Buscar

Existen varias formas de buscar un registro ( Entrada de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM que almacena toda la información acerca de un elemento específico, como un contacto. Los registros son como fichas individuales en un sistema de archivos de fichas. En una lista puede ver información básica de los registros y en un formulario puede ver o cambiar la información detallada de los registros. ) específico cuando está trabajando con una lista ( Vista de resumen de un grupo de registros, como cuentas o contactos, o el resultado de una consulta de Búsqueda avanzada. Para ver información detallada sobre un registro, abra el formulario del registro. ) de registros o cuando está rellenando un formulario ( Una página que muestra información detallada que los usuarios han introducido en Microsoft Dynamics CRM relacionada con un determinado registro, como toda la información de un contacto. La información que introducen los usuarios en un formulario se almacena en Microsoft Dynamics CRM como un registro. ) . Con Búsqueda avanzada ( Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos. ) , también puede guardar su búsqueda como una vista guardada ( Búsqueda con Búsqueda avanzada que se ha guardado. Las vistas guardadas son vistas personales que aparecen en las listas de Vista en los tipos de registros donde están buscando. Con las vistas guardadas, puede guardar los criterios de una búsqueda para volver a usarlos más tarde. También puede compartir las vistas guardadas con otros. ) para volver a usarla más tarde.

Búsqueda de registros en una lista

Búsqueda de registros mientras se rellena un formulario

Crear, editar o guardar búsquedas avanzadas

Trabajar con búsquedas avanzadas guardadas

Otras actividades que se pueden realizar. Más tareas ...

Búsqueda de registros en una lista

¿Puedo realizar esta tarea?

Esta tarea requiere permisos que se encuentran en todos los roles de seguridad ( Conjuntos de privilegios definidos. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. ) predeterminados. Para obtener más información acerca de los permisos específicos y la ejecución de esta tarea sin conexión:

Use uno de los siguientes métodos para buscar registros en una lista ( Vista de resumen de un grupo de registros, como cuentas o contactos, o el resultado de una consulta de Búsqueda avanzada. Para ver información detallada sobre un registro, abra el formulario del registro. ) :

Filtrar una lista

Seleccione una vista de la lista desplegable Vista situada en la parte superior de cualquier lista de registros. Algunas listas, como Actividades e Historial, proporcionan opciones adicionales para ayudar a filtrar una lista.

La lista Vista incluye dos tipos de vistas: Vistas del sistema y Mis vistas.

Búsqueda de una cadena de texto

En el cuadro Buscar registros, escriba unas cuantas letras para reducir la búsqueda y haga clic en el botón Búsqueda Botón Búsqueda

Use un asterisco ( * ) como comodín si el texto que está buscando no está al principio de un campo. Por ejemplo, para buscar todos los registros que contienen la palabra "avanzado" en las columnas de búsqueda, escriba *avanzado.

Importante La búsqueda no está relacionada con la vista actualmente seleccionada en el menú Vista. Sólo se devuelven los registros activos.
Sugerencia
Para cada tipo de registro, se pueden personalizar los campos en los que se realizará la búsqueda. De forma predeterminada, la búsqueda se realiza en los siguientes campos:

Cuenta: Nombre de cuenta, Número de cuenta, Correo electrónico

Actividad y tipos de actividades individuales, incluidos Cita, Correo electrónico, Carta, Fax y Llamada de teléfono: Tema
Campaña: Código de campaña, Nombre

Caso: Título, Número de caso

Contacto: Nombre completo, Nombre, Segundo nombre, Apellidos, Correo electrónico, Número de caso
Contrato: Nombre del contrato

Cliente potencial: Nombre de la compañía, Nombre, Apellidos, Nombre, Tema
Lista de marketing: Nombre

Oportunidad: Tema

Oferta, Pedido, Factura: Nombre

Producto: Nombre de producto, Id.

Documentación de ventas: Título

Más información: .

Ordenar una lista

Para ordenar una lista de registros, haga clic en un encabezado de columna. Para invertir el orden, haga clic otra vez en el encabezado.
Un icono de flecha en el encabezado de la columna muestra que la lista está ordenada: el icono Orden ascendente indica ascendente y el icono Orden descendente indica descendente.
Para ordenar por una columna adicional, presione MAYÚS mientras hace clic en el encabezado de la columna adicional.

No puede ordenar por columnas que muestran datos de un tipo de registro relacionado ( Tipo de registro que está asociado con otro tipo de registro. Por ejemplo, la mayoría de tipos de registros tienen un tipo de registro Notas relacionado. ) .

