Creación, edición o copia de informes mediante el Asistente para informes

Crear, modificar o copiar un informe mediante el Asistente para informes

¿Puedo realizar esta tarea?

Cómo determinar qué tipos de registros tienen los datos que necesita

En el Panel de navegación, elija Área de trabajo y, a continuación, en Mi área de trabajo, haga clic en Informes.
Para agregar un nuevo informe, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Asistente para informes.
– O bien, –
Para modificar un informe existente del Asistente para informes, seleccione el informe en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Editar informe y, a continuación, haga clic en Asistente para informes.
Sólo puede utilizar el Asistente para informes para modificar informes creados con el asistente.
Seleccione un punto de inicio para su informe.
1. Para crear un informe, seleccione Iniciar un informe nuevo.
  – O bien, –
  Para empezar a partir de una copia de un informe existente, seleccione Comenzar con un informe existente, elija el informe y desactive la casilla Sobrescribir informe existente.
  – O bien, –
  Para modificar un informe existente, seleccione Comenzar con un informe existente, elija el informe y active la casilla Sobrescribir informe existente.
2. Si se han instalado varios idiomas, seleccione el idioma que se usará para los nombres de columna, los tipos de registro y el texto generado por el asistente en el informe.
3. Haga clic en Siguiente.
Especifique el nombre del informe y los tipos de registro que utilizará el informe.
El objetivo de este paso es identificar la procedencia de los datos del informe. Puede incluir datos de uno o dos tipos de registro, además de datos de registros relacionados.
1. Especifique datos en cada campo:
  - Nombre del informe. Este valor se mostrará en el menú Informes y en el Área de informes.
  - Tipo de registro principal. Los datos de todos los campos de este tipo de registro y los tipos de registro relacionados estarán disponibles cuando se definan los criterios para los registros que se incluirán. Los datos procedentes de este tipo de registro estarán disponibles cuando seleccione los campos que se mostrarán.
  - Tipo de registro relacionado. Si necesita mostrar datos de un tipo de registro relacionado, seleccione un tipo de registro adicional aquí.
    Sugerencia: si no necesita datos de ningún tipo de registro relacionado, no seleccione ninguno, ya que esto hace que el informe tarde más en cargarse.
2. Haga clic en Siguiente.
Especifique los registros que se incluirán.
El objetivo de este paso es determinar los registros que se incluirán en el informe. Esta información se guarda como el filtro predeterminado del informe.

Puede seleccionar criterios basados en los tipos de registro seleccionados o en las columnas de los registros relacionados.
1. Para incluir sólo los registros definidos por una vista del sistema ( Vista que está asociada con un tipo de registro, se administra para toda la organización y está disponible para todos los usuarios. Los usuarios con privilegios para personalizar entidades pueden personalizar las vistas del sistema. ) existente o una vista guardada ( Búsqueda con Búsqueda avanzada que se ha guardado. Las vistas guardadas son vistas personales que aparecen en las listas de Vista en los tipos de registros donde están buscando. Con las vistas guardadas, puede guardar los criterios de una búsqueda para volver a usarlos más tarde. También puede compartir las vistas guardadas con otros. ) , seleccione una vista.
  – O bien, –
  Para definir los registros que se incluirán mediante la selección de criterios:
  - Para agregar una fila de criterios:
    1. En el área del tipo de registro al que pertenece el campo, haga clic en Seleccionar y especifique el campo utilizado para el filtro.
    2. Haga clic en el operador relacional de consulta y seleccione un operador.
    3. Haga clic en Escribir valor y especifique un valor para utilizar como filtro. Para algunos valores, puede hacer clic en el botón Seleccionar valores para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desea.
  - Para agrupar criterios, debe seleccionar dos o más filas para el mismo tipo de registro. Por ejemplo, Fase de ventas e Ingresos estimados son valores de campo del tipo de registro Oportunidad y se pueden agrupar dos filas que especifiquen criterios de filtro para estos campos. Sin embargo, no se pueden agrupar filas con valores de campo de tipos de registro diferentes, como Cuenta y Oportunidad.
    1. Para cada fila que desee agrupar, haga clic en botón Selec. fila para esa fila y, a continuación, haga clic en Selec. fila.
    2. En la barra de herramientas Filtro, seleccione Agrupar con Y o Agrupar con O.
    3. Para quitar una fila de un grupo, haga clic en el botón del menú Opciones de esa fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.
    4. Para seleccionar un grupo, haga clic en el botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Seleccionar grupo.
    5. Para agregar una cláusula de criterios a un grupo, haga clic en el botón del menú Opciones de ese grupo y después en Agregar cláusula; seleccione el campo, el operador relacional de consulta y el valor.
    6. Para anular la selección de un grupo previamente seleccionado, haga clic en el botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Cancelar selección de grupo.
    7. Para desagrupar un grupo, haga clic en el botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Desagrupar.
    8. Para cambiar un grupo Agrupar con Y a un grupo Agrupar con O, o un grupo Agrupar con O a un grupo Agrupar con Y, haga clic en el botón del menú Opciones de ese grupo y, a continuación, haga clic en Cambiar a O o en Cambiar a Y.
2. Haga clic en Siguiente.
Organice y estructure los datos.
El objetivo de este paso es determinar las columnas que se incluirán, el orden en el que se mostrarán y si se agruparán los datos en subcategorías. Como mínimo, un informe simplemente incluye columnas. Al agrupar y resumir los datos, es más fácil ver los patrones.

