Microsoft Dynamics CRM proporciona varias herramientas para agregar datos masivos a Microsoft Dynamics CRM:
Si desea automatizar el proceso de importación o migración, puede usar la información que aparece en el para escribir una herramienta de importación personalizada.
Comparación: Asistente para la importación de datos y Administrador de migración de datos
En la siguiente tabla se proporciona un resumen en el que se indica qué herramienta usar para cada tarea:
Tarea
Asistente para la importación de datos
Administrador de migración de datos
Incorporar datos en más de 50 tipos de registros de Microsoft Dynamics CRM
Sí (todos los usuarios con los permisos adecuados pueden importar datos).
Sí (sólo el administrador del sistema puede migrar datos).
Incorporar datos en atributos y tipos de registros personalizados
Sí
Sí
Usar varios archivos de origen que contienen datos relacionados
No (sólo se puede importar un archivo a la vez).
Sí
Asignar registros a varios usuarios
No (el asistente asigna todos los registros a un usuario).
Sí
Actualizar registros existentes
Sí
No
Detectar duplicados
Sí
No (puede ejecutar la detección de duplicados después de migrar los registros).
Eliminar todos los registros asociados a un trabajo
No
Sí
Asignar automáticamente datos basados en encabezados de columna en el archivo de origen
Sí
No
Asignar valores de lista desplegable
Sí
No (para asignar valores de la lista debe editar manualmente una asignación de datos).
Establecer el valor del atributo Fecha de creación desde los datos de origen
No
Sí
Personalizar Microsoft Dynamics CRM para que coincidan los datos
No (la personalización debe realizarse antes de importar).
Sí (el Administrador de migración de datos puede crear atributos y tipos de registros personalizados).
Transformar datos
No (debe usar una asignación de atributos unívoca).
Sí (es posible realizar transformaciones (
Tipos de asignaciones usadas para modificar datos antes de migrarlos.
Las transformaciones incluyen la concatenación, la división, la sustitución, la división en cadenas, la asignación y las modificaciones de fecha.
) de datos complejos).
Enviar un mensaje de correo electrónico al usuario cuando finalice la tarea
Sí
No
Importación o mejora de los datos mediante el Asistente para la importación de datos
El Asistente para la importación de datos (
Asistente usado para importar varios registros de un archivo de texto delimitado por comas a Microsoft Dynamics CRM como registros.
) es útil para importar datos que se han almacenado en una hoja de cálculo, importar los clientes potenciales que haya adquirido y mejorar (
Proceso de exportar registros a Microsoft Office Excel, agregar información que falta y usar el Asistente para importación de datos para importar sólo la información cambiada a Microsoft Dynamics CRM.
) los datos existentes. Puede usarse para importar datos en la mayoría de los tipos de registros. El Asistente para la importación de datos está diseñado para que lo use el personal de los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente con sus propios datos. Todos los datos importados serán propiedad del usuario que realice la importación o, si el usuario tiene permiso para asignar registros, todos los registros de una importación pueden asignarse a otro usuario.
Los datos deben estar en un archivo de valores separados por comas (CSV) (
Archivo de datos con una extensión de archivo .csv.
Normalmente, un archivo CSV contiene campos y registros, almacenados como texto, en los que los campos están separados entre ellos por comas.
) o en un archivo de texto delimitado (
Archivo que contiene datos en los que los valores de campo individuales están separados por comas, tabulaciones, punto y coma u otros caracteres. Los nombres de archivos de texto delimitados suelen terminar con la extensión de archivo .txt (por ejemplo, "mi_archivo.txt").
) (.txt) con columnas delimitadas por comas. Puede exportar o guardar los datos en un formato delimitado por comas desde muchas aplicaciones, como Microsoft Office Excel o contactos de Microsoft Office Outlook y la mayoría de las bases de datos.
Si su archivo de importación utiliza encabezados de columna que coinciden con los nombres para mostrar de Microsoft Dynamics CRM nombres para mostrar (
Etiquetas que se usan de forma predeterminada cuando se muestran atributos en un formulario, una lista o un informe.
Un usuario con el rol de seguridad adecuado puede cambiar el Nombre para mostrar de cada atributo en el área de Personalización.
) , el archivo se asigna automáticamente. Si importa datos con el mismo formato frecuentemente, puede usar una asignación de datos (
Archivo que contiene información sobre cómo se corresponden los datos de un sistema de origen con los datos de Microsoft Dynamics CRM.
) para asignar los datos y acelerar el proceso de importación.
Microsoft Dynamics CRM procesa las importaciones en segundo plano y, si lo desea, se puede recibir un mensaje de correo cuando termina la importación.
Una vez terminada una importación, puede revisar los registros que se importaron correcta o incorrectamente.
Puede exportar los registros incorrectos en un archivo independiente para poder arreglarlos y, a continuación, volver a importarlos. También puede eliminar todos los registros asociados a una importación.
Si el administrador del sistema ha habilitado la detección de duplicados durante la importación, puede seleccionar si desea importar los duplicados. Después de que termine una importación, también puede ejecutar un trabajo de detección de duplicados para detectar posibles duplicados.
Migración de datos mediante el Administrador de migración de datos
El Administrador de migración de datos es una herramienta descargable que puede usarse para migrar datos de otro sistema de administración de las relaciones con el cliente a Microsoft Dynamics CRM. Normalmente esta herramienta se utiliza cuando Microsoft Dynamics CRM se instala por primera vez para migrar datos de sistemas anteriores, pero también puede usarse posteriormente. Puede migrar:
Varios archivos que contienen tipos de registro relacionados entre ellos, como cuentas con contactos relacionados.
Registros que deben asignarse a diferentes usuarios de Microsoft Dynamics CRM.
Notas y datos adjuntos.
Puede eliminar todos los registros asociados a un determinado trabajo de migración de datos.
Los datos que se migrarán deben almacenarse en archivos de valores separados por comas (CSV) (
Archivos de datos con una extensión de archivo .csv.
Normalmente, un archivo CSV contiene campos y registros, almacenados como texto, en los que los campos están separados entre ellos por comas.
) .
Para simplificar el proceso de migración, se puede usar una asignación de datos (
Archivo que contiene información sobre cómo se corresponden los datos de un sistema de origen con los datos de Microsoft Dynamics CRM.
) para asignar datos desde el origen de datos a Microsoft Dynamics CRM. Las asignaciones de datos pueden exportarse e importarse, así como editarse manualmente si es necesario.
Las herramientas de migración de datos deben ser utilizadas por una persona que tenga un rol de seguridad Administrador del sistema en Microsoft Dynamics CRM.
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Las herramientas de migración de datos deben ser utilizadas por una persona que tenga un rol de seguridad Administrador del sistema en Microsoft Dynamics CRM.