Usar Búsqueda avanzada para filtrar la lista

Para iniciar una búsqueda Búsqueda avanzada:
En el cuadro Vista, seleccione la vista más próxima a la que desee y, a continuación, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.
O bien:
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Búsqueda avanzada.
Especifique el criterio de la búsqueda y las columnas que se van a mostrar.
Más información:

Crear su propia vista

Para iniciar una búsqueda Búsqueda avanzada:
En el cuadro Vista, seleccione la vista más próxima a la que desee y, a continuación, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.
O bien:
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Búsqueda avanzada.
Especifique el criterio de la búsqueda y las columnas que se van a mostrar.
Más información:
Haga clic en Guardar como.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta, en el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.
En el cuadro Descripción, escriba una breve descripción y haga clic en Aceptar.
La búsqueda se guarda como vista y aparece en la ficha Vistas guardadas del formulario Búsqueda avanzada. Esta nueva vista también está disponible desde la página de lista del tipo de registro del cuadro Vista, en la sección Mis vistas.

Ir a la siguiente página de registros

Si hay más de una página de registros disponible en la lista de registros, utilice las flechas de Página situadas en la parte inferior de la lista para ver las páginas adicionales.

Usar el índice alfabético

Para listas que incluyen un índice ( Barra dinámica con el alfabeto ubicada en la parte inferior de las listas de la ventana de aplicación de Microsoft Dynamics CRM. Cuando se hace clic en una letra o en el signo de número (#), la lista muestra los registros disponibles por esa letra. ) en la parte inferior de la lista:

Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por una determinada letra, haga clic en la letra.
Para ver registros con la información de la columna ordenada que empiezan por 0-9, haga clic en #.
Para ver todos los registros, haga clic en Todo.

Sugerencias

Para asegurarse de que la lista de registros está actualizada, en la parte superior de la lista, haga clic en el botón Actualizar , o bien haga clic con el botón secundario en cualquier registro y, a continuación, haga clic en Actualizar lista.
Para realizar una vista previa de un registro, haga clic en el botón Vista previa situado al lado del registro. Para cerrar la vista previa, haga clic en el botón Cerrar vista previa .
Para ver los criterios exactos usados para una vista guardada y la mayoría de las vistas del sistema, seleccione la vista, haga clic en Búsqueda avanzada en la barra de herramientas Estándar y, después, haga clic en Mostrar detalles.
No es posible encontrar ni recuperar los registros eliminados.
Seleccione varios registros de cualquier lista:
- Para seleccionar varios registros, presione la tecla CTRL al hacer clic en cada uno de ellos.
- Para seleccionar una secuencia de registros, haga clic en el primer registro y después presione la tecla MAYÚS al seleccionar el último registro.
- Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página en la parte superior de la lista para seleccionar todos los registros de la página.
De manera predeterminada, la aplicación web de Microsoft Dynamics CRM muestra 50 registros por página. Puede aumentar el número de registros que aparecen y, por lo tanto, también el número de registros que puede seleccionar a la vez. Para mostrar un máximo de 250 registros por página:
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2. En la ficha General, en la lista Registros por página, seleccione el número de registros que aparecerán en una página.
3. Haga clic en Aceptar.
Esto cambia el número de elementos que se muestran en todas las listas, lo que puede aumentar el tiempo de respuesta cuando cambie de tipo de registro. Por tanto, es posible que desee volver a establecer un número más pequeño cuando haya terminado con esta acción en masa.

Temas relacionados

Búsqueda de registros mientras se rellena un formulario

¿Puedo realizar esta tarea?

Cuando rellena un formulario y necesita seleccionar un registro en un campo, puede usar el botón Búsqueda Botón Búsqueda

o, en algunos formularios, también puede usar el panel Asistente de formulario ( Panel de búsqueda que muestra una lista de registros filtrados. Los registros que se muestran vienen determinados por el campo que está activo y los datos que se proporcionan. En algunas áreas de Microsoft Dynamics CRM, puede crear también una actividad de seguimiento desde el panel panel Asistente de formulario. El uso del panel Asistente de formulario es una alternativa al uso del cuadro de diálogo Buscar registros. ) .

Use el botón Búsqueda

Haga clic en el botón Búsqueda .
En el cuadro Buscar, si es necesario, seleccione un tipo de registro, escriba algunas letras para la búsqueda y haga clic en el botón Buscar .
Seleccione el registro, haga clic en el botón Agregar registros seleccionados y, a continuación, en Aceptar.
En la página Búsqueda avanzada, haga clic en Buscar.

