnalités de Microsoft Dynamics CRM, Excel et MapPoint, vous pouvez créer un environnement dans lequel il est facile d'obtenir une représentation graphique de l'état actuel de vos secteurs de vente et de prendre des décisions sur la base de données visuelles.