En déplacement avec Microsoft Dynamics CRM for Outlook en accès hors connexion
Publié le : Novembre 9, 2007
Les commerciaux peuvent rendre disponibles les dernières informations essentielles sur les clients au cours de leurs voyages d'affaires, à l'aide des groupes de données. Sans consommer la précieuse mémoire de leur ordinateur portable, les employés mobiles restent informés par le siège social et actualisent les informations stockées sur leur ordinateur portable. Les responsables et les employés sont « en phase ».
En utilisant Microsoft Dynamics CRM pour Outlook avec accès hors connexion, vous pouvez configurer et activer des groupes de données locales avec des critères similaires à ceux de la Recherche avancée en sélectionnant les enregistrements Microsoft Dynamics CRM qui seront disponibles hors connexion. De plus, vous pouvez activer et désactiver ces groupes de données locales lorsque vous effectuez la synchronisation, pour modifier les données qui seront disponibles.
Pour voir quels filtres de données sont appliqués à votre synchronisation hors connexion, cliquez sur Modifier les groupes de données locales dans le menu CRM dans Outlook. Tous les groupes de données de l'onglet Groupes de données sont appliqués. Les groupes de données sont additifs, vous pouvez donc en avoir plusieurs actifs pour contenir des ensembles de données combinés plus importants hors connexion.
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Sélectionner les données nécessaires au moyen des groupes de données locales
Pour tirer parti des groupes de données locales, envisagez un voyage vers vos bureaux régionaux de Lyon et Marseille. Vous souhaitez définir les informations nécessaires dans la base de données Microsoft Dynamics CRM qui s'appliquent aux clients de ces deux régions.
D'abord, créez un groupe de données locales pour les données correspondant à un type d'enregistrement. Enregistrez ce groupe de données locales comme votre enregistrement « maître », puis nommez-le « Mes comptes actifs », par exemple. Ensuite, vous pouvez modifier ce groupe de données locales maître pour en créer différentes versions en fonction de vos besoins commerciaux.
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Pour modifier un groupe de données existant, dans l'un ou l'autre des onglets, double-cliquez sur l'élément dans la liste. Pour conserver le groupe d'origine, faites-en une copie en utilisant Enregistrer sous, puis ajoutez des critères supplémentaires, tels que « Adresse 1 : Département/Région égal à MRS ». Enregistrez-le sous le nom « Mes comptes à Marseille », par exemple.
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En utilisant de nouveau Enregistrer sous, changez les critères par « Adresse 1 : Département/Région égal à LYN » et nommez ce nouveau groupe de données « Mes comptes à Lyon ».
Avant de partir, désactivez tous les groupes de données, excepté ceux qui s'appliquent aux clients de votre première région de destination.
Désactiver ou activer des groupes de données
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Pour désactiver un groupe de données, dans l'onglet Groupes de données, sélectionnez un ou plusieurs groupes de données. Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton Désactiver (un carré rouge dans un cercle rouge). Tous vos groupes de données sont désactivés et déplacés dans l'onglet Groupes de données inactifs.
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Pour activer un groupe de données, dans la boîte de dialogue Données locales, dans l'onglet Groupes de données inactifs, sélectionnez un ou plusieurs groupes de données, puis cliquez sur le bouton Activer (un triangle vert dans un cercle vert). Tous les groupes de données actifs apparaissent dans l'onglet Groupes de données.
Données hors connexion et synchronisation
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Dans Outlook, dans le menu CRM, cliquez sur Mode hors connexion.
Lorsque vous êtes hors connexion, vous pouvez ajouter de nouveaux contacts ou comptes ou mettre à jour les comptes et les contacts sur votre ordinateur portable. Lorsque vous vous connectez à nouveau au réseau de votre société, vous pouvez synchroniser vos données.
Données en mode connexion et synchronisation
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Dans Outlook, dans le menu CRM, cliquez sur Mode connexion.
Toutes les données que vous avez mises à jour sur votre ordinateur portable seront synchronisées avec la base de données Microsoft Dynamics CRM de votre entreprise. Vous pouvez maintenant désactiver puis activer un nouveau jeu de groupes de données locales pour vos destinations suivantes, à l'aide des procédures expliquées plus haut dans cet article.
Combiner des groupes de données locales pour emporter davantage d'informations
Comme les groupes de données locales sont additifs, vous pouvez avoir plusieurs groupes de données actifs. Par exemple, si vous vous rendez dans le Sud-Est de la France, vous pouvez activer à la fois les groupes de données que vous avez créés pour Lyon et Marseille, et les emporter avec vous.