– O bien, –

Use el panel Asistente de formulario:

Para mostrar u ocultar el panel Asistente de formulario, en la barra de título del panel, haga clic en el botón Expandir o en el botón Contraer .
Para contraer o expandir una sección concreta, en la barra de título de la sección, haga clic en el botón Contraer o el botón Expandir .
Para seleccionar un registro:
1. Sitúe el punto de inserción en el cuadro de texto para el que desea buscar un registro.
  Si hay una sugerencia disponible, el panel Asistente de formulario filtra y muestra los registros adecuados.
2. En el panel Asistente de formulario, haga clic en un registro.
  Los datos adecuados rellenan el cuadro de texto.
Para crear actividades de seguimiento relacionadas con el registro abierto:
1. Desde un registro abierto, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Seguimiento .
  En el panel Asistente de formulario se muestra una actividad parcialmente completada.
2. Seleccione el tipo de actividad.
  No puede crear una actividad de tarea de seguimiento para una actividad de correo electrónico creada con una campaña exprés. Seleccione una actividad de llamada de teléfono, carta, fax, mensaje de correo electrónico o cita.
3. Complete los campos obligatorios.
4. Haga clic en Guardar o Guardar y abrir.

Tema relacionado

Crear, editar o guardar búsquedas avanzadas

¿Puedo realizar esta tarea?

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.
Sugerencia: Búsqueda avanzada empieza con criterios que se basan en dónde se encuentra en Microsoft Dynamics CRM. Si hace clic en Búsqueda avanzada desde una vista, se cargarán previamente los criterios de esa vista.

– O bien, –
Para editar una búsqueda guardada, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada, haga clic en la ficha Vistas guardadas y, a continuación, haga doble clic en la vista guardada.

Especifique los criterios de búsqueda.

Si Mostrar detalles está visible en la barra de herramientas de criterios, haga clic en él.

Especifique lo que hay que buscar

En la lista Buscar, seleccione el tipo de registro que desea buscar, como Cuentas, Clientes potenciales o Usuarios.
Haga clic en Seleccionar para seleccionar criterios para la búsqueda, incluidos el campo en el que hay que buscar (por ejemplo, Nombre de cuenta o Ciudad), el operador relacional de consulta ( Parte de una expresión (por ejemplo, "es igual a" o "contiene") que define cómo debe compararse un atributo determinado con un valor. ) y los valores que hay que localizar (por ejemplo, "Seattle" o "Correo electrónico").
Puede seleccionar campos del tipo de registro actual o de registros relacionados ( Registros a los que se hace referencia en el registro actual. Por ejemplo, una cuenta puede tener muchos registros de contactos relacionados. ) .
- Para algunos valores, puede hacer clic en el botón Búsqueda para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar valores y seleccionar el valor que desea.
En la parte inferior de la lista Seleccionar, la sección Relacionado muestra tipos de registro relacionados. Al seleccionar un tipo de registro relacionado, aparece un vínculo Seleccionar nuevo para seleccionar campos de este tipo de registro relacionado.

Borre, elimine o agrupe cláusulas del criterio de búsqueda

Borre todos los criterios de búsqueda para empezar de nuevo.
1. Haga clic en Borrar para quitar todos los criterios.
2. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.
Elimine una fila del criterio de búsqueda.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado de una fila del criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Eliminar.
2. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.
Agrupe criterios.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado de una fila del criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Selec. fila.
  Para agrupar criterios de búsqueda, debe seleccionar dos o más filas para el mismo tipo de registro. Por ejemplo, Fase de ventas y Ingresos estimados son ambos valores de campo del tipo de registro Oportunidad y se pueden agrupar dos filas que especifiquen criterios de búsqueda para estos campos. Sin embargo, no se pueden agrupar filas con valores de campo de los tipos de registro Cuenta y Oportunidad.
2. En la barra de herramientas Filtro, seleccione Agrupar con Y o Agrupar con O.
3. Repita los pasos a y b para crear grupos de criterios adicionales.
Seleccione y anule la selección de los criterios agrupados.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado de una fila del criterio de búsqueda que se ha seleccionado y, a continuación, haga clic en Anular la selección de la fila. Puede anular la selección de filas de un grupo o individualmente.
2. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado del grupo y, a continuación, haga clic en Seleccionar grupo para seleccionar un grupo o haga clic en Cancelar selección de grupo para anular la selección de un grupo seleccionado anteriormente.
Agregue una cláusula de criterios de búsqueda a un grupo de criterios.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado del grupo y, a continuación, haga clic en Agregar cláusula.
2. Agregue criterios de búsqueda a la nueva cláusula.
Desagrupe filas de criterios que haya agrupado con Agrupar con Y o bien Agrupar con O.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado del grupo que desee desagrupar y, a continuación, haga clic en Desagrupar.
2. Repita este paso para desagrupar grupos de criterios de búsqueda adicionales.
Cambie un grupo Agrupar con Y a un grupo Agrupar con O, o un grupo Agrupar con O a un grupo Agrupar con Y.
1. Haga clic en el botón del menú Opciones al lado del grupo y, a continuación, haga clic en Cambiar a O o Cambiar a Y.
2. Repita este paso para cambiar grupos de criterios de búsqueda adicionales.
Oculte o elimine una fila en la vista Básico:
1. Para ocultar una fila, haga clic en botón del menú Opciones situado junto a una fila del criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Ocultar en modo básico.
2. Para hacer visible una fila oculta, haga clic en Mostrar vista básica.

