Énoncez vos termes : utilisez la nomenclature de votre organisation

Avant de commencer

Cet article décrit comment modifier les noms des entités utilisées dans Microsoft Dynamics CRM. Mais avant de commencer à modifier ces noms, vous devez vous assurer que vous savez comment les renommer. Ce n'est pas toujours aussi simple qu'il y paraît.

Au début de cet article, nous avons vu qu'il est conseillé que chaque organisation possède une nomenclature commune pour décrire ses activités. Dans la réalité, ce n'est pas toujours le cas. Certaines organisations sont le résultat de fusions et d'acquisitions, d'autres travaillent depuis toujours dans des silos fonctionnels séparés. Par conséquent, il arrive que des groupes de personnes dans l'organisation utilisent une nomenclature différente pour décrire des choses identiques.

Il est difficile d'améliorer la coopération et les processus dans votre organisation lorsque les personnes n'utilisent pas la même nomenclature. Ne faites pas l'impasse sur ce problème. La gestion de la relation client (CRM) suppose que votre organisation possède une nomenclature commune. Sans une nomenclature partagée, il peut régner une certaine confusion en ce qui concerne le type de données que l'entité est censée capturer. Si cela n'est pas clair, vos utilisateurs peuvent entrer des données incorrectes. Ceci peut déboucher sur le phénomène de « mauvaises données en entrée, résultats erronés en sortie », ou GIGO (Garbage In Garbage Out), entraînant alors des problèmes au niveau des données qui sont plus difficiles à résoudre. Par ailleurs, il est déconseillé de modifier sans cesse le nom des entités. Établissez une nomenclature partagée dans les premières phases de l'implémentation de manière à définir le nom des entités une bonne fois pour toutes.

Il se peut que vous deviez établir explicitement les définitions des termes utilisés dans votre organisation pour éliminer toute ambiguïté. Vous devez connaître les définitions fournies pour les entités dans Microsoft Dynamics CRM, mais n'hésitez pas à renommer vos entités et à optimiser les définitions si vous souhaitez les rendre plus spécifiques dans votre implémentation.

Modification des noms des entités

Le nom des entités apparaissent à divers endroits de Microsoft Dynamics CRM. S'il est facile de modifier le nom d'une entité, il ne s'agit toutefois que de la première étape. Pour que la modification soit cohérente tout au long de Microsoft Dynamics CRM, vous devez modifier les zones suivantes :

• Nom d'entité

• Étiquettes du formulaire d'entité

• Noms de vue d'entité

• Noms complets d'attribut d'entité

• Messages système

• Reports

• Contenu de l'aide en ligne

Modifier les messages système

Les éléments restant à modifier dans l'entité elle-même sont les messages affichés par Microsoft Dynamics CRM. Il s'agit de toutes les chaînes de texte dans l'application qui sont associées à cette entité.

1. Sous Détails, cliquez sur Messages.

2. Examinez les valeurs dans la colonne Chaîne d'affichage par défaut. Si l'une des chaînes utilise l'ancien terme, double-cliquez sur la chaîne pour la modifier.

3. Dans la zone Chaîne d'affichage personnalisé, procédez à vos modifications.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque

Certains messages système possèdent des espaces réservés aux paramètres. Il s'agit de nombres incrémentiels placés dans des accolades, par exemple « {0} ». Vous ne devez pas modifier les espaces réservés aux paramètres. Les espaces réservés aux paramètres sont remplacés par une référence de texte appropriée lorsque le message est affiché. Cette référence dépend généralement du contexte dans lequel le message est affiché, par exemple l'attribut principal de l'enregistrement. L'attribut principal est généralement le texte qui décrit l'enregistrement, par exemple Nom du compte ou Titre de l'incident.

Conseil

Certains messages comprennent des messages d'erreur qui seront visibles par les utilisateurs. Vous pouvez modifier le message pour fournir plus d'informations, par exemple pour indiquer une personne à contacter dans votre organisation. Toutefois, vous ne pouvez pas inclure de liens hypertexte pointant vers des informations supplémentaires dans les messages.

