Uso compatido o asignación de registros
Cuando comparte ( Para permitir a otro usuario o equipo tener un nivel de acceso especificado a un registro, como un caso, una cuenta o un contrato. Por ejemplo, puede compartir una cuenta con un equipo y especificar que sus miembros puedan leer el registro de la cuenta, pero que no tengan acceso de escritura al mismo. ) un registro con otro usuario, concede a ese usuario permisos específicos sobre ese registro, por ejemplo, Leer ( Privilegio requerido para leer un registro. Los registros que se pueden leer dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) , Escribir ( Privilegio requerido para realizar cambios en un registro. Los registros que se pueden cambiar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) o Eliminar ( Privilegio requerido para quitar un registro de forma permanente. Los registros que se pueden eliminar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) . Cuando asigna ( Especificar el propietario de un registro (como una cuenta o un caso) o de una actividad (como un mensaje de correo electrónico o una llamada de teléfono). Los usuarios pueden asignar casos y actividades a un usuario o una cola. ) un registro a otro usuario, convierte a ese usuario en el propietario del registro.
Uso compartido de registros
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En la lista de registros, seleccione el registro que desee.
O bien, seleccione varios registros
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
- En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
- En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
- Haga clic en Aceptar.
- En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, haga clic en Compartir.
- En el cuadro de diálogo de uso compartido, en Tareas comunes, haga clic en Agregar usuario o equipo.
- En el cuadro de diálogo Buscar registros, en la lista Buscar, seleccione el tipo de registro que desea buscar.
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En el cuadro Buscar registros, escriba las primeras letras del nombre del registro para reducir la búsqueda y haga clic en el
el botón Buscar
.
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En la lista de registros disponibles, haga clic en un usuario o equipo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el
botón Agregar registros seleccionados
para agregar el usuario o equipo a la lista Registros seleccionados.
- Repita el paso 6 para agregar más usuarios o equipos.
- Haga clic en Aceptar.
- En el cuadro de diálogo de uso compartido, seleccione el tipo de acceso compartido que desee. Los permisos disponibles son: Leer ( Privilegio requerido para leer un registro. Los registros que se pueden leer dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) , Escribir ( Privilegio requerido para realizar cambios en un registro. Los registros que se pueden cambiar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) , Eliminar ( Privilegio requerido para quitar un registro de forma permanente. Los registros que se pueden eliminar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) , Anexar ( Privilegio requerido para asociar un registro con el registro actual. Por ejemplo, si un usuario tiene el derecho Anexar en una oportunidad, puede agregar una nota a la oportunidad. Los registros que se pueden anexar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) , Asignar ( Privilegio requerido para conceder la propiedad de un registro a otro usuario. Los registros que se pueden asignar dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) o Compartir ( Privilegio requerido para dar acceso a un registro a otro usuario manteniendo su propio acceso. Los registros que se pueden compartir dependen del nivel de acceso del permiso definido en su rol de seguridad. ) .
- Haga clic en Aceptar.
- Para ver registros que se han compartido con usted, use la Búsqueda avanzada para crear una vista guardada que incluya la columna de propietario. Si tiene acceso al registro, pero no es el propietario, se ha compartido con usted.
- Si desea limitar los permisos para un registro de su propiedad, puede compartirlo con usted mismo. A continuación, puede limitar los permisos del registro. Por ejemplo, si desactiva el permiso de eliminación para un registro, no podrá eliminar dicho registro.
Notas
- Para cancelar los cambios que haya realizado y mantener la configuración de permisos anterior, haga clic en Restablecer.
- Para seleccionar o borrar todos los permisos sobre un elemento seleccionado, haga clic en Activar o desactivar todos los permisos de los elementos seleccionados.
- No puede crear un contacto ni una cuenta que estén compartidos de forma predeterminada.
- Cuando comparte un registro, el usuario con el que lo comparte hereda los privilegios sobre determinados registros asociados. Por ejemplo, cuando comparte un contacto, también se asignan al usuario los mismos privilegios en la cuenta primaria ( Registro de cuenta asociado con uno o varios registros de cuenta. ) . Para impedir que los privilegios se pongan en cascada, un usuario con el rol de seguridad ( Conjunto definido de privilegios. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. ) adecuado puede cambiar su comportamiento personalizando la definición de relación para el tipo de registro. Más información:
Eliminación o cambio del uso compartido de los registros
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En la lista de registros, seleccione el registro que desee.
O bien, seleccione varios registros
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
- En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
- En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
- Haga clic en Aceptar.
- En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, haga clic en Compartir.
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Para quitar un usuario o un equipo, en la fila del usuario o del equipo cuyos derechos desea cambiar, active la casilla y, en Tareas comunes, haga clic en Quitar elementos seleccionados.
– O bien, –
Para editar los permisos de un registro para un usuario o un equipo, active o desactive una o varias casillas de permisos, como Leer o Eliminar. - Haga clic en Aceptar.