Especifique las columnas que se van a incluir en los resultados de la búsqueda.
1. Haga clic en Editar columnas y en Agregar columnas.
2. Seleccione el tipo de registro que incluye las columnas que desea agregar.
3. Active la casilla situada junto a las columnas que desea agregar. Si una columna no aparece, póngase en contacto con el administrador del sistema.
4. Haga clic en Aceptar.
5. También están disponibles las siguientes opciones:
  - Para ajustar el ancho de una columna, haga clic en Cambiar propiedades, seleccione un ancho y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  - Para reorganizar columnas, seleccione una de ellas y use las teclas de flecha para moverla a la izquierda o a la derecha.
  - Para quitar una columna, selecciónela y, a continuación, haga clic en Quitar.
6. Haga clic en Aceptar.
Especifique el criterio de ordenación.
- Haga clic en Editar columnas, en Configurar orden y especifique la columna por la que se va a ordenar y el criterio de ordenación.
  Sugerencia: cada vista se ordena sólo por una columna. No obstante, después de hacer clic en Buscar, puede ordenar por más columnas. Para ordenar una lista de resultados de búsqueda por una columna adicional, presione MAYÚS mientras hace clic en el encabezado de la columna adicional.
  Sólo puede ordenar por columnas del tipo de registro principal.
Guarde la búsqueda como una vista guardada.
1. Si va a guardar una vista guardada existente, haga clic en Guardar. Si va a guardar una vista nueva, o si desea cambiar el nombre de la vista porque ha cambiado el criterio, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta, en el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.
3. En el cuadro Descripción, escriba una breve descripción y haga clic en Aceptar.
  La búsqueda se guarda como vista y aparece en la ficha Vistas guardadas del formulario Búsqueda avanzada. Esta nueva vista también está disponible desde la página de lista del tipo de registro del cuadro Vista, en la sección Mis vistas.
Haga clic en Buscar. Se muestran los registros seleccionados.
Haga clic en Volver a la consulta para volver a la ficha Buscar.

Sugerencias

Al especificar los criterios de búsqueda para buscar registros de actividad, puede buscar en todos los tipos de actividades o seleccionar un tipo de actividad que buscar, como tarea o cita.
Las columnas mostradas de forma predeterminada se controlan mediante la vista Búsqueda avanzada del tipo de registro. Más información: .
Si necesita realizar una búsqueda basándose en los nombres de las personas que participaron en una actividad, en el criterio de Búsqueda avanzada, debe buscar en los campos del grupo de actividad ( Persona implicada en una actividad, como el destinatario o el remitente de un fax, un correo electrónico o una carta. ) relacionado. Puede realizar una búsqueda basándose en el nombre de la persona (campo Parte) o por su rol en la actividad, por ejemplo un remitente o destinatario (campo Tipo de participación).
Por ejemplo, para buscar mensajes de correo electrónico enviados a un contacto específico:
1. En la lista Actividades, en el cuadro Tipo, seleccione Correo electrónico.
2. Haga clic en Búsqueda avanzada y en Mostrar detalles.
3. Haga clic en Seleccionar y, a continuación, en la sección Relacionado, seleccione Grupos de actividad (Actividad).
4. En Grupos de actividad (Actividad), haga clic en Seleccionar.
5. En la sección Campos, haga clic en Tipo de participación, en Escribir valor y, a continuación, en el botón Seleccionar valores .
6. En la lista Valores disponibles, seleccione Destinatario Para, haga clic en el botón Agregar registros seleccionados y, a continuación, en Aceptar.
7. En Grupos de actividad (Actividad), haga clic en Seleccionar.
8. En la sección Campos, haga clic en Parte.
9. Haga clic en el operador Es igual al usuario actual y cámbielo a Es igual a.
10. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda .
11. En el cuadro Buscar, seleccione Contacto, escriba algunas letras por las que buscar y, a continuación, haga clic en Iniciar búsqueda.
12. Seleccione el contacto, haga clic en el botón Agregar registros seleccionados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
13. En la página Búsqueda avanzada, haga clic en Buscar.

