10 notions clés à connaître sur la mise en route des ventes
Publié le : Avril 11, 2008
Les dix points de cet article constituent les règles essentielles que vous devez connaître pour démarrer l'utilisation des fonctions de vente de Microsoft Dynamics CRM. Le Centre ressources comporte également de nombreux articles permettant de bénéficier pleinement des fonctions de vente ; pour obtenir la liste complète, visitez le site du Centre ressources en cliquant sur Centre de ressources dans le volet de navigation de gauche. Pour toute autre information, voir le programme d'aide.
Différences entre prospects, opportunités, comptes et contacts
Les comptes représentent les sociétés avec lesquelles votre organisation entretient des relations commerciales.
Les contacts sont les personnes qui représentent un compte.
Les prospects sont des clients potentiels.
Les opportunités ne sont pas des clients spécifiques, tels que des prospects, des contacts ou des comptes. Il n'est donc pas nécessaire d'ajouter un enregistrement de client à une opportunité.
Les clients peuvent être des comptes, des contacts ou des prospects. Vous pouvez également utiliser des rôles de relations pour définir la manière dont des enregistrements de compte, d'opportunité et de contact doivent être reliés les uns aux autres dans Microsoft Dynamics CRM.
Créer et enregistrer des vues personnelles
À partir d'une liste quelconque, cliquez sur Recherche avancée et modifiez la requête qui a créé cette vue. Vous pouvez l'enregistrer sous un autre nom. La prochaine fois que vous utiliserez cette liste, dans la liste Afficher, dans la zone Afficher, dans la section Mes vues, sélectionnez la vue enregistrée. Malheureusement, ces nouvelles vues ne peuvent pas être enregistrées en tant que vue par défaut.
Importer des prospects et des contacts
Vous pouvez importer des enregistrements de prospects et de contacts dans Microsoft Dynamics CRM. Ces enregistrements peuvent être présentés sous forme de tableur Microsoft Office Excel, de fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) ou d'un autre logiciel CRM, ou encore dans Microsoft Office Outlook. Importez ces enregistrements dans Microsoft Dynamics CRM à l'aide de l'Assistant Importation.
Pour importer les données, dans le menu Actions, cliquez sur Importer des données. Pour en savoir plus sur l'importation, lisez l'article intitulé : Vue d'ensemble de l'importation des données.
Convertir un prospect en opportunité, en contact ou en compte
Dans le cadre du processus de prospect, vous pouvez convertir un prospect en opportunité avec des comptes ou des contrats associés, ou le convertir en nouveaux comptes ou contrats. Pour exclure des prospects, vous les fermez sans les convertir.
Pour convertir un prospect, ouvrez l'enregistrement de prospect, sur la barre d'outils cliquez sur Convertir un prospect, puis sélectionnez le type d'enregistrement dans lequel vous voulez convertir le prospect.
Ce diagramme montre comment un prospect devient un compte ou un contact, puis une opportunité.
Présentation du cycle des devis, des commandes et des factures
Un brouillon de devis est une offre formelle de produits et/ou de services, définie en fonction de prix spécifiques et de conditions de paiement correspondantes, qui est envoyée à une opportunité, un compte ou un contact. Lorsque le devis est prêt, il est activé est envoyé au client. Le devis fait souvent l'objet de révisions entre le commercial et le client avant d'être accepté.
Une fois le devis accepté, une commande est générée à partir de ce devis. La commande est créée pour confirmer l'accord de produits ou de services proposés dans le devis. Enfin, après la livraison des produits ou des services, un enregistrement de facture peut être généré. À moins que votre organisation n'ait intégré Microsoft Dynamics CRM avec le logiciel de facturation, cet enregistrement indique uniquement qu'une facture a été créée ; il ne représente pas la facture elle-même. Dans Microsoft Dynamics CRM, les devis, les commandes et les factures sont considérés comme un même élément, mais à des stades de transition différents. Ce diagramme explique le cycle de vie d'un devis.
Créer un devis, une commande ou une facture sur la base d'une opportunité
À un certain stade du processus de vente, vous voulez envoyer un devis, une commande ou une facture à un client qui est à l'origine d'une opportunité. Il est très facile de créer un devis, une commande ou une facture à partir d'un enregistrement d'opportunité.
Dans la liste des opportunités, ouvrez l'opportunité à laquelle vous souhaitez ajouter un devis, une commande ou une facture. Sous Vente, cliquez sur le type d'enregistrement que vous souhaitez créer : devis, commandes ou factures. Sur la barre d'outils Actions, cliquez sur Nouveau devis, Nouvelle commande ou Nouvelle facture. Complétez le formulaire si nécessaire.
Imprimer des devis
Dans Microsoft Dynamics CRM, vous pouvez imprimer des devis en tant que fusion et publipostage d'un document Microsoft Office Word.
Ouvrez le devis, et dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Imprimer un devis pour le client.
Recalculer une opportunité
Modifiez la liste des produits associés à l'opportunité. Lors de l'enregistrement des opportunités, Microsoft Dynamics CRM recalcule le revenu estimé selon toute modification apportée aux produits ou selon les quantités de produits associées à l'opportunité.
Dans la section Revenu estimé, vérifiez que Calculé par le système est sélectionné, puis dans le menu Actions, cliquez sur Recalculer.
Envoyer un courrier électronique à un client ou une autre personne de votre organisation
Pour envoyer un message rapide à un client, dans leur compte, contact ou enregistrement de prospect, dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Envoyer un courrier électronique. Cliquez sur le formulaire, puis cliquez sur Envoyer.
Pour envoyer un message électronique rapide au propriétaire d'un enregistrement, dans l'onglet Administration d'un enregistrement, double-cliquez sur le nom du Propriétaire. Lorsque l'enregistrement correspondant s'ouvre, cliquez sur Envoyer un courrier électronique direct, remplissez le formulaire, puis cliquez sur Envoyer.
Pour envoyer un message instantané à toute personne avec un logo de présence. Si Office Communicator 2007 et Microsoft Dynamics CRM pour Outlook sont installés, le logo de présence peut s'afficher. Cliquez sur ce logo et envoyez des messages instantanés ou des courriers électroniques.
Affecter et partager des enregistrements
Les informations relatives aux clients Microsoft Dynamics CRM avec lesquelles vous pouvez travailler sont déterminées par les permissions et la propriété. Si plusieurs personnes souhaitent travailler avec un enregistrement, ce dernier peut être partagé ou assigné. Lorsque vous partagez un enregistrement avec un autre utilisateur, vous accordez à celui-ci des autorisations spécifiques, telles que Lire, Écrire ou Supprimer, sur cet enregistrement. Lorsque vous assignez un enregistrement à un autre utilisateur, vous faites de cet utilisateur le propriétaire de l'enregistrement.
Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur Autres actions, puis sur Partage.
Dans la barre d'outils Actions, cliquez sur le bouton Attribuer.