Por ejemplo, su informe podría usar un nivel de agrupación para agrupar oportunidades por vendedor, agregar un segundo nivel de agrupación para mostrar las oportunidades de cada trimestre, o bien agregar un tercer nivel para mostrar el porcentaje ganado y perdido en cada trimestre.

Para utilizar un gráfico en el informe, si el informe no tiene ningún nivel de agrupación, debe seleccionar al menos una columna numérica. Si en el informe se utiliza la agrupación, es necesario seleccionar al menos una columna numérica con un tipo de resumen definido.
1. Defina cómo se organiza el informe:
  - Para agrupar elementos de forma que se organicen en el informe por fecha u otras propiedades comunes:
    1. Para cada nivel de agrupación que necesite, haga clic en Haga clic aquí para agregar una agrupación.
    2. Defina la agrupación:
      
      Tipo de registro. Puede seleccionar registros del tipo de registro principal seleccionado y de cualquier tipo de registro relacionado. Si ha seleccionado un tipo de registro secundario, también puede seleccionar registros del tipo de registro secundario y sus tipos de registro relacionados.
      
      Columna. Nombre del campo de Microsoft Dynamics CRM que contiene los datos para definir la agrupación.
      
      Intervalo de tiempo. Para los campos de fecha y hora, agrupe los datos por mes, día, semana o año.
      
      Criterio de ordenación. Criterio de ordenación de la visualización de los grupos.
      
      Ancho de columna. Ancho del encabezado de la columna en píxeles.
      
      Tipo de resumen. Puede agrupar registros mediante un recuento de registros coincidentes.
    3. Para reorganizar los niveles de agrupación, utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo de la sección Tareas comunes.
    4. Haga clic en Aceptar.
  - Para definir el criterio de ordenación dentro de cada grupo, haga clic en Configurar orden, seleccione una columna y un criterio de ordenación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  - Para limitar los informes a los grupos con los valores más alto y más bajo, haga clic en Establecer número superior e inferior:
    1. Seleccione Superiores o Inferiores.
    2. Seleccione el número de grupos que se mostrará.
    3. Haga clic en Aceptar.
2. Defina las columnas que se mostrarán en el informe. Puede ver columnas que muestren los datos de un registro, o columnas que muestren información de resumen:
  1. Para cada columna que desee incluir, haga clic en Haga clic aquí para agregar una columna:
    - Tipo de registro. Puede seleccionar registros del tipo de registro principal seleccionado y de cualquier tipo de registro relacionado. Si ha seleccionado un tipo de registro secundario, también puede seleccionar registros del tipo de registro secundario y sus tipos de registro relacionados.
    - Columna. Nombre del campo de Microsoft Dynamics CRM que contiene los datos que se mostrarán o resumirán.
    - Tipo de datos. Tipo de datos de la columna. Puede ser uno de los siguientes: clave principal, nvarchar, lista desplegable, bit, decimal, int, float, money, ntext, fecha y hora, propietario, búsqueda.
    - Nombre. Nombre utilizado en la base de datos.
    - Ancho de columna. Ancho de la columna en píxeles.
    - Tipo de resumen. El tipo específico de resumen disponible depende del tipo de datos de la columna.
      
