Si pasa la mayor parte del día enviando y recibiendo correos electrónicos en Outlook, tiene una gran cantidad de información en la lista de contactos. Ahora que trabaja en Microsoft Dynamics CRM Online para Outlook, ¿no sería genial poder mover esa información a Microsoft Dynamics CRM Online? Puede usar el botón Seguimiento en CRM del menú CRM para agregar y vincular contactos uno por uno, pero si tiene docenas o incluso cientos de contactos, puede usar Asistente para agregar contactos para agregarlos todos de una sola vez.
El Asistente para agregar contactos toma los registros de contacto, crea registros en Microsoft Dynamics CRM Online y, a continuación, vincula esos registros.
Descripción de contactos y cuentas de Microsoft Dynamics CRM Online
Outlook no diferencia los contactos de personas de los de negocios. Todos se introducen en el mismo formulario. En Microsoft Dynamics CRM Online, la información sobre personas y sobre negocios se almacena en diferentes tipos de registros:
- Los registros Contacto representan a los individuos que adquieren productos o servicios, o son empleados de una cuenta. Un contacto también puede ser una persona involucrada en una transacción comercial, como un distribuidor o un colega.
- Los registros Cuenta representan a la compañías con las que la organización hace negocios, ya sea como cliente o como distribuidor. Las cuentas pueden incluir contactos y subcuentas asociadas a ellas y pueden usarse para realizar un seguimiento de los competidores y proveedores.
El Asistente para agregar contactos agrega los contactos de Outlook como registros de contacto de Microsoft Dynamics CRM Online.
Organizar sus contactos en Outlook
Antes de comenzar a agregar contactos a Microsoft Dynamics CRM Online, existen algunas tareas de organización y limpieza opcionales que puede realizar en Outlook para facilitar la selección de contactos. Esto también le permitirá asegurarse de que la información se agregue a Microsoft Dynamics CRM Online correctamente. Todas estas tareas se ejecutan en Outlook.
- Establezca categorías de color y úselas para ordenar los contactos. Como mínimo, puede usar las categorías para marcar los contactos privados o los contactos que no desea incluir en Microsoft Dynamics CRM Online. Por otro lado, también puede usar las categorías para agrupar contactos que desea incluir en Microsoft Dynamics CRM Online y no pertenecen a una compañía o dominio.
- Compruebe que está usando de forma consistente el mismo nombre y la misma ortografía en el campo Compañía.
- Agregue una carpeta Contactos para ordenar los contactos. Puede usar una carpeta para almacenar todos los contactos que sean negocios, por ejemplo, y no personas.
- Quite o combine las entradas duplicadas.
- Agregue contactos de otros sistemas de correo electrónico como Hotmail.
Para obtener más información, busque el tema sobre cómo organizar contactos en la Ayuda de Outlook.
Ejecutar el Asistente
El asistente se inicia en Outlook.
- En Outlook, en el menú CRM, haga clic en Agregar contactos.
- Revise la información general y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- Seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee usar. Es posible que no se haya establecido una carpeta. Haga clic en Siguiente.
Nota
No se puede seleccionar una carpeta de contactos delegada.
- Seleccione la forma en que desea agrupar los contactos.
- Las Categorías son los colores y las etiquetas que se establecen para organizar los elementos de Outlook. Es posible que no haya realizado esto o que no haya etiquetado a los contactos con categorías.
- Dominio es la porción de la dirección de correo electrónico después del símbolo @, por ejemplo, "@microsoft.com". Todos los contactos con el mismo dominio se pueden agregar al mismo tiempo.
- El nombre de Compañía es un campo de texto de forma libre en el formulario Contacto. Microsoft Dynamics CRM Online busca las coincidencias exactas. "Microsoft" y "Microsoft Corp", por ejemplo, no se colocan en el mismo grupo.
- Haga clic en Siguiente.
- Revise la lista de nombres y seleccione los grupos que desea agregar.
Sugerencia
Si detecta que las agrupaciones quedan muy dispersas (por ejemplo, existen demasiadas variaciones del nombre de la compañía), puede resultar más sencillo cancelar el asistente, regresar a Outlook y reorganizar.
- Para seleccionar un registro Cuenta relacionado, haga clic en la flecha hacia abajo de la columna Establecer Referente a. Puede usar el nombre sugerido, seleccionar un nombre existente o dejar el nombre vacío para introducirlo manualmente al crear cada nuevo registro de contacto en Microsoft Dynamics CRM Online.
- Si desea que las citas y las comunicaciones de correo electrónico existentes para los nuevos contactos también se agreguen y vinculen en Microsoft Dynamics CRM Online, seleccione la casilla de verificación.
- Haga clic en Siguiente para comenzar a agregar contactos.
- En la ficha Finalizar importación, puede ver el número total de registros agregados a Microsoft Dynamics CRM Online. Haga clic en Aceptar para cerrar el asistente.
Nota
Esta página también muestra los posibles duplicados que haya podido crear debido a la existencia previa del contacto en Microsoft Dynamics CRM Online. Puede usar la característica Detección de duplicados para administrar estos duplicados. Obtener más información: Vídeo: Limpieza de datos duplicados
Ejecutar el Asistente de nuevo
Puede ejecutar el asistente más de una vez y seleccionar diferentes agrupaciones. Si selecciona una agrupación que ya contiene registros de Microsoft Dynamics CRM Online vinculados a los contactos de Outlook, el asistente muestra un color como advertencia.
La columna delante de la columna Establecer Referente a indica cuántos contactos ya están vinculados a los registros de Microsoft Dynamics CRM Online.
- Verde: el 100% de los contactos ya se encuentra en Microsoft Dynamics CRM Online.
- Amarillo: más del 50% de los contactos ya se encuentra en Microsoft Dynamics CRM Online.
- Rojo: al menos un contacto ya se encuentra en Microsoft Dynamics CRM Online.
El asistente no crea nuevos registros para los elementos que ya se agregaron, sino que actualiza el campo Establecer Referente a en función de la selección realizada en el asistente.
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