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Establecer relaciones entre registros de clientes que no se relacionan

Fecha de publicación: Noviembre 9, 2007

Aunque se pueden establecer relaciones entre registros de clientes, puede dar la impresión de que no es posible establecer determinadas relaciones entre algunos registros de cliente. Sin embargo, Microsoft Dynamics CRM permite especificar un único registro de contacto con el campo Contacto principal del formulario Cuenta. Además, se pueden agregar nuevos contactos relacionados con el registro de cuenta en el formulario Cuenta. Pero ¿qué ocurre si se desea crear relaciones entre el registro de cuenta y varios contactos que ya se encuentran en el sistema?

Para ello, se pueden usar los roles de relación: reutilice los registros existentes de Microsoft Dynamics CRM para crear relaciones de cliente.

También se pueden usar los roles de relación para crear tipos de relaciones de forma libre que pueden ser múltiples en la organización, como las relaciones "Responsable de la toma de decisiones técnicas" o "Persona con influencia". A continuación se presentan algunos ejemplos más de estas relaciones de forma libre:

  • Relaciones comerciales (defensor, influencia, parte interesada, referencia, garante)

  • Relaciones empresariales (proveedor, asociado, consultor, contratista, subcontratista, competidor, antigua empresa)

  • Relaciones de familia (padre, hermana, hermano, cónyuge o pareja, primo)

  • Relaciones sociales (compañero de tenis, compañero de golf, miembro de club, amigo)

En este artículo se usará una empresa ficticia denominada Fabrikam para demostrar cómo se pueden administrar las relaciones en Microsoft Dynamics CRM.

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Relaciones
Relaciones
Definir el rol de relación Definir el rol de relación
Establecer las relaciones
Establecer las relaciones
Crear búsquedas y vistas Crear búsquedas y vistas

Relaciones

Fabrikam es una pequeña empresa que construye viviendas unifamiliares. Con frecuencia, contrata a una empresa de material para techos denominada Contoso, Ltd, una pequeña empresa que emplea a muchos subcontratistas diferentes para las instalaciones de los techos.

Fabrikam utiliza Microsoft Dynamics CRM para administrar y realizar un seguimiento de las relaciones y ha definido a Contoso como una cuenta en Microsoft Dynamics CRM. No obstante, Contoso tiene más o menos media docena de subcontratistas, de los que Fabrikam desea llevar un seguimiento en Microsoft Dynamics CRM. Para ello, Fabrikam puede usar los roles de relación y las relaciones.

Fabrikam puede buscar en las relaciones o crear vistas para mostrar registros de cuentas o contactos que tengan relaciones con otras cuentas o contactos.

Por ejemplo, con los roles de relación, Fabrikam puede crear relaciones de entidades como:

  • Relaciones de un contacto con varios contactos

  • Relaciones de una cuenta con muchos contactos

  • Relaciones de una cuenta con muchas cuentas

Las relaciones se administran en la sección Relaciones del área Detalles de los formularios Cuenta, Contacto y Oportunidad. Los roles de relación se administran en el área Configuración de Microsoft Dynamics CRM.

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Definir el rol de relación

Para aclarar lo que es una relación, debe definir roles e incluir definiciones. Se pueden establecer relaciones sin definir roles de relación, pero no existirá una indicación clara del tipo de relación. Por tanto, con frecuencia es mejor definir roles de relación que incluyan al menos un nombre de rol y una descripción.

Para crear o editar un rol de relación es necesario el privilegio Rol de relación. De forma predeterminada, los roles de seguridad Vendedor, Programador y Profesional de marketing no tienen este privilegio. Si no tiene el privilegio Rol de relación, póngase en contacto con el administrador del sistema o el personalizador del sistema para solicitarle que le configure sus roles de relación. Para obtener más información acerca de los privilegios y los roles de seguridad, vea la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.

