Sincronización de datos
Existen dos tipos de sincronización con Microsoft Dynamics CRM para Outlook: sincronización con Outlook y sincronización con datos locales ( Datos que están disponibles sin conexión y están almacenados en el equipo local. ) .
Si tiene instalado Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión en su equipo, puede trabajar sin conexión con datos de Microsoft Dynamics CRM. Cuando se desconecta, Microsoft Dynamics CRM copia un subconjunto de los datos del servidor de Microsoft Dynamics CRM en su equipo. Estos datos locales están definidos por un grupo de datos locales ( Filtro que determina los datos que están disponibles sin conexión y almacenados en el equipo local. ) y por el conjunto de opciones de sincronización de sus opciones personales.
Cuando se vuelva a conectar, los cambios que haya realizado en los datos locales se actualizan en el servidor de Microsoft Dynamics CRM. Si encuentra problemas durante la sincronización, se le proporcionarán opciones sobre cómo continuar. También se le notificarán los registros duplicados.
Establecimiento de las opciones de sincronización en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
Puede seleccionar los tipos de registros que desea sincronizar entre Outlook y Microsoft Dynamics CRM para Outlook y la frecuencia con la que desea sincronizar las aplicaciones. Esta ficha no está disponible en la aplicación web ( Versión de Microsoft Dynamics CRM que funciona en Microsoft Internet Explorer. ) . |  |
- Inicie Outlook. (Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado).
- En la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Opciones.
- En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, en la ficha Sincronización, puede seleccionar los tipos de registros que se sincronizarán:
- Citas a las que voy a asistir
Seleccione esta opción si desea sincronizar citas y actividades de servicio en las que participa y ha aceptado la cita. -
Mis tareas
Seleccione esta opción si desea sincronizar las tareas de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM. - Contactos
Seleccione esta opción si desea sincronizar los contactos de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM.
Si elimina un contacto de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM o en Microsoft Dynamics CRM para Outlook, no se eliminará en la otra aplicación. -
Mis llamadas de teléfono
Seleccione esta opción si desea sincronizar las llamadas de teléfono de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM. -
Mis cartas
Seleccione esta opción si desea sincronizar las cartas de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM. -
Mis faxes
Seleccione esta opción si desea sincronizar los faxes de su propiedad en Microsoft Dynamics CRM.
- Citas a las que voy a asistir
- Si desea incluir nombres de compañías de contactos de Outlook, seleccione Actualizar campos Compañía con los nombres de las cuentas primarias.
Importante: esta configuración sólo afecta a los contactos con seguimiento reciente. Los cambios futuros no se sincronizan. - Si tiene más de un equipo que ejecuta Microsoft Dynamics CRM para Outlook, seleccione este equipo para que sea el cliente de sincronización.
- Si su organización lo permite, puede definir la frecuencia de actualización de los elementos de Microsoft Dynamics CRM en sus carpetas de Microsoft Dynamics CRM para Outlook:
- Sincronizar los elementos de CRM de mis carpetas de Outlook cada
Seleccione esta opción y el número de minutos. Puede aumentar la cantidad de tiempo entre la sincronización de productos en sus carpetas de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. El administrador establece el tiempo mínimo permitido entre sincronizaciones.
- Sincronizar los elementos de CRM de mis carpetas de Outlook cada
- Seleccione cómo se administrarán los duplicados durante la sincronización:
- Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
Puede seleccionar cómo se administrará la libreta de direcciones ( Colección de nombres y direcciones de correo electrónico. La Libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM forma parte de la colección de libretas de direcciones que incluye la Libreta de direcciones de Microsoft Office Outlook, que se pueden usar para poner la dirección en los mensajes de correo electrónico. ) en Outlook y Microsoft Dynamics CRM para Outlook y la frecuencia con la que desea sincronizar entre aplicaciones. Esta ficha no está disponible en la aplicación web ( Versión de Microsoft Dynamics CRM que funciona en Microsoft Internet Explorer. ) . | |
- Inicie Outlook. (Microsoft Dynamics CRM para Outlook debe estar instalado).