      Ninguno: búsqueda, fecha y hora, propietario, lista desplegable, bit, ntext
      
      Medio, Máximo, Mínimo, Porcentaje del total, Suma: todos los tipos de registros numéricos (decimal, int, float, money)
    - Utilice las flechas izquierda y derecha para reorganizar las columnas.
  2. Haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Siguiente.
Seleccione si usará un gráfico en el informe.
El objetivo de este paso es determinar si se utilizará un gráfico y, en ese caso, qué tipo de gráfico.
1. Seleccione si se incluirá un gráfico:
  - Sólo tabla. Proporciona una tabla agrupada y ordenada como especifique.
  - Gráfico y tabla. Muestra un gráfico y una tabla.
    - Muestre la tabla debajo del gráfico en la misma página. Al hacer clic en el gráfico, no pasa nada.
    - Muestre el gráfico. Para ver los datos de un área del gráfico, haga clic en el área del gráfico. Al hacer clic en un área del gráfico, se mostrará una tabla con los detalles de esa sección del gráfico.
2. Haga clic en Siguiente.
Si el informe incluye un gráfico, déle formato.
El objetivo de este paso es especificar el tipo de gráfico y cómo se mostrarán los datos en el gráfico.
1. Seleccione el tipo de gráfico, y haga clic en Siguiente.
  En el área Vista previa del gráfico se muestra cómo se verán los datos.
  - Para los gráficos de barras vertical y horizontal y los gráficos de líneas, especifique los datos que se mostrarán en cada eje:
    - En la sección Formato de eje (X) de columna, seleccione el campo que se usará para el eje X y la etiqueta que se mostrará en el gráfico para el campo.
    - En la sección Formato de eje (Y) de valores, puede seleccionar dos campos. Para cada campo, puede especificar la etiqueta que se mostrará en el gráfico.
    - En la sección Formato de etiquetas y leyendas, especifique si se mostrarán las etiquetas de datos y una leyenda.
  - Para los gráficos circulares, especifique los segmentos y los valores del gráfico.
    - Para los segmentos, es necesario seleccionar una de las agrupaciones del informe.
    - Para los valores, es necesario seleccionar una columna numérica con un tipo de resumen.
2. Haga clic en Siguiente.
Revise el resumen del informe, haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.
Determine desde dónde puede ejecutarse el informe.
Cuando termine de definir el informe, vuelva al formulario Informe, donde puede actualizar el nombre y la descripción del informe y determinar dónde se mostrará:
- Categorías
  Para especificar las categorías en las que se incluye este informe, haga clic en el botón Seleccionar valores y seleccione las categorías. Más información:
  De manera predeterminada, un informe nuevo no se incluye en ninguna categoría. Si desea que el informe se incluya en las vistas de categoría del Área de informes, por ejemplo, la vista Informes de marketing, agregue una categoría en el cuadro Categorías.
- Tipos de registros relacionados
  Para que el informe aparezca en la lista Informes de una página para tipos de registros específicos, haga clic en el botón Seleccionar valores y, a continuación, seleccione los tipos de registros.
  Por ejemplo, si el nuevo informe incluye datos de cuentas y actividades, seleccione Cuentas y Actividades.
- Mostrar en
  Para especificar dónde deben estar visibles los informes, haga clic en el botón Seleccionar valores y, a continuación, seleccione una o varias opciones:
  - Área de informes
    El informe aparecerá en el Área de informes.
  - Formularios para tipos de informes relacionados
    El informe se mostrará en el formulario del tipo de registro seleccionado en Tipos de registros relacionados.
  - Listas para tipos de registro relacionados
    El informe se mostrará desde las páginas de vista de lista especificadas.
  Si no se selecciona ningún valor, el informe no estará visible para los usuarios finales. Para ver o administrar informes que no están visibles para los usuarios finales, en el Área de informes, seleccione la vista Todos los informes, incluidos los subinformes.
- Idiomas
  Si su implementación de Microsoft Dynamics CRM tiene varios idiomas habilitados, especifique un idioma. El informe se mostrará a todos los usuarios que han seleccionado ese idioma en sus opciones personales. Para que este informe esté disponible para todos los usuarios, seleccione Todos los idiomas.
  Tenga en cuenta que esto no cambia el idioma que se usa dentro del informe.
Sugerencia: De manera predeterminada, si usa Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión, todos los informes de su propiedad estarán disponibles cuando esté sin conexión. Más información:
Compruebe el informe y modifíquelo si es necesario.
Determine quién puede usar el informe.
De forma predeterminada, el informe es un informe personal ( Informe que puede ver su propietario y se puede compartir también con otros usuarios o equipos. ) . Esto significa que usted es el único que puede usarlo.
- Para compartir este informe con otros usuarios, en el Área de informes, seleccione el informe y, a continuación, en el menú Más acciones, haga clic en Compartir.
- Para hacer que este informe esté disponible para todos los usuarios en la organización, en el Área de informes, seleccione el informe, en el menú de la barra de herramientas Acciones, haga clic en Editar informe y, a continuación, en el menú Acciones , haga clic en Informe disponible para la organización.
De manera predeterminada, si usa Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión, todos los informes de su propiedad estarán disponibles cuando esté sin conexión. Más información:

Nota

Todos los informes generados con el Asistente para informes se imprimen en modo horizontal.

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