Personalizaciones de flujos de trabajo

El objetivo de personalizar Microsoft Dynamics CRM Online es adaptar la aplicación a su negocio. Aunque los flujos de trabajo no se encuentran en el área en la que se aplican otras personalizaciones, representan un modo de realizar la automatización; una automatización que, de otra forma, requeriría una importante cantidad de trabajo de desarrollo. Al evaluar sus opciones, tenga siempre presente si el objetivo de una personalización se puede conseguir mediante un flujo de trabajo.

Los Flujos de trabajo son conjuntos de reglas lógicas que definen los pasos necesarios para automatizar procesos empresariales, tareas o conjuntos de acciones específicos que se vayan a realizar en los registros de Microsoft Dynamics CRM Online.

Puede automatizar procesos empresariales creando flujos de trabajo y aplicándolos a los registros o permitiendo que Microsoft Dynamics CRM Online los aplique automáticamente. El uso de flujos de trabajo para automatizar procesos empresariales permite:

• Garantizar la coherencia en el modo en que se controlan los registros.
• Garantizar la coherencia de la información que se almacena en la base de datos de Microsoft Dynamics CRM Online de la organización.
• Permitir a las personas de la organización centrarse en el crecimiento de su negocio en lugar de realizar tareas repetitivas.

Si tiene el rol de seguridad Administrador del sistema o Personalizador del sistema, dispondrá de los permisos necesarios para crear flujos de trabajo que puedan afectar a los registros de toda la implementación de Microsoft Dynamics CRM Online en su organización. Sin embargo, aunque no tenga estos roles de seguridad, puede crear flujos de trabajo que afecten a los registros de los que es propietario.

Estructura de los flujos de trabajo

Todos los flujos de trabajo de Microsoft Dynamics CRM Online son una combinación de propiedades de flujo de trabajo y lógica de flujo de trabajo. Las propiedades de Flujo de trabajo y la lógica de flujo de trabajo forman la estructura de cada registro de flujo de trabajo.

Propiedades de flujo de trabajo

Los Flujos de trabajo incluyen una serie de opciones y valores de configuración que son necesarios en cualquier flujo de trabajo de Microsoft Dynamics CRM Online.

Como mínimo, cada flujo de trabajo requiere las siguientes propiedades:

• Nombre: un nombre descriptivo hace más fácil encontrar el flujo de trabajo correcto.
• Entidad: si bien un flujo de trabajo puede actuar en más de una entidad, sigue asociado con una sola entidad principal.
• Ámbito: el ámbito de un flujo de trabajo determina los registros en los que puede actuar el flujo de trabajo. El ámbito está limitado por los permisos que tiene el propietario del flujo de trabajo, así como por el nivel de acceso que selecciona el propietario para el ámbito cuando se crea el flujo de trabajo.

  Las opciones de ámbito son:

  • Organización
  • Principal: unidades de negocio secundarias
  • Unidad de negocio
  • Usuario
• Tipo: puede seleccionar si el flujo de trabajo creado es un flujo de trabajo o una plantilla de flujo de trabajo. Una plantilla de flujo de trabajo es un tipo de flujo de trabajo que sirve exclusivamente como base para crear otros flujos de trabajo. Las plantillas de flujo de trabajo no pueden iniciar tareas del flujo de trabajo.
• Cómo se inician los flujos de trabajo automáticos: puede especificar los eventos de la implementación de Microsoft Dynamics CRM Online que darán lugar a que actúe el flujo de trabajo, como la creación de un nuevo registro de cliente potencial o un cambio específico en un registro de caso.

  Los eventos disponibles son:

  • Cuando se crea un registro.
  • Cuando cambia el estado de un registro como, por ejemplo, cuando está cerrado o desactivado.
  • Cuando se asigna un registro a otra persona.
  • Cuando cambia un campo específico del registro.
  • Cuando se elimina un registro.
• Disponibilidad: Además de los flujos de trabajo que se ejecutan automáticamente cuando tienen lugar determinados eventos, el flujo de trabajo está disponible como flujo de trabajo a petición, flujo de trabajo secundario, o ambos:
  • Un flujo de trabajo a petición es un tipo de flujo de trabajo que sólo se ejecuta cuando un usuario elige aplicarlo a registros desde una barra de herramientas o un menú de Microsoft Dynamics CRM Online.
  • Un flujo de trabajo secundario es un tipo de flujo de trabajo que sólo se ejecuta cuando lo inicia otro flujo de trabajo. Está contenido dentro de un flujo de trabajo principal y no se puede ejecutar por su cuenta.

Lógica de flujo de trabajo

La lógica de flujo de trabajo que agrega al flujo de trabajo determina las acciones específicas que realizará el flujo de trabajo en los registros.