- En la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Opciones.
- En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, en la ficha Libreta de direcciones puede seleccionar cómo se sincronizarán los contactos y otros tipos de registros y si los destinatarios de correos electrónicos se vincularán a registros de Microsoft Dynamics CRM.
- De forma predeterminada, la libreta de direcciones de Outlook se sincroniza con la libreta de direcciones de Microsoft Dynamics CRM cada 24 horas. Si la organización lo permite, puede cambiar este intervalo. Para cambiar este intervalo, seleccione un número entre 1 y 60. El administrador establece el tiempo mínimo permitido entre sincronizaciones.
- Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
Nota
Si desea sincronizar la libreta de direcciones manualmente, sincronice Microsoft Dynamics CRM de forma manual. En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, en la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM haga clic en Sincronizar Outlook con CRM.
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Definición de filtros de datos para desconectarse
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- En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, en la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Modificar grupos de datos locales.
- En el cuadro de diálogo Datos locales, en la ficha Grupo de datos, abra el grupo de datos que desea editar. Para crear un grupo de datos nuevo, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nuevo.
La ficha Grupo de datos incluye los criterios de grupos de datos existentes, agrupados por tipos de registros que se usan en el filtro, como Competidor o Casos. Cada fila representa un conjunto de criterios de filtro y contiene tres columnas: el campo que se va usar en el filtro (por ejemplo, Nombre de cuenta o Ciudad), el operador relacional de consulta ( Parte de una expresión (por ejemplo, "es igual a" o "contiene") que define cómo debe compararse un atributo determinado con un valor. ) (por ejemplo, Es igual a o Contiene) y el valor utilizado para el filtro (por ejemplo, Abierto).
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Para editar una fila de criterios de filtro, haga clic en el campo y seleccione otro campo, o bien haga clic en el operador relacional de consulta (
Parte de una expresión (por ejemplo, "es igual a" o "contiene") que define cómo debe compararse un atributo determinado con un valor.
) y seleccione otro operador, o haga clic en el valor y especifique un nuevo valor. Para algunos valores, puede hacer clic en el
botón Seleccionar valores
para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desea.
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Para agregar una fila de criterios:
- En el área del tipo de registro al que pertenece el campo, haga clic en Seleccionar y especifique el campo utilizado para el filtro.
- Haga clic en el operador relacional de consulta ( Parte de una expresión (por ejemplo, "es igual a" o "contiene") que define cómo debe compararse un atributo determinado con un valor. ) y seleccione un operador.
-
Haga clic en Escribir valor y especifique un valor para utilizar como filtro. Para algunos valores, puede hacer clic en el
botón Seleccionar valores para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desea.
-
Para agrupar criterios, debe seleccionar dos o más filas para el mismo tipo de registro. Por ejemplo, Fase de ventas e Ingresos estimados son valores de campo del tipo de registro Oportunidad y se pueden agrupar dos filas que especifiquen criterios de filtro para estos campos. Sin embargo, no se pueden agrupar filas con valores de campo de tipos de registro diferentes, como Cuenta y Oportunidad.
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Por cada fila que desee agrupar, en el modo detallado, haga clic en el
botón del menú Opciones
de esa fila y, a continuación, haga clic en Selec. fila.
- En la barra de herramientas Filtro, seleccione Agrupar con Y o Agrupar con O.
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Para quitar una fila de un grupo, haga clic en el
botón del menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.
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Para seleccionar un grupo, haga clic en el
botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Seleccionar grupo.
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Para agregar una cláusula de criterios a un grupo, haga clic en el
botón del menú Opciones de ese grupo y después en Agregar cláusula; seleccione el campo, el operador relacional de consulta y el valor.
