Defina sus términos: uso de la nomenclatura de la organización

Antes de empezar

En este artículo se describe cómo cambiar los nombres de las entidades que se usan en Microsoft Dynamics CRM. Pero antes de empezar a cambiar esos nombres, debe asegurarse de que sabe cómo cambiarlos. No siempre es tan sencillo como parece.

En la introducción de este artículo se afirma que "Cada organización debe tener una terminología común para describir su trabajo". Pero la verdad es que no todas las organizaciones la tienen. Algunas organizaciones se han unido mediante fusiones o adquisiciones o han trabajado tradicionalmente en bloques funcionales separados. Como resultado, algunos grupos de personas de la organización usan una terminología diferente para describir las mismas cosas.

Es difícil mejorar la cooperación y los procesos en la organización cuando las personas no usan la misma terminología. No se debe ignorar este problema. En la administración de las relaciones con el cliente (CRM) se espera que la organización tenga una terminología común. Si no se consigue una terminología compartida, puede haber confusión acerca del tipo de datos que la entidad pretende recopilar. Si esto no está claro, los usuarios pueden proporcionar datos incorrectos. Esto puede tener como resultado el proceso conocido como GIGO (Garbage In Garbage Out), que es un problema de datos de difícil resolución. Asimismo, no conviene cambiar repetidamente los nombres de sus entidades. Consiga una terminología común en las primeras fases de la implementación para que sólo necesite definir los nombres de las entidades una vez.

Es posible que deba definir explícitamente los términos que usa su organización para eliminar ambigüedades. Comprenda las definiciones proporcionadas para las entidades de Microsoft Dynamics CRM, pero no dude en cambiar el nombre de sus entidades y refinar las definiciones si necesita que sean más específicas para su implementación.

Cambiar el nombre de las entidades

Los nombres de las entidades aparecen en varias ubicaciones de Microsoft Dynamics CRM. Cambiar el nombre de una entidad es sencillo, pero sólo es el primer paso. Para que el cambio sea coherente en Microsoft Dynamics CRM, debe realizar cambios en las siguientes áreas:

• Nombre de la entidad

• Etiquetas del formulario de la entidad

• Nombres de la vista de la entidad

• Nombres para mostrar del atributo de la entidad

• Mensajes del sistema

• Informes

• Contenido de la ayuda en pantalla

Cambiar los mensajes del sistema

Los elementos restantes para cambiar en la entidad son los mensajes que muestra Microsoft Dynamics CRM. Incluyen todas las cadenas de texto de la aplicación relacionadas con esa entidad.

1. En Detalles, haga clic en Mensajes.

2. Revise los valores de la columna Cadena para mostrar predeterminada. Si alguna de las cadenas usa el término antiguo, haga doble clic en la cadena para editarla.

3. Realice los cambios en el cuadro Cadena para mostrar personalizada.

4. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota

Algunos mensajes del sistema tienen marcadores de posición. Son números incrementales incluidos entre llaves "{0}". No debe cambiar esos marcadores de parámetros. Los marcadores de parámetros se sustituyen con una referencia de texto apropiada cuando se muestra el mensaje. Esta referencia normalmente depende del contexto en el que se muestra el mensaje, como el atributo principal del registro. El atributo principal suele ser el texto que describe el registro, como un Nombre de cuenta o un Título de caso.

Sugerencia

Algunos de los mensajes incluyen mensajes de error que verán los usuarios. Puede modificar el mensaje para proporcionar más información, como una persona de contacto de la organización. No obstante, no puede incluir hipervínculos para obtener más información en los mensajes.

Publicar personalizaciones

Hasta este punto, los cambios que ha realizado no se han publicado. Las personalizaciones se pueden publicar en diferentes ubicaciones de Microsoft Dynamics CRM. Si está viendo el formulario Entidad, la forma más sencilla de publicar personalizaciones es hacer clic en la opción Publicar del menú Acciones. Tras publicar los cambios, confirme que ha conseguido los resultados esperados.

Nota

Es posible que el nombre de la entidad del Panel de navegación no responda a los cambios inmediatamente tras su publicación porque la información se almacena en la memoria caché del explorador. Es posible que tenga que presionar F5 para ver los cambios.

Modificar los informes

La forma de modificar los informes depende de cómo se hayan preparado los informes. En la mayoría de casos, debe abrir el informe y actualizar manualmente las etiquetas que hacen referencia al nombre antiguo de la entidad.

Microsoft Dynamics CRM incluye Microsoft SQL Server Reporting Services como motor de informes principal. De forma predeterminada, todos los informes que están visibles en el área de informes Microsoft Dynamics CRM son informes de Reporting Services. También es posible que haya otros tipos de informes, como los de Microsoft Office Excel que están disponibles en el área Informes. Además, podría ser que la organización tuviera informes adicionales que no se cargan en Microsoft Dynamics CRM pero que usan los datos de Microsoft Dynamics CRM.

Siga este procedimiento para cambiar el nombre del informe:

1. En el Panel de navegación, haga clic en Área de trabajo, elija Mi área de trabajo y haga clic en Informes.

2. Seleccione cada informe que pueda verse afectado por el cambio y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Editar informe.

3. Cambie el nombre y la descripción del informe.

4. Haga clic en Guardar y cerrar.

También debe comprobar si el nombre antiguo de la entidad aparece en el informe cuando lo ve. Normalmente se encuentra en una etiqueta del informe.

Modificar informes del Asistente para informes

Cuando cambie nombres para mostrar de entidades o atributos de entidad, deberá volver a ejecutar el Asistente para informes para actualizar el informe con los nombres para mostrar nuevos.

Nota

Sólo se puede usar el Asistente para informes para modificar informes creados con él.

Actualizar informes del Asistente para informes

1. En el Panel de navegación, haga clic en Área de trabajo y, a continuación, en Mi área de trabajo, haga clic en Informes.

2. Seleccione un informe creado con el Asistente para informes y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Editar informe.

3. En Origen, haga clic en Asistente para informes para abrir el Asistente para informes.

4. Confirme lo siguiente:

   • La opción Comenzar con un informe existente está seleccionada.

   • El informe que está modificando está seleccionado.

   • La casilla Sobrescribir informe existente está activada.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Siga haciendo clic en Siguiente para completar el Asistente para informes y aceptar los valores existentes.

Modificar el contenido de la Ayuda

En este punto, todo el texto de la interfaz de usuario de Microsoft Dynamics CRM será coherente con los nuevos términos que use, con la excepción del contenido de la Ayuda.

Resumen

Puede cambiar los nombres de las entidades de Microsoft Dynamics CRM. Esto es importante para que Microsoft Dynamics CRM refleje la terminología usada por su organización. Asegúrese de definir la terminología de la organización antes de empezar. El cambio de los nombres de las entidades requiere modificaciones en las siguientes áreas:

• Nombre de la entidad

• Etiquetas del formulario de la entidad

• Nombres de la vista de la entidad

• Nombres para mostrar del atributo de la entidad

• Mensajes del sistema

• Informes

• Contenido de la Ayuda

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