La lógica de flujo de trabajo incluye los siguientes elementos:

• Fases: Las fases de Flujo de trabajo son elementos de la lógica de flujo de trabajo que agrupan pasos. Las reglas de Flujo de trabajo determinan las actividades necesarias para un flujo de trabajo y el orden en que dichas actividades deben realizarse. Agregando fases de flujo de trabajo a la lógica de flujo de trabajo, podrá agrupar pasos en el flujo de trabajo. Las fases de Flujo de trabajo hacen que la lógica de flujo de trabajo sea más fácil de leer y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lógica ni al comportamiento de los flujos de trabajo.

  Un trabajo del sistema es un proceso que Microsoft Dynamics CRM Online realiza independientemente o en segundo plano. Las descripciones de la fase de Flujo de trabajo aparecen como encabezados en los formularios de trabajos del sistema, que muestran el progreso de una tarea del flujo de trabajo, un tipo de trabajo del sistema. También pueden aparecer en informes.

  Use fases para definir procesos empresariales que utilice su organización. Por ejemplo, un flujo de trabajo podría usar fases para describir el proceso de administración de oportunidades para el equipo de ventas, mientras que otro flujo de trabajo podría definir el proceso de resolución de casos para los representantes del servicio al cliente.

• Pasos: un paso de flujo de trabajo es un elemento de la lógica de flujo de trabajo que define una unidad de lógica de negocios dentro de un flujo de trabajo. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos elementos. Cada paso de flujo de trabajo que agregue definirá la lógica subyacente del flujo de trabajo. Los pasos de Flujo de trabajo pueden contener acciones, como la creación de un nuevo registro o el envío de una notificación por correo electrónico, o incluso otros pasos. No hay límite para la profundidad hasta donde se pueden anidar pasos de flujo de trabajo.

  Puede agregar los siguientes tipos de pasos a flujos de trabajo:

  • Condición de comprobación: define una situación específica y todas las acciones que deberían llevarse a cabo si se produce dicha situación. Una instrucción lógica de tipo "if-then" en un flujo de trabajo.
  • Rama condicional: define una condición y acción alternativas o pasos adicionales, en casos donde no se cumplen los criterios de un elemento de comprobación de condiciones. Una instrucción lógica de tipo "else-if-then" en un flujo de trabajo.
  • Acción predeterminada: define una acción alternativa en todos los casos que no cumplen los criterios definidos en elementos de condiciones de comprobación o de rama de espera paralela. Una instrucción lógica de tipo "else" en un flujo de trabajo.
  • Condición de espera: permite que un flujo de trabajo se ponga en pausa hasta que se hayan cumplido los criterios definidos por la condición. El flujo de trabajo se vuelva a iniciar automáticamente cuando cumple los criterios en la condición de espera.
  • Rama de espera paralela: define una condición de espera alternativa con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan sólo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear tiempos de espera en la lógica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condición de espera.
  • Paso personalizado: proporciona extensiones a los elementos lógicos disponibles de forma predeterminada en Microsoft Dynamics CRM Online. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos elementos. Los pasos de flujo de trabajo personalizados se pueden desarrollar con la información del SDK de Microsoft Dynamics CRM Online.
• Acciones: las acciones son elementos de la lógica de flujo de trabajo que especifican las acciones que deberían realizar las tareas del flujo de trabajo si se cumplen las condiciones definidas en el flujo de trabajo. Al agregar acciones de flujo de trabajo a pasos de flujo de trabajo, se definen las acciones específicas que desea que realice el flujo de trabajo.

  Puede agregar las siguientes acciones a flujos de trabajo:

  • Crear un registro
  • Actualizar un registro
  • Asignar un registro
  • Enviar una notificación por correo electrónico
  • Iniciar un flujo de trabajo secundario
  • Cambiar el estado de un registro
  • Detener el flujo de trabajo actual
  • Realizar una acción de flujo de trabajo personalizada

Tres formas de crear flujos de trabajo

Existen tres formas de agregar flujos de trabajo a la implementación de Microsoft Dynamics CRM Online:

• Crear flujos de trabajo con la aplicación web de Microsoft Dynamics CRM Online. Puede crear flujos de trabajo y plantillas de flujo de trabajo en el Área Configuración.
• Crear flujos de trabajo personalizados y acciones de flujo de trabajo personalizadas con la información disponible en el SDK de Microsoft Dynamics CRM Online.
• Adquirir flujos de trabajo personalizados o acciones de flujo de trabajo personalizadas de terceros que desarrollen soluciones compatibles con Microsoft Dynamics CRM Online.

Creación de flujos de trabajo con la aplicación web

Existen cuatro pasos básicos para crear un flujo de trabajo con la aplicación web:

1. Crear un flujo de trabajo vacío o usar una plantilla de flujo de trabajo para crear el flujo de trabajo.
2. Especificar las propiedades del flujo de trabajo.
3. Agregar condiciones, acciones de flujo de trabajo y otros elementos que definan la lógica de flujo de trabajo.
4. Publicar el flujo de trabajo.

Para obtener instrucciones paso a paso detalladas para crear flujos de trabajo, vea "Creación o edición de un flujo de trabajo" en el tema de Ayuda "Trabajo con flujos de trabajo".

Vínculos relacionados

Parte 9: Características de extensión cliente