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Para anular la selección de un grupo previamente seleccionado, haga clic en el
botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Cancelar selección de grupo.
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Para desagrupar un grupo, haga clic en el
botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Desagrupar.
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Para cambiar un grupo Agrupar con Y a un grupo Agrupar con O, o un grupo Agrupar con O a un grupo Agrupar con Y, haga clic en el
botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Cambiar a O o en Cambiar a Y.
-
Por cada fila que desee agrupar, en el modo detallado, haga clic en el
botón del menú Opciones
- Para borrar todos los criterios y empezar de nuevo, en la barra de herramientas Filtro, haga clic en Borrar y después en Confirmar.
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Para eliminar una fila, haga clic en el
botón del menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.
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Para ocultar una fila en el modo básico, aunque se encuentre en modo detallado, haga clic en el
botón del menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic en Ocultar en modo básico.
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Si una fila está oculta mientras ve los criterios de filtro en el modo básico y desea mostrarla otra vez, en el modo detallado, haga clic en el
botón del menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic en Mostrar vista básica.
Sincronización manual con Microsoft Outlook
Outlook y Microsoft Dynamics CRM para Outlook sincronizan periódicamente datos vinculados. Puede cambiar la frecuencia de sincronización de estos datos y qué datos se sincronizan en sus opciones personales. Con el siguiente procedimiento puede actualizar datos vinculados. Este procedimiento no le deja sin conexión ni actualiza sus datos sin conexión. | |
- En Microsoft Dynamics CRM para Outlook, en la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Sincronizar Outlook con CRM.
- En el cuadro de diálogo Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Detalles para ver el progreso de la sincronización. Puede ver información en las siguientes fichas:
- Tareas. Esta ficha muestra información sobre el número de registros y actividades que se están sincronizando.
- Errores. Esta ficha muestra una explicación de los errores que se producen durante el proceso de sincronización para que pueda corregirlos.
Notas
- Para ver las tareas y los errores de la última sincronización, en la barra de menús de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Progreso de sincronización.
- Si recibe el mensaje de error "Servidor CRM no encontrado", compruebe que tiene conectividad a Internet, que el servidor de Microsoft Dynamics CRM se está ejecutando y vuelva a intentarlo.
-
Los duplicados no se detectan si no tiene conexión. La detección de duplicados (
Proceso en el que se identifican de forma automática posibles registros duplicados.
) también puede producirse cuando se sincronice o vuelva a estar conectado.
Resuelva los posibles registros duplicados.
- Si el sistema detecta que su registro es un posible duplicado, en lugar de guardarlo, aparecerá el cuadro de diálogo Duplicados detectados.
-
Para abrir un registro a fin de asegurarse de que es un posible duplicado, haga doble clic en el registro de la lista Posibles registros duplicados.
- Si la regla de detección de duplicados ( Regla que especifica criterios para identificar un registro como un duplicado. ) identificó posibles registros duplicados en otros tipos de registro, revise los registros de cada tipo que aparece en la lista.
-
Para crear un nuevo registro, si el registro nuevo o actualizado no es un duplicado, haga clic en Guardar registro.
– O bien, –
Para cancelar los cambios, si el registro nuevo o actualizado es un duplicado, haga clic en Cancelar.
- Si escribe un registro duplicado a los pocos minutos de haber escrito el primer registro, Microsoft Dynamics CRM no lo detectará. Los códigos de correspondencia ( Códigos que se crean para cada registro al que se aplica una regla de detección de duplicados; se usan como parte del proceso de detección de duplicados. ) de los registros nuevos y actualizados se crean cada cinco minutos y no en el momento de creación de un registro.