En este ejemplo, Fabrikam creará un rol de relación de subcontratista para relacionar registros de contactos que son subcontratistas individuales con la cuenta de Contoso. Para definir un rol de relación, como el rol de subcontratista, siga estos pasos:

  1. En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Administración de empresas y, a continuación, en Roles de relación.

  2. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nuevo y, a continuación, en el cuadro de diálogo Nombre del rol haga clic en Subcontratista.

  3. En la sección Disponibilidad de rol, seleccione la disponibilidad que desee. La disponibilidad determina el alcance del rol de relación.

    Para que el rol de relación esté disponible sólo para las relaciones de contacto y cuenta, en la columna Cuenta active la casilla Rol de cuenta para. Para ampliar el alcance y hacer que este rol de relación esté disponible para otros tipos de registros, seleccione más casillas.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar.

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Establecer las relaciones

En los pasos siguientes se supone que se han establecido cuentas en Microsoft Dynamics CRM. Para establecer una relación, siga estos pasos:

  1. En el área Ventas, haga clic en Cuentas. Seleccione la cuenta que desee, por ejemplo, Contoso, Ltd.

  2. Seleccione Detalles, haga clic en Relaciones y, a continuación, en Nueva relación de cliente. Aparecerá el formulario Relación de cliente con el nombre de la cuenta, por ejemplo, Contoso, Ltd en el campo Parte 1.

  3. En el cuadro Parte 2, haga clic en el botón Búsqueda.

  4. En el cuadro de diálogo Buscar registros, seleccione la lista Buscar, haga clic en Contacto, seleccione el registro del contacto que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En la lista Rol 2, seleccione el rol, por ejemplo Subcontratista.

  6. Escriba una descripción de la relación en el cuadro Descripción y después haga clic en Guardar y cerrar.

    Observe que no se seleccionó ningún valor en Rol 1. Para identificar esta relación de cuenta a contacto, necesitaremos un vínculo que sólo vaya en una dirección. Si fuera necesario, se podría crear un rol de relación para identificar una relación bidireccional. Por ejemplo, puede establecer roles de relación bidireccionales para relaciones de doctor a paciente.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

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Crear búsquedas y vistas

Según crece el negocio de Fabrikam, cada vez se agregan más contratistas de material para techos. Para ver todos los subcontratistas, puede crear búsquedas personalizadas con Búsqueda avanzada. Basándose en los resultados de la Búsqueda avanzada, puede crear vistas o ejecutar campañas de marketing directo.

Para buscar todos los contactos con el rol de contratista, siga estos pasos:

  1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

  2. En el formulario Búsqueda avanzada, haga clic en la lista Buscar y, a continuación, seleccione Contactos.

  3. Haga clic en Seleccionar, desplácese hasta Relacionado y luego haga clic en Relaciones de cliente (parte 2).

  4. En la fila siguiente, seleccione Relaciones de cliente (parte 2), haga clic en Seleccionar y luego en Rol 2.

  5. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda. En el formulario Buscar registros, haga clic en el botón Búsqueda. Haga doble clic para seleccionar un registro de relación y luego haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Buscar.

    Aparecerá una lista de registros de contactos, como por ejemplo una lista de contactos que tienen la asociación de rol de subcontratista.

  7. Para guardar la búsqueda, haga clic en Volver a la consulta y luego en Guardar como. En el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta, escriba un nombre en el campo Nombre, como Todos los subcontratistas, y después haga clic en Aceptar.

Para compartir esta búsqueda como una vista, siga estos pasos:

  1. En el formulario Búsqueda avanzada, haga clic en la ficha Vistas guardadas.

  2. Haga clic para seleccionar la vista que desee, por ejemplo Todos los subcontratistas, y después, en el menú Más acciones, haga clic en Compartir.

  3. En Tareas comunes, haga clic en Agregar usuario o equipo.

  4. En el cuadro de diálogo Buscar registros, haga clic en el botón Búsqueda. Haga doble clic en el nombre de un usuario o equipo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Seleccione los permisos y haga clic en Aceptar.

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