Cuando trabaja en Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, puede usar todos los botones y barras de herramientas de Outlook con los que está familiarizado y con la barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM y el menú para administrar mensajes y la mayor parte de las actividades. En cualquier momento, puede realizar el seguimiento de un mensaje de correo electrónico de Outlook en Microsoft Dynamics CRM. Los mensajes de los que se realiza un seguimiento continúan apareciendo en las carpetas de correo de Outlook. Tiene la opción de cambiar el icono por un
Icono Seguimiento en CRM 
de Microsoft Dynamics CRM. Una copia del mensaje de correo se guarda como una actividad y está disponible en el área Actividades de Microsoft Dynamics CRM. Puede vincular la actividad a un registro en Microsoft Dynamics CRM. También puede establecer opciones personales para que se realice un seguimiento de todo el correo entrante en Microsoft Dynamics CRM.
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Importante
Puesto que Microsoft Dynamics CRM comparte datos entre usuarios, no se aplican muchos de los supuestos de privacidad predeterminadas de un sistema de correo electrónico completo. Esto significa que una actividad de correo electrónico que esté asociada con un registro de Microsoft Dynamics CRM como un registro Referente a (por ejemplo, un caso, una cuenta o un contacto) tiene la misma visibilidad que cualquier otra actividad asociada con ese registro, y cualquier usuario que tenga acceso al registro y sus actividades asociadas tiene acceso también al mensaje de correo electrónico.
Cuando usa Microsoft Dynamics CRM para Outlook, todo el correo electrónico que recibe llega a la Bandeja de entrada de Outlook; sólo el correo electrónico que se originó como actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM (es decir, una respuesta al correo electrónico que envió desde Microsoft Dynamics CRM) o que esté marcado para su seguimiento en Microsoft Dynamics CRM, llega al área Actividades de Microsoft Dynamics CRM y Mi área de trabajo: Colas. Si lo prefiere, puede:
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Realizar un seguimiento de todo el correo entrante como actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM.
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Realizar un seguimiento sólo del correo electrónico originado en Microsoft Dynamics CRM (es decir, el correo electrónico enviado en respuesta a una actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM) en actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM.
- Realizar un seguimiento sólo del correo electrónico relacionado con sus cuentas, contactos o clientes potenciales.
Si elige no realizar un seguimiento de todo el correo entrante, puede realizar un seguimiento manualmente de los mensajes seleccionados en Outlook como actividades de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM.
Sin embargo, si realiza un seguimiento de todos los mensajes de correo electrónico como actividades de correo de Microsoft Dynamics CRM, todo aquel que tenga permiso para ver o trabajar con sus actividades tendrá acceso a los mensajes de correo. Además, cuando se realiza un seguimiento de un mensaje de correo electrónico con datos adjuntos como una actividad de Microsoft Dynamics CRM, éstos se incluyen en la actividad. Si no desea que dichos datos adjuntos estén disponibles para otros usuarios, elimínelos de la actividad de correo electrónico.
Puede vincular actividades de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM a contactos, cuentas, clientes potenciales, instalaciones, equipamiento, colas, o usuarios activos en Microsoft Dynamics CRM. Puede seleccionar registros de Microsoft Dynamics CRM activos con direcciones de correo electrónico de la Libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM, que se instala automáticamente cuando se instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook. También se puede realizar un seguimiento de las actividades de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM sin relacionarlas con otro registro.
Microsoft Dynamics CRMCuando envía, responde o reenvía un mensaje de correo electrónico del que se está realizando un seguimiento como actividad de correo, se crea una actividad cerrada para cada cuenta y cada contacto al que se hace referencia, y se muestra en el área Historial. Las actividades de correo electrónico cerradas no se pueden actualizar excepto para vincularlas a un registro de Microsoft Dynamics CRM relacionado. Si no se ha seleccionado aún un registro relacionado, tiene la opción de seleccionar uno.
Si instala Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión, tiene la opción de trabajar sin conexión desde el servidor de Microsoft Dynamics CRM. Puede crear mensajes de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM que se envíen cuando vuelva a conectarse. Si envía mensajes de correo de Outlook, éstos se envían inmediatamente.
Cuando trabaja con Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión sin conexión, si crea y envía un mensaje de correo electrónico y no puede entregarse el mensaje o está bloqueado, por ejemplo, porque el destinatario no desea recibir correo o el servidor de correo está inactivo, el mensaje se guarda en su carpeta Borradores en Outlook, pero se crea una actividad cerrada de Microsoft Dynamics CRM. En Microsoft Dynamics CRM puede usar la vista de correos electrónicos pendientes para ver los mensajes no enviados. Cuando trabaja sin conexión, los mensajes de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM que envía se guardan en la cola sin conexión de Outlook y, cuando se conecta, Microsoft Dynamics CRM intenta enviarlos automáticamente y crear las actividades. Si no se puede enviar un mensaje de correo electrónico, se guarda en Microsoft Dynamics CRM como una actividad en el borrador, pero no aparece en la carpeta Borradores de Outlook.
Use la Libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM para seleccionar registros de Microsoft Dynamics CRM en Outlook. La Libreta de direcciones incluye cuentas, contactos, instalaciones/equipamiento, clientes potenciales, colas y usuarios. Puede obtener acceso a la Libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM desde el mismo menú que las demás libretas de direcciones de Outlook y usarla de la misma manera.
La Libreta de direcciones se usa también para reconciliar destinatarios de correo electrónico en mensajes entrantes con contactos de Microsoft Dynamics CRM y vincularlos automáticamente. El modo en que se hace la correspondencia entre contactos se establece en las opciones personales.
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