Con Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, puede trabajar en todas las áreas de Microsoft Dynamics CRM para las cuales dispone de privilegios ( Derechos de un usuario a realizar acciones específicas en tipos de registro específicos o a realizar tareas. Los administradores del sistema asignan privilegios a roles de seguridad. A continuación, se asignan roles de seguridad a los usuarios. Los ejemplos de privilegios incluyen Actualizar cuenta y Publicar personalizaciones. ) .

En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, se pueden crear nuevos registros ( Entradas de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que almacenan toda la información acerca de elementos específicos, como contactos. Los registros son como fichas individuales en un sistema de archivos de fichas. En una lista puede ver información básica de los registros y en un formulario puede ver o cambiar la información detallada de los registros. ) y actividades ( Acciones que se van a realizar (como una tarea) o un elemento de comunicaciones que se envía o recibe (por ejemplo, correo electrónico, llamadas de teléfono, faxes, cartas y citas). Se realiza un seguimiento del estado de las actividades y se guarda en el sistema el historial de las actividades para que los usuarios puedan ver las actividades abiertas y cerradas. ) en varios lugares:

• Menús y botones de la barra de herramientas de Outlook
  Puede crear nuevos contactos, tareas, citas y mensajes de correo electrónico que usen los formularios de Outlook que ya le son familiares. Puede realizar un seguimiento de un registro o una actividad en Microsoft Dynamics CRM. Puede designar tareas de Outlook como llamadas de teléfono, faxes o cartas de Microsoft Dynamics CRM. Los registros de los que realiza un seguimiento están vinculados y las actualizaciones de los registros de Outlook se propagan en Microsoft Dynamics CRM y viceversa. Puede establecer opciones personales para usar siempre formularios de Microsoft Dynamics CRM u Outlook.

  Una vez guardado el mensaje como actividad de correo electrónico de Microsoft Dynamics CRM, cualquier usuario con acceso a sus actividades en Microsoft Dynamics CRM podrá obtener acceso al mensaje guardado.

  Más información:

• Barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM
  Puede crear nuevas actividades y registros, buscar registros y vincular mensajes de correo electrónico, tareas, citas y contactos de Outlook a registros de Microsoft Dynamics CRM. También puede abrir la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM desde esta barra de herramientas. Si usa Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión podrá trabajar en línea y sin conexión.

• Menú CRM
  Puede crear nuevas actividades y registros, abrir las áreas de actividad de Microsoft Dynamics CRM y buscar registros con Búsqueda avanzada. También puede abrir la Ayuda de Búsqueda avanzada y Microsoft Dynamics CRM desde este menú.

  Si trabaja en Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión, puede usar datos sin conexión. En este menú, puede definir qué datos estarán disponibles sin conexión, iniciar la sincronización y conectarse o desconectarse.

• Carpetas de Microsoft Dynamics CRM
  Use las carpetas de Microsoft Dynamics CRM para obtener acceso a registros de Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Dynamics CRM que usan los formularios de actividad de Microsoft Dynamics CRM. Si crea registros al trabajar sin conexión, se sincronizarán con el servidor de Microsoft Dynamics CRM cuando vuelva a trabajar en línea. Este método tiene otras ventajas, por ejemplo, el acceso a plantillas de correo electrónico.

  No mueva los registros o las actividades de Microsoft Dynamics CRM ni los registros o las actividades a los que se realiza un seguimiento en Outlook desde las carpetas designadas. Podría romper el vínculo a Microsoft Dynamics CRM e interrumpir un futuro seguimiento.

Más información:

Si está sin conexión, no es posible tener acceso a algunas áreas y algunos registros no se pueden eliminar, modificar, compartir ni asignar.

La siguiente lista muestra las características que no están disponibles cuando se está sin conexión

No disponible sin conexión Asignación de registros (excepto actividades y casos) Conversión de ofertas en pedidos de ventas Conversión de pedidos de ventas en facturas Administración del sistema Actualización de la configuración del sistema Administración de actividades de servicio Administración de servicios Uso del Calendario de servicios y del calendario del área de trabajo Edición de artículos Edición o administración de documentación de ventas Cambio de organizaciones Uso compartido de registros Detección de registros duplicados Administración de trabajos del sistema Ejecución de algunas pruebas de diagnóstico Ejecución de reglas del flujo de trabajo Crear una campaña exprés y actividades relacionadas desde una Combinar correspondencia Disponibilidad limitada Creación o visualización de informes (basados en grupos de datos locales y datos sin conexión) Ejecución de alguna automatización de procesos empresariales personalizados (complementos) Se puede ver, pero no editar sin conexión Artículos Documentación de ventas