- La detección de duplicados sólo se puede realizar si está habilitada en Configuración de detección de duplicados y si existe al menos una regla de detección de duplicados ( Regla que especifica criterios para identificar un registro como un duplicado. ) para el tipo de registro. Más información:
Desconectarse
Cuando se desconecta, se sincronizan los datos entre Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Dynamics CRM para Outlook para asegurar que tiene acceso a los datos más recientes en el equipo. Cuando se vuelva a conectar, los cambios que haya realizado en los registros del equipo local se cargarán en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. También puede actualizar sus datos locales periódicamente mientras sigue en línea. Este reduce el tiempo que se tarda en realizar la sincronización antes de desconectarse. Este intervalo se establece en sus opciones personales. | |
- En Outlook, en la barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Desconectarse.
Puede realizar el seguimiento del progreso de los registros según se actualizan en el cuadro de diálogo de Sincronizando datos de Microsoft CRM. - Para ver los detalles de la sincronización, haga clic en Detalles. Para recibir la confirmación de que la sincronización ha finalizado, active la casilla Mostrar confirmación al finalizar.
- Si la casilla está activada, haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de confirmación y finalizar la sincronización.
El área de notificación de Windows muestra el icono Microsoft Dynamics CRM para Outlook sin conexión
y el botón de la barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM cambia a Conectarse. También puede cambiar otras opciones.
Notas
- Cuando vuelve a conectarse, los datos se volverán a sincronizar con Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Dynamics CRM para Outlook, y es posible que se le notifiquen los registros duplicados. Más información:
Para volver a conectarse, en la barra de herramientas de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en Conectarse. - Si adjunta archivos a un registro de Microsoft Dynamics CRM mientras trabaja sin conexión, los archivos adjuntos deben estar disponibles en la misma ubicación cuando se sincronicen los datos para que puedan cargarse en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si está visitando a un cliente que le presta un disquete con un archivo que desea adjuntar al registro del cliente, primero copie el archivo en su disco duro local y, a continuación, adjúntelo desde ahí. Después de sincronizar los datos y cargar el archivo adjunto en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM, puede borrar la copia local.
Solución de errores de sincronización de datos
Durante la sincronización, si encuentra errores que impiden que se sincronicen algunos datos de Microsoft Dynamics CRM cuando está conectado, se abre el cuadro de diálogo Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM y la ficha Error muestra la lista de errores. | |
- En el cuadro de diálogo Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM, seleccione una de las opciones siguientes:
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Terminar el proceso de conexión y no guardar los cambios de datos realizados sin conexión
Seleccione esta opción cuando no pueda corregir los errores, por ejemplo, si ya no tiene acceso a un registro o el registro se ha eliminado. También puede elegir esta opción si ha realizado cambios poco importantes que se pueden rechazar o actualizar posteriormente.
Importante Rechazar cambios realizados sin conexión no revierte esos cambios. Deberá revertir esos cambios manualmente. -
Permanecer desconectado e intentar resolver los errores para que se sincronicen todos los datos
Seleccione esta opción si desea intentar corregir los errores con la información proporcionada en el cuadro de diálogo Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM. Los datos especificados o modificados una vez abandonada la conexión se perderán. Si sabe qué registros ha agregado o ha cambiado, puede imprimirlos para poder volver a escribir los datos más adelante. - Solución de posibles registros duplicados Si se detectan duplicados durante la sincronización, puede resolverlos.
-
Terminar el proceso de conexión y no guardar los cambios de datos realizados sin conexión
- Haga clic en Aceptar para continuar.
- El cuadro de diálogo Sincronizando datos de Microsoft Dynamics CRM volverá a aparecer. Si el problema no se puede resolver, use la aplicación web ( Versión de Microsoft Dynamics CRM que funciona en Microsoft Internet Explorer. ) para abrir la versión del servidor de los registros que causaron los errores de sincronización. Compare los cambios entre la versión del servidor y la versión que tiene en Microsoft Dynamics CRM para Outlook y realice los cambios en la versión del servidor. Cuando todas las versiones del servidor de los elementos se hayan actualizado, conéctese y deseche los cambios que realizó sin conexión.
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