Adapter les activités en fonction des tâches des employés

Les enregistrements d'activité sont divisés en trois entités

L'entité Activité (nom : activitypointer) stocke des informations génériques qui font l'objet d'un suivi pour chaque type d'activité, notamment le propriétaire, le sujet, la description, l'état, la durée réelle et la durée planifiée, le début et la fin, ainsi que la nature de l'activité. Vous ne pouvez pas ajouter ou modifier des attributs dans cette entité.

Les entités d'activité spécifiques stockent des informations uniques pour chaque type d'activité. Par exemple, l'entité d'activité Courrier électronique stocke la direction (sortant ou entrant) de chaque activité de messagerie, et si un accusé de réception a été demandé ou non. Vous pouvez ajouter des attributs aux entités d'activité personnalisables suivantes :

• Courrier électronique

• Tâche

• lettre

• Fax

• appel téléphonique

• Rendez-vous

• Activité de campagne

• Réponse de la campagne

• Activité de service

Les activités sont affichées à l'aide de vues d'entités agrégées et distinctes

Lorsque vous examinez la zone Activités dans l'Espace de travail, vous pouvez voir des vues spéciales qui réunissent tous les différents types d'activités dans une vue. Ces vues ne peuvent pas être supprimées, mais vous pouvez les modifier et en ajouter de nouvelles. Vous pouvez personnaliser les vues d'activités combinées dans le formulaire d'entité Activité dans la zone Personnaliser les entités.

Il existe des vues individuelles pour chaque type d'activité. Vous ne pouvez pas supprimer les vues d'activité individuelle par défaut, mais vous pouvez les modifier et en ajouter de nouvelles. Vous pouvez personnaliser les vues pour chaque type d'activité dans le formulaire d'entité pour chaque entité personnalisable dans la zone Personnaliser les entités.

Les données d'activité sont entrées dans des formulaires d'activité individuelle

Les activités sont entrées dans des formulaires particuliers personnalisables pour chaque type d'activité, et non dans un formulaire d'activité générique ou dans un formulaire pour l'entité Groupe d’activité. Cela vous permet de modifier les données qui sont collectées pour chaque type d'activité.

Les activités peuvent être renommées ou utilisées pour plusieurs types d'activités

Vous pouvez personnaliser des entités d'activité existantes, mais vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles entités d'activité. Si vous avez besoin d'ajouter un nouveau type d'activité, deux options s'offrent à vous :

• Renommer une entité d'activité existante qui ne sert pas dans votre organisation.

• Personnaliser une entité d'activité existante de manière à ce qu'elle puisse prendre en charge votre nouvelle activité et sa fonction d'origine.

Par exemple, si vous avez besoin de stocker des réponses Web et que votre organisation n'utilise pas l'entité Télécopie, vous pouvez renommer cette entité et la personnaliser. Par contre, si votre organisation utilise l'entité Télécopie, vous pouvez la renommer Télécopie et réponse Web, puis la personnaliser pour prendre en charge ces deux types d'activités.

Dans l'exemple précédent, pour personnaliser une entité d'activité afin de prendre en charge plusieurs types d'activités, procédez comme suit :

1. Renommez l'entité « Télécopie et réponse Web ».

2. Ajoutez à l'entité un nouvel attribut, intitulé Type, avec deux options de liste de choix : Télécopie et Réponse Web.

3. Ajoutez au formulaire les nouveaux attributs nécessaires au suivi des réponses Web, par exemple le nouvel attribut Type.

4. Utilisez un événement onChange sur le formulaire. Ainsi, lorsqu'un utilisateur sélectionne Télécopie ou Réponse Web, les champs appropriés sont affichés dans le formulaire.

5. Modifiez les vues par défaut de façon à ce que l'entité affiche uniquement les informations de télécopie.

6. Ajoutez de nouvelles vues qui affichent uniquement les réponses Web.

Vous ne pouvez pas modifier les icônes pour les entités existantes. Votre entité existante personnalisée conservera l'icône d'origine.

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