Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook es un complemento de Microsoft Dynamics CRM que se instala en el equipo de escritorio o portátil. Microsoft Dynamics CRM para Outlook permite que pueda trabajar con Microsoft Dynamics CRM desde Microsoft Office Outlook ya que las áreas de Microsoft Dynamics CRM aparecen como subcarpetas en las carpetas de correo de Outlook.
En Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, puede realizar la mayoría de las tareas de ventas, marketing y servicio al cliente que realiza en Microsoft Dynamics CRM, incluido el trabajo con cuentas, contactos y campañas. La Libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM le da acceso a todas las direcciones de correo electrónico de sus clientes de Microsoft Dynamics CRM.
En el trabajo cotidiano, puede usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, aunque no todas las características de Microsoft Dynamics CRM están disponibles si trabaja sin conexión.
Microsoft Dynamics CRM para Outlook se inicia automáticamente cuando se abre Outlook. Un icono en el área de notificación de Windows indica el estado actual: En línea, Sin conexión o Deshabilitado. Para ver una lista de registros, haga clic en la carpeta de ese tipo de registro. El panel de vista previa muestra la lista. Si tiene una versión anterior de Outlook, es posible que deba expandir carpetas hasta encontrar las carpetas de Microsoft Dynamics CRM.
Las citas y actividades de servicio de Microsoft Dynamics CRM aparecen en el calendario de Outlook y, además, las actividades de tareas (tareas, faxes, llamadas de teléfono y cartas) pueden tener avisos.
| No disponible en Microsoft Dynamics CRM para Outlook | Solución alternativa |
|---|
| Firmas de correo electrónico | Use una plantilla de correo electrónico global |
| Características de edición de texto | Controles de edición estándar como, por ejemplo, presionar Entrar para líneas de espaciado doble y Mayús+Entrar para líneas de espaciado sencillo. |
| Adjuntar archivos durante la creación | Guarde una actividad de correo electrónico antes de adjuntar archivos. |
| Mover registros mediante arrastrar y colocar | Ninguna; causa la pérdida de datos. |
| Avisos | Después de sincronizar con Outlook, se crean avisos cada 15 minutos para las citas y actividades de servicio creadas en las carpetas de Microsoft Dynamics CRM o en la aplicación web. |
| Calendario de servicios de Microsoft Dynamics CRM | Puede solicitar al Administrador del sistema o Personalizador del sistema que agregue esta característica. |
Si ha instalado Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión, puede seleccionar un subconjunto de datos de Microsoft Dynamics CRM para Outlook para trabajar con ellos sin conexión como datos locales o cuando esté de viaje. Al volver a trabajar en línea después de trabajar sin conexión, los datos locales se sincronizan con los del servidor, de forma que los cambios que haya realizado en los registros locales se sincronicen en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM.
Hay algunas tareas que no puede realizar e información a la que no puede tener acceso cuando está sin conexión. Por ejemplo, administración de valores de configuración y usuarios.
Cuando está en línea, Outlook y Microsoft Dynamics CRM para Outlook sincronizan constantemente las actualizaciones. Cuando está en línea, Microsoft Dynamics CRM para Outlook y Microsoft Dynamics CRM se sincronizan cada 15 minutos. El administrador del sistema puede establecer un intervalo de tiempo diferente para la sincronización y el usuario puede establecer un intervalo incluso más frecuente. Cuando se desconecta, Microsoft Dynamics CRM para Outlook sincroniza automáticamente con Microsoft Dynamics CRM; después, cuando vuelva a estar en línea, sincronizará de nuevo.
Mientras esté desconectado de Microsoft Dynamics CRM, los contactos, tareas, citas, llamadas de teléfono, cartas, faxes y citas de servicio que cree, elimine o actualice en Microsoft Dynamics CRM para Outlook se actualizarán en Outlook, pero no se actualizarán en Microsoft Dynamics CRM hasta que vuelva a conectarse.
Use Microsoft Dynamics CRM para Outlook con Microsoft Office Word para crear documentos listos para sus clientes de Microsoft Dynamics CRM que muestran datos de Microsoft Dynamics CRM. Mediante la combinación de correspondencia puede:
Crear nuevas plantillas o usar una plantilla existente para generar cartas de formulario personales o, con los permisos apropiados, para toda la organización.
Enviar cartas de formulario o mensajes de correo electrónico de formulario a cuentas o listas de correo de marketing.
Volver a enviar cartas ya utilizadas a nuevos destinatarios.
Si en su empresa hay varias personas que comparten el mismo equipo, cada una de ellas puede instalar Microsoft Dynamics CRM para Outlook con sus propias credenciales. Por ejemplo, varios empleados que trabajan por turnos en una oficina central y utilizan el mismo equipo pueden usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook e iniciar sesión con su propia identidad. Cuando se usa una versión Standard de Microsoft Dynamics CRM para Outlook, no puede desconectarse. Se sigue produciendo la sincronización habitual de Outlook y Microsoft Dynamics CRM.
