Transcripción del vídeo
Microsoft Dynamics CRM hace que sea más fácil para usted y sus colegas compartir y procesar información acerca de los clientes. CRM almacena información de clientes en registros. En este vídeo, se mostrará cómo compartir uno o más registros y asignar la propiedad de un registro.
Para asegurarse de que los registros estén accesibles y sean seguros, se asignan a los usuarios roles de seguridad que determinan automáticamente los registros con los que pueden trabajar. El rol de seguridad puede afectar a lo que uno puede compartir.
Para compartir registros, primero seleccione aquéllos que desee compartir. Una forma de seleccionar varios registros es mantener presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los registros. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, haga clic en Compartir. En Tareas comunes, haga clic en Agregar usuario o equipo. En la lista Buscar, seleccione Usuario o Equipo, escriba las primeras letras del nombre y haga clic en el botón Buscar. CRM muestra todos los usuarios o equipos que coinciden. Seleccione el que desee y, a continuación, agréguelo a la lista de registros seleccionados. Cuando haya terminado de agregar nombres, haga clic en Aceptar.
Asegúrese de conceder a los usuarios los permisos adecuados para que trabajen con los registros. Todos los usuarios tienen automáticamente permisos de Solo lectura. Vamos a usar las casillas para darle a este usuario permiso de escritura y anexar otros registros al registro compartido, pero no para compartir el registro con otros. Sólo puede asignar permisos que usted mismo tiene.
Para ver si un registro se ha compartido, ábralo, haga clic en Acciones y en Compartir. Aquí puede ver, editar y agregar a la lista de usuarios y equipos. Por ejemplo, para quitar a un usuario de la lista, puede seleccionarlo y hacer clic en Quitar elementos seleccionados.
Puede compartir casi todos los tipos de registros, incluidas cuentas, pedidos y listas de marketing. Y puede compartirlos todos del mismo modo.
La otra forma de permitir que un usuario tenga acceso a un registro es asignárselo. Al compartir un registro, le da a un usuario o equipo permiso para ver o trabajar con el registro. Al asignar un registro, el usuario se convierte en el propietario del mismo. Un registro sólo puede tener un propietario.
Para asignar registros, seleccione uno o más registros. Una forma de seleccionar una serie de registros es hacer clic en el primero, mantener presionada la tecla Mayúsculas y, a continuación, hacer clic en el último. En la barra Acciones, haga clic en el botón Asignar. Aquí puede asignar los registros a otro usuario o a usted mismo. Escriba el nombre de los usuarios o deje el cuadro de texto en blanco y haga clic en el botón Búsqueda. Seleccione el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para comprobar la propiedad de un registro, ábralo y, a continuación, busque el campo de propietario. Si dispone de permisos necesarios, puede también cambiar la propiedad desde aquí haciendo clic en el botón Búsqueda y seleccionando otro usuario.
Uso compartido y asignaciones: dos formas más en que CRM ayuda a trabajar con información de clientes.
