Exportación de datos a Excel
Puede exportar cualquier lista a Microsoft Office Excel, incluidos los resultados de una búsqueda con Búsqueda avanzada ( Herramienta usada para buscar actividades y registros específicos. ) .
Puede exportar a una hoja de cálculo estática ( Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM. ) o dinámica ( Un archivo que actualiza los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre. ) o a una tabla dinámica ( Herramienta que puede usar para reorganizar y resumir columnas y filas de datos seleccionadas en una hoja de cálculo sin cambiar los datos. ) de Excel.
Exportación de datos a hojas de cálculo estáticas de Excel
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- En cualquier área con una lista de registros, seleccione las columnas que se incluirán en la lista exportada.
De manera predeterminada, una hoja de cálculo exportada incluye los campos que se muestran en la lista, con el mismo orden de campos, la misma ordenación y el mismo ancho de campo.
Para realizar cambios en las columnas de una Vista de búsqueda avanzada ( Vista usada para mostrar resultados de búsquedas creadas con Búsqueda avanzada. ) , haga clic en Editar columnas. Puede realizar los siguientes tipos de cambios:
Cambiar el orden de las columnas
Para cambiar el orden de las columnas, seleccione un encabezado de columna, como Nombre de cuenta y, a continuación, en Tareas comunes, haga clic en el botón Desplazar a la izquierda
o en el
botón Desplazar a la derecha 
para mover la columna.
Agregar columnas
- Para agregar columnas a la lista de exportación, haga clic en Agregar columnas.
- Para agregar columnas al tipo de registro principal, selecciónelo y, a continuación, en la lista Agregar columnas, haga clic para seleccionar los campos que desea agregar como columnas.
- Para agregar columnas de registros relacionados, primero seleccione el tipo de registro relacionado y, a continuación, en la lista Agregar columnas, haga clic para seleccionar los campos que desea agregar como columnas.
- Haga clic en Aceptar.
Configurar la ordenación
Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en Configurar orden, en la lista Columna. Seleccione la columna que desea ordenar, en el área Pedido, haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente y haga clic en Aceptar.
No puede ordenar por columnas de tipos de registros relacionados.
Cambiar el ancho de columna
Para cambiar el ancho de columna que aparecerá en la hoja de cálculo de Excel, seleccione un encabezado de columna, como Nombre de cuenta y haga clic en Cambiar propiedades. En el cuadro de diálogo Cambiar propiedades de columna, seleccione el ancho (en píxeles) que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
No puede cambiar las columnas de una vista del sistema, como Todas las cuentas activas. Debe personalizar la vista, lo que requiere el rol de seguridad ( Conjunto definido de privilegios. El rol de seguridad asignado a un usuario determina las tareas que éste puede realizar y qué partes de la interfaz de usuario puede ver. Para tener acceso al sistema, todos los usuarios deben tener asignado por lo menos un rol de seguridad. ) Administrador del sistema o Personalizador del sistema o bien usar Búsqueda avanzada para crear su propia vista basada en la vista actual. Para crear su propia vista, con la vista del sistema abierta, haga clic en Búsqueda avanzada.
Quitar columnas
Para quitar una columna, seleccione el encabezado de la columna que desee quitar y, en Tareas comunes, haga clic en Quitar. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar. -
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Exportar a Excel
.
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En el cuadro de diálogo Exportar datos a Excel, seleccione Hoja de cálculo estática con registros de esta página.
– O bien, –
Seleccione Hoja de cálculo estática con registros de todas las páginas en la vista actual.
Esta opción sólo estará visible cuando la vista incluya más de una página de registros. -
Si desea volver a importar los datos, seleccione Exportar columnas necesarias para volver a importar datos.
Esto agrega dos columnas ocultas: una contiene el identificador único global (GUID) ( Un valor único de 128 bits que se usa para identificar un registro. ) del registro y la otra contiene la fecha y la hora de la última modificación del registro. No elimine estas columnas, ya que son necesarias para volver a importar el archivo. Más información: - Haga clic en Exportar.
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Para ver la hoja de cálculo estática, haga clic en Abrir.
Si usa Microsoft Office Excel 2007, verá un mensaje donde se le indica que el archivo que intenta abrir está en un formato diferente al especificado por la extensión de archivo. Haga clic en Sí. - Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Puede enviar por correo electrónico una hoja de cálculo estático ( Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM. ) exportada a cualquier persona o almacenarla en un archivo compartido. Cualquier persona que abra el archivo verá todos los datos del archivo, independientemente de si son usuarios de Microsoft Dynamics CRM o tienen privilegios para ver los datos en Microsoft Dynamics CRM.
Notas
- De manera predeterminada, en Microsoft Dynamics CRM, no se puede exportar una lista de más de 10.000 registros a la vez a una hoja de cálculo estático ( Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM. ) de Excel. El administrador del sistema puede cambiarlo. Más información:
- De forma predeterminada, Microsoft Dynamics CRM incorpora hasta 50 registros por página. Si hay más de una página de registros disponible en la lista de registros, utilice las flechas de Página situadas en la parte inferior de la lista para ver las páginas adicionales.
Exportación de datos a tablas dinámicas de Excel
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En cualquier área con una lista de registros, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Exportar a Excel .
- Haga clic en Tabla dinámica.
- Para agregar o quitar una columna del informe, haga clic en Seleccionar columnