Négligez-vous certains de vos clients ? Exécutez un rapport pour le savoir

Exécutez le rapport Comptes négligés

1. Dans Espace de travail, sous Mes tâches, cliquez sur Rapports, puis double-cliquez sur Comptes négligés. Le filtre par défaut apparaît. Vous pouvez le modifier selon vos besoins.

2. Cliquez sur Exécuter le rapport.

3. Dans l'écran suivant, sélectionnez le nombre de jours à partir duquel vous considérez qu'un compte est négligé, sélectionnez le groupement, puis cliquez sur Afficher le rapport. Un graphique s'affiche avec le groupement spécifié.

4. Cliquez sur une zone du graphique pour en afficher les détails.

Créez la source de données

1. Dans une feuille de calcul vide dans Excel, dans le menu Data, pointez sur Importer les données externes, puis cliquez sur Nouvelle requête de base de données. Dans la boîte de dialogue Choisir une source de données, vérifiez que la case à cocher Utilisez l'Assistant Requête pour créer/éditer des requêtes est activée.

2. Cliquez sur Nouvelle source de données, puis sur OK.

3. Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle source de données, tapez le nom de la source de données, puis, dans la liste des pilotes, sélectionnez SQL Server.

4. Cliquez sur Connexion.

5. Dans la boîte de dialogue Compte de connexion SQL Server, dans la case Serveur, tapez le nom de l'ordinateur qui exécute Microsoft SQL Server où la base de données Microsoft Dynamics CRM est stockée, puis cliquez sur Options.

6. Dans la zone Base de données, sélectionnez Organisation : MSCRM, puis cliquez trois fois sur OK.

Sélectionnez les vues filtrées à inclure

1. Le Assistant Requête s'ouvre automatiquement. Si ce n'est pas le cas, ouvrez-le.

2. Dans la liste Tables et colonnes disponibles, développez FilteredOpportunity, puis double-cliquez sur le champ nom pour l'ajouter à la zone Colonnes dans votre requête. Étant donné que le champ nom est obligatoire dans zone Opportunités, chaque enregistrement contient des données. Vous pourrez sélectionner ultérieurement les autres champs affichés dans la liste.

3. Cliquez sur Suivant à trois reprises. Dans la boîte de dialogue Assistant Requête – Fin, sélectionnez Afficher les données ou modifier la requête dans Microsoft Query, puis cliquez sur Terminer. Microsoft Query s'ouvre.

4. Dans le menu Table, cliquez sur Ajouter une table, sur FilteredActivityPointer, sur Ajouter, puis sur Fermer.

Définissez la relation entre les vues filtrées

1. Ajustez la largeur de la vue FilteredOpportunity afin que les noms des champs soient visibles et faites défiler jusqu'à ce que le champ opportunityid soit visible.

2. Ajustez la largeur de la vue FilteredActivityPointer afin que les noms des champs soient visibles et faites défiler jusqu'à ce que le champ regardingobjectid soit visible. Le champ regardingobjectid stocke les informations d'identification pour l'enregistrement auquel l'activité est liée. Pour les activités concernant les opportunités, les données dans ce champ sont un opportunityid du type d'enregistrement Opportunité.

3. Faites glisser opportunityid sur regardingobjectid. Assistant Requête trace une ligne entre les deux champs pour indiquer qu'il a créé une jointure de base de données entre les deux vues filtrées selon les données de ces champs.

4. Double-cliquez sur la ligne entre les deux champs, puis sélectionnez 2: Inclure tous les enregistrements de FilteredOpportunity et seulement ceux de FilteredActivityPointer pour lesquels FilteredOpportunity.opportunityid. Cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

   Vous venez de créer une jointure externe gauche. Pour plus d'informations sur les jointures, voir la rubrique « Récupérer des enregistrements liés provenant de plusieurs tables comportant des jointures » dans l'aide de Microsoft Query. Dans les étapes 5 à 7, vous allez utiliser la jointure externe gauche pour créer une jointure de soustraction qui permet d'extraire des enregistrements qui ne sont pas communs à deux tables.

5. Faites glisser le champ sujet de la vue FilteredActivityPointer vers la zone des colonnes de la requête. Pour pouvoir transformer la jointure en jointure de soustraction, un champ obligatoire de la vue FilteredActivityPointer doit être ajouté aux colonnes affichées.

6. Dans le menu Afficher, cliquez sur Critères.

7. Agrandissez la largeur de la première colonne de critères d'environ 7,5 centimètres. Ensuite, dans le premier champ Critères, sélectionnez le champ FilteredActivityPointer : sujet, et dans le premier champ Valeur, tapez « Is Null ». Vous spécifiez ainsi que les opportunités qui disposent d'une activité associée à un sujet ne doivent pas être incluses.

8. Faites glisser les colonnes de la vue FilteredOpportunity que vous souhaitez inclure dans votre rapport, telles que owneridname et createdonutc, vers la zone des colonnes, puis supprimez la colonne sujet qui est à présent inutile.

9. Pour afficher les opportunités négligées, dans le menu Enregistrements, cliquez sur Exécuter la requête.

Afficher les données dans Excel

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Renvoyer les données vers Microsoft Excel, puis sur OK.

2. Pour enregistrer votre rapport d'exceptions personnalisé, dans le menu Fichier d'Excel, cliquez sur Enregistrer sous, puis spécifiez un nom de fichier.

3. Pour mettre à jour les données de Microsoft Dynamics CRM, dans le menu Data, cliquez sur Actualiser les données.

4. Si vous préférez afficher les données dans un tableau croisé dynamique, dans le menu Data, cliquez sur Rapport de tableau croisé et de graphique croisé, et utilisez l'Assistant Tableau croisé et Graphique croisé pour créer votre tableau ou graphique croisé dynamique.

Ajoutez le rapport à Microsoft Dynamics CRM

1. Dans le Espace de travail, sous Mes tâches, cliquez sur Rapports, puis sur Nouveau.

2. Dans la liste Type de rapport, sélectionnez Fichier existant.

3. Sous Emplacement du fichier, cliquez sur Parcourir, retrouvez le fichier que vous avez enregistré, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Dans Types d'enregistrements associés, cliquez sur Sélectionner ou modifier les valeurs de ce champ, puis dans la boîte de dialogue Sélectionner des valeurs, double-cliquez sur Opportunités, puis cliquez sur OK.

5. Dans Afficher dans, cliquez sur Sélectionner ou modifier les valeurs de ce champ, puis dans la boîte de dialogue Sélectionner des valeurs, double-cliquez sur Listes des types d'enregistrements associés, puis cliquez sur OK. Comme vous avez sélectionné Opportunités dans le Types d'enregistrements associés, ce rapport apparaît également dans la liste Reports disponible dans le zone Opportunités.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

7. Pour visualiser le rapport dans Microsoft Dynamics CRM, dans le menu Atteindre, pointez sur Vente, cliquez sur Opportunités, cliquez sur l'icône Reports, puis sélectionnez le rapport que vous venez de créer.

Une fois que vous avez identifié les prospects, opportunités et clients négligés, vous pouvez développer des actions pour entretenir ces relations. L'apprentissage de l'association de données provenant de deux types d'enregistrements dans Excel vous permet d'optimiser vos rapports.