10 notions clés à connaître sur Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Publié le : Avril 11, 2008
Microsoft Dynamics CRM pour Microsoft Office Outlook est un complément de Microsoft Dynamics CRM, installé sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable. Microsoft Dynamics CRM pour Outlook intègre Microsoft Dynamics CRM à votre expérience quotidienne d'Outlook en affichant les zones de Microsoft Dynamics CRM sous forme de sous-dossiers des dossiers de messagerie d'Outlook. À quelques exceptions près, toutes les mêmes fonctionnalités sont disponibles, notamment concernant l'installation et la configuration.
Sauf si vous avez besoin d'un accès hors connexion, installez la version recommandée dans le programme d'installation.
Configurer Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Une fois l'installation terminée, pour configurer Microsoft Dynamics CRM pour Outlook dans le menu Démarrer, cliquez sur Tous les programmes, cliquez sur Microsoft Dynamics CRM, puis cliquez sur Assistant Configuration.
Vous aurez besoin de l'adresse Web (URL) de l'installation Microsoft Dynamics CRM de votre organisation. Si vous utilisez l'application Web, c'est généralement la même adresse Web. Si vous ne connaissez pas l'adresse Web, contactez votre administrateur système.
Sauf indication contraire de votre administrateur, ne modifiez aucune option.
Accéder à Microsoft Dynamics CRM par le biais des nouveaux barres d'outils, menus et dossiers CRM figurant dans Outlook
Après avoir configuré le complément et redémarré Outlook vous pouvez accéder à Microsoft Dynamics CRM.
Une barre d'outils de boutons CRM installée dans Outlook vous permet d'effectuer rapidement de nombreuses fonctions, notamment créer des activités, des enregistrements et utiliser la Recherche avancée. Grâce à la Recherche avancée, vous pouvez procéder à une recherche dans Microsoft Dynamics CRM directement à partir de la barre d'outils.
Dans la barre d'outils standard d'Outlook, un nouveau menu CRM vous donne accès aux fonctionnalités et options supplémentaires de Microsoft Dynamics CRM, notamment à vos options personnelles, à la synchronisation et au programme d'aide.
Les dossiers Microsoft CRM affichent vos données Microsoft Dynamics CRM.
Une icône de notification apparaît dans la zone de notification de votre Bureau.
Définir vos options de messagerie dans vos options personnelles de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Si votre organisation utilise le workflow, le publipostage ou d'autres tâches système automatisées, vous devez définir vos options personnelles pour autoriser Microsoft Dynamics CRM à envoyer un courrier électronique en votre nom par le biais de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook.
Dans le menu CRM, cliquez sur Options, puis dans la boîte de dialogue, sous l'onglet Courrier électronique, activez la case à cocher Autoriser Microsoft Dynamics CRM à envoyer un courrier électronique à l'aide de CRM pour Outlook.
Transposer vos contacts Outlook dans Microsoft Dynamics CRM
Dans Outlook, vous pouvez ouvrir un contact ou sélectionner un maximum de 25 contacts dans la liste. Cliquez sur Suivre dans CRM. Si vous voulez inclure la société en tant que compte parent dans Microsoft Dynamics CRM, définissez l'option correspondante dans vos options personnelles, sous l'onglet Synchronisation.
Suivre les tâches Outlook en tant qu'activités Microsoft Dynamics CRM
Dans Outlook, vous pouvez ouvrir une tâche ou sélectionner un maximum de 25 tâches dans la liste. Cliquez sur Suivre dans CRM. Pour une tâche unique, vous pouvez cliquer sur la flèche bas du bouton Suivre dans CRM, puis sélectionner le type d'activité Microsoft Dynamics CRM devant suivre la tâche.
Définir et afficher l'enregistrement concernant Microsoft Dynamics CRM à partir d'Outlook
Une fois un enregistrement (contact, courrier électronique ou tâche) suivi, cliquez sur Définir Concernant pour le rechercher et le lier à un autre enregistrement Microsoft Dynamics CRM, tel qu'un compte ou un incident. Cliquez sur Afficher Concernant pour ouvrir l'enregistrement Microsoft Dynamics CRM. Si vous sélectionnez un enregistrement concernant incorrect, cliquez sur Définir Concernant pour en choisir un autre.
Accéder aux adresses électroniques de Microsoft Dynamics CRM à partir de Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Lorsque vous adressez un courrier électronique à un destinataire dans Outlook, cliquez sur le champ À, et dans la liste du Carnet d'adresses , sélectionnez l'adresse d'un compte, d'un contact, d'une installation ou d'un équipement, d'un prospect, d'une file d'attente ou d'utilisateurs.
Synchroniser manuellement Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Lorsque vous travaillez dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, les modifications que vous effectuez sont immédiatement synchronisées dans Microsoft Dynamics CRM, et les autres utilisateurs peuvent accéder à ces informations sur le champ. En revanche, les modifications effectuées par d'autres personnes dans Microsoft Dynamics CRM peuvent prendre jusqu'à 15 minutes pour se synchroniser avec vos contacts et tâches Outlook. Pour procéder à une synchronisation manuelle, dans le menu CRM, cliquez sur Synchroniser avec Microsoft CRM.
Identifier et résoudre certains problèmes dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook
Les Diagnostics détectent et résolvent un grand nombre de difficultés que vous pouvez rencontrer dans Microsoft Dynamics CRM pour Outlook, notamment des problèmes liés à la connectivité, à l'installation ou à des données endommagées. Dans certains cas, vous pouvez demander à l'Assistant de résoudre un problème.
L'Assistant s'installe sur votre ordinateur lors de l'installation du Microsoft Dynamics CRM pour Outlook.
Dans le menu Démarrer, cliquez sur Tous les programmes, sur Microsoft Dynamics CRM, puis sur Diagnostics. Pour démarrer l'Assistant, cliquez sur Exécuter les diagnostics.
Remarque