Más información:

Algunas actividades heredan avisos de Outlook. Una actividad puede tener o no un aviso según el lugar donde se creó:

• Actividades creadas en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
  Los avisos de tareas, mensajes de correo electrónico y citas creados en los formularios de Microsoft Dynamics CRM para Outlook tienen los avisos proporcionados por Outlook. Las actividades de servicio creadas en Microsoft Dynamics CRM para Outlook se establecen automáticamente con avisos de 15 minutos que no se pueden cambiar ni desactivar. Las actividades de servicio y las citas se sincronizan con el Calendario de servicios de Microsoft Dynamics CRM y el calendario del área de trabajo. Las tareas no aparecen en los calendarios. No puede configurar avisos de faxes, llamadas de teléfono, mensajes de correo electrónico, cartas o actividades de respuesta de campaña creados en Microsoft Dynamics CRM para Outlook.
• Actividades creadas en la aplicación web
  Las citas y actividades de servicio creadas en la aplicación web ( Versión de Microsoft Dynamics CRM que funciona en Microsoft Internet Explorer. ) y sincronizadas con Microsoft Dynamics CRM para Outlook tienen avisos cada 15 minutos que se configuran automáticamente según la fecha de vencimiento. Estos avisos no se pueden cambiar ni actualizar, aunque se actualice la fecha de vencimiento. Las citas y las actividades de servicio aparecen tanto en los calendarios de Outlook como en los de Microsoft Dynamics CRM. Los faxes, llamadas de teléfono y cartas que se crean al realizar un seguimiento de tareas de Outlook pueden tener avisos. Estas actividades creadas con formularios de Microsoft Dynamics CRM no tienen avisos.

Sólo las citas y actividades de servicio de Microsoft Dynamics CRM que tienen un seguimiento en Outlook como citas aparecen en los calendarios de Outlook y Microsoft Dynamics CRM.

Cuando se elimina un contacto, una tarea o una cita vinculada en Outlook o en Microsoft Dynamics CRM, ocurre una de estas dos cosas: el elemento vinculado se puede eliminar también o permanecer, pero el vínculo se rompe y los cambios futuros no se sincronizarán.

• Para los contactos de su propiedad:
  • Si elimina un contacto de Outlook, nunca se elimina de Microsoft Dynamics CRM, pero el vínculo se rompe y el registro se actualiza.
  • Si elimina un contacto de Microsoft Dynamics CRM y usted es el propietario del contacto, no se elimina de Outlook, pero el vínculo se rompe y el registro no se actualiza.
  • Si otro usuario elimina un contacto de Outlook y usted no es el propietario del contacto en Microsoft Dynamics CRM, el contacto se elimina de Microsoft Dynamics CRM.
• Para los contactos que no son de su propiedad:
  
  • Si otro usuario elimina un contacto de Outlook del que usted es propietario, el contacto no se elimina de Microsoft Dynamics CRM, pero el vínculo se rompe y el registro no se actualiza ni se vuelve a crear en Outlook.

• Para otros registros y actividades:
  • Si elimina de Outlook un registro del que se ha realizado un seguimiento, o bien se rechaza una cita en Outlook y se actualiza el registro o la actividad en Microsoft Dynamics CRM, es posible que éstos deban volver a crearse.
  • Al eliminar un mensaje de correo electrónico, un contacto, una tarea completada o una cita o actividad de servicio ya pasada en Outlook, no se elimina de Microsoft Dynamics CRM, pero el vínculo se rompe. Sin embargo, si elimina una tarea pendiente (incompleta) o una cita futura en Outlook, se elimina también de Microsoft Dynamics CRM.
  • Si elimina de Outlook una actividad de la que se ha realizado un seguimiento, o bien se rechaza una cita en Outlook y se actualiza el registro de Microsoft Dynamics CRM en Microsoft Dynamics CRM, es posible que el registro o la actividad se vuelvan a crear durante la sincronización.

• Citas y tareas pendientes:
  • Si el propietario u organizador elimina la cita de Outlook, se elimina de Microsoft Dynamics CRM. Si la elimina un participante, no se elimina de Outlook.
  • Si elimina una tarea pendiente de Outlook o Microsoft Dynamics CRM, se elimina la tarea vinculada.

• Citas pasadas y tareas completadas:
  • Las citas pasadas y las tareas completadas no se eliminan.

Más información:

Sí     No