Nota

No puede usar Búsqueda avanzada para buscar registros relacionados a campañas exprés.

Temas relacionados

Trabajar con búsquedas avanzadas guardadas

¿Puedo realizar esta tarea?

Puede ejecutar, compartir, asignar, eliminar o desactivar una vista guardada ( Búsqueda con Búsqueda avanzada que se ha guardado. Las vistas guardadas son vistas personales que aparecen en las listas de Vista en los tipos de registros donde están buscando. Con las vistas guardadas, puede guardar los criterios de una búsqueda para volver a usarlos más tarde. También puede compartir las vistas guardadas con otros. ) de su propiedad.

Si otro usuario tiene compartida una vista guardada con usted, lo que pueda hacer dependerá de los privilegios específicos que le hayan sido concedidos: Compartir, Asignar, Eliminar o Escribir.

Ejecutar una búsqueda guardada

En una página de lista ( Vista de resumen de un grupo de registros, como cuentas o contactos, o el resultado de una consulta de Búsqueda avanzada. Para ver información detallada sobre un registro, abra el formulario del registro. ) en el cuadro Vista, en la sección Mis vistas, seleccione una vista guardada.
Si no existe una sección Mis vistas, no hay búsquedas guardadas para este tipo de registro.

– O bien, –

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en la ficha Vistas guardadas. Haga doble clic en una búsqueda guardada y, a continuación, haga clic en Buscar.

Compartir una búsqueda guardada

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en la ficha Vistas guardadas.
Seleccione la vista. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, haga clic en Compartir.
En el cuadro de diálogo de uso compartido, en Tareas comunes, haga clic en Agregar usuario o equipo.
En el cuadro de diálogo Buscar registros, en la lista Buscar, seleccione el tipo de registro que desea buscar.
En el cuadro Buscar registros, escriba las primeras letras del nombre del registro para reducir la búsqueda y haga clic en el el botón Buscar .
En la lista de registros disponibles, haga clic en un usuario o equipo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar registros seleccionados para agregar el usuario o equipo a la lista Registros seleccionados.
Haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo de uso compartido, seleccione el tipo de acceso compartido que desee. Los permisos disponibles son: Leer, Escribir, Eliminar, Anexar, Asignar o Compartir.
Haga clic en Aceptar.
La vista guardada se mostrará en la sección Mis vistas de la lista Vista de su colaborador.

Sugerencias

Para cancelar los cambios que haya realizado y mantener la configuración de permisos anterior, haga clic en Restablecer.
Para seleccionar o borrar todos los permisos sobre un elemento seleccionado, haga clic en Activar o desactivar todos los permisos de los elementos seleccionados.

Asignar una búsqueda guardada

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en la ficha Vistas guardadas.
Seleccione la vista y, a continuación, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Asignar .
En el cuadro de diálogo Asignar, haga clic en:
- Asignarme a mí
  Use esta opción para asignarse el registro a sí mismo.
  – O bien, –
- Asignar a otro usuario
  Haga clic en el botón Búsqueda , escriba una parte del nombre del usuario, haga clic en el el botón Buscar , doble clic en el nombre del usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar registros.
Haga clic en Aceptar.

Desactivar una búsqueda guardada

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en la ficha Vistas guardadas.
Seleccione la vista y, a continuación, en el menú Más acciones, haga clic en Desactivar.

Eliminar una búsqueda guardada

En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en la ficha Vistas guardadas.
Seleccione la vista y, a continuación, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Eliminar .

Enviar por correo electrónico o copiar un vínculo a una búsqueda guardada

Enviar un acceso directo en un correo electrónico

En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Enviar acceso directo y, a continuación, haga clic en De la vista actual.
Complete el formulario de correo electrónico y envíelo.

Copiar un acceso directo

En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Copiar acceso directo y, a continuación, haga clic en De la vista actual.
Pegue el acceso directo en una aplicación que admita copiar y pegar. Por ejemplo, en Microsoft Office Word, presione CTRL+V.

Más información:

Temas relacionados

Tareas comunes

Búsqueda, eliminación y combinación de registros

Especificación de datos

Uso compartido de datos con otras personas

Adición de actividades, notas y archivos

Solicitud de cambios

¿Encontró la información que buscaba?

Sí No

Si no es así, ¿qué información necesita? (opcional)