Notas
- Para cancelar los cambios que haya realizado y mantener la configuración de permisos anterior, haga clic en Restablecer.
- Para seleccionar o borrar todos los permisos de un elemento seleccionado, haga clic en Activar o desactivar todos los permisos de los elementos seleccionados.
Asignación de registros a usuarios
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y, a continuación, haga clic en Propiedades.
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En la lista de registros, seleccione el registro que desee.
O bien, seleccione varios registros
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
- En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
- En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
- Haga clic en Aceptar.
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En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Asignar
.
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En el cuadro de diálogo Asignar, haga clic en:
- Asignarme a mí
Use esta opción para asignarse el registro a sí mismo.– O bien, –
- Asignar a otro usuario
Haga clic en el botón Búsqueda
, escriba una parte del nombre del usuario, haga clic en el
el botón Buscar , doble clic en el nombre del usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar registros.
- Asignarme a mí
- Haga clic en Aceptar.
- Puede crear su propia vista Búsqueda avanzada, que incluya registros que pertenecen a los usuarios a los que normalmente se asignan los registros.
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Si tiene un rol de seguridad (
Conjunto definido de privilegios.
El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad.
) con los permisos adecuados, puede reasignar todos los registros que pertenecen a un usuario a otro usuario.
- En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Administración y, a continuación, en Usuarios.
- Abra el registro del usuario cuyos registros desea reasignar.
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En el menú
Acciones
, haga clic en Reasignar registros y, después, en Asignar a otro usuario.
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Haga clic en el
botón Búsqueda , escriba una parte del nombre del usuario, haga clic en el
el botón Buscar , doble clic en el nombre del usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar registros.
Notas
- No se pueden asignar registros a los equipos. Para que un equipo tenga acceso a un registro, comparta ( Para permitir a otro usuario o equipo tener un nivel de acceso especificado a un registro, como un caso, una cuenta o un contrato. Por ejemplo, puede compartir una cuenta con un equipo y especificar que sus miembros puedan leer el registro de la cuenta, pero que no tengan acceso de escritura al mismo. ) el registro con el equipo.
- El administrador del sistema puede haber habilitado los registros reasignados para que se compartan automáticamente con el propietario original. Más información:
Asignación de actividades a un usuario o cola
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Desplácese a los registros de actividad.
En el Panel de navegación, elija Área de trabajo y, a continuación, en Mi área de trabajo, haga clic en Actividades.
– O bien, –
Para trabajar con actividades asociadas con un registro, abra el registro y haga clic en Actividades. -
En la lista de registros, seleccione el registro que desee.
O bien, seleccione varios registros
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
- En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
- En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
- Haga clic en Aceptar.
-
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Asignar .
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En el cuadro de diálogo Asignar a cola o usuario, escriba todo o parte del nombre de usuario o la cola y, a continuación, haga clic en el
botón Búsqueda .
- En el cuadro de diálogo Buscar registros, en la lista Buscar, seleccione el tipo de registro que desea buscar.
-
En el cuadro Buscar registros, escriba las primeras letras del nombre del registro para reducir la búsqueda y haga clic en el
el botón Buscar .
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En la lista de registros, haga clic en un registro para seleccionarlo y después en el
botón Agregar registros seleccionados para agregar el registro a la lista Registros seleccionados; a continuación, haga clic en Aceptar.
- En el formulario Usuario o colas, haga clic en Aceptar.
Asignación de un caso a un usuario o a una cola
Una vez creado un caso, éste se puede asignar a otro usuario o a una cola. Tras aceptar un caso, el usuario asignado puede seguir trabajando con el cliente. | |
- En el Panel de navegación, haga clic en Servicio y, a continuación, en Casos.
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En la lista de casos, seleccione el caso que desea asignar.
O bien, seleccione varios registros
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
- En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
- En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
- Haga clic en Aceptar.
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En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Asignar .
- En el cuadro de diálogo Asignar a cola o usuario, para asignar el caso a otro usuario o cola, seleccione Asignar a otro usuario o cola.
A continuación, para seleccionar un registro, haga clic en botón Búsqueda. - Haga clic en Aceptar.
Nota
Una vez asignado el caso a una cola, se muestra en el área Colas. Si se asignó a un usuario, aparecerá en su área Asignado. Un caso asignado pertenece al usuario que lo creó hasta que lo acepta otro usuario.
Hacer que un informe esté disponible a todos los usuarios de Microsoft Dynamics CRM
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- En el Panel de navegación, elija Área de trabajo y, a continuación, en Mi área de trabajo, haga clic en Informes.
- Seleccione el informe que ha creado y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Editar informe.
-
En el menú
Acciones , haga clic en Informe disponible para la organización.
Nota
Para que un informe vuelva a ser un informe personal, en el menú
Acciones , haga clic en Volver a informe personal.
¿Encontró la información que buscaba?
Sí No
Si no es así, ¿qué información necesita? (opcional)