Publier les personnalisations

Jusqu'à présent, les modifications que vous avez apportées n'ont pas été publiées. Vous pouvez publier vos personnalisations dans divers emplacements de Microsoft Dynamics CRM. Si le formulaire Entité est ouvert, le moyen le plus simple de publier des personnalisations consiste à cliquer sur Publier dans le menu Actions. Après avoir publié vos modifications, confirmez que les résultats sont conformes à vos attentes.

Remarque

Le nom de l'entité dans le volet de navigation peut ne pas refléter les modifications immédiatement après la publication car les informations sont mises en cache par le navigateur. Vous devrez peut-être appuyer sur F5 pour afficher les modifications.

Modifier les rapports

La façon dont vous modifiez vos rapports dépend de la manière dont ils ont été préparés. Dans la plupart des cas, vous devez ouvrir le rapport et mettre à jour manuellement les étiquettes qui font référence à l'ancien nom de l'entité.

Microsoft Dynamics CRM inclut Microsoft SQL Server Reporting Services comme principal moteur pour la création de rapports. Par défaut, tous les rapports qui sont visibles dans la zone de rapports Microsoft Dynamics CRM sont des rapports Reporting Services. Vous pouvez avoir aussi d'autres types de rapports, tels que des rapports Microsoft Office Excel disponibles à partir de la zone de rapports. Par ailleurs, votre organisation peut posséder des rapports supplémentaires qui ne sont pas téléchargés dans Microsoft Dynamics CRM, mais qui utilisent les données Microsoft Dynamics CRM.

Procédez comme suit pour modifier le nom du rapport :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Espace de travail, puis sur Mes tâches, cliquez sur Rapports.

2. Pour chaque rapport susceptible d'être affecté par la modification, sélectionnez le rapport, puis dans le barre d'outils Actions, cliquez sur Modifier le rapport.

3. Modifiez le nom et la description du rapport.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous devez également vérifier si l'ancien nom de l'entité apparaît dans le rapport lorsque vous l'affichez, généralement dans une étiquette du rapport.

Modifier les rapports de l'Assistant Rapport

Après avoir modifié l''entité ou les noms complets d'attribut d'entité, vous devez exécuter l'Assistant Rapport de nouveau pour actualiser le rapport avec les nouveaux noms complets.

Remarque

Vous pouvez n'utiliser que l'Assistant Rapport pour modifier des rapports qui ont été créés avec l'Assistant.

Actualiser un rapport d'Assistant Rapport

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Espace de travail, puis sous Mes tâches, cliquez sur Rapports.

2. Sélectionnez un rapport créé à l'aide de l'Assistant Rapport, puis dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Modifier le rapport.

3. Sous Source, cliquez sur Assistant Rapport pour ouvrir l'Assistant Rapport.

4. Vérifiez les points suivants :

   • Démarrer à partir d'un rapport existant est sélectionné.

   • Le rapport que vous modifiez est sélectionné.

   • Remplacer le rapport existant est sélectionné.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Continuez de cliquer sur Suivant pour compléter l'Assistant Rapport, en acceptant les valeurs existantes.

Modifier le contenu de l'aide

À ce stade, les nouveaux termes que vous utilisez sont cohérents dans la totalité du texte de l'interface utilisateur de Microsoft Dynamics CRM, à l'exception du contenu de l'aide.

Résumé

Vous pouvez modifier les noms des entités Microsoft Dynamics CRM. Ceci est important pour que Microsoft Dynamics CRM reflète la nomenclature utilisée dans votre organisation. Assurez-vous de définir la nomenclature de votre organisation avant de commencer. Pour renommer des entités, vous devez apporter des modifications dans les zones suivantes :

• Nom d'entité

• Étiquettes du formulaire d'entité

• Noms de vue d'entité

• Noms complets d'attribut d'entité

• Messages système

• Reports

• Contenu de l'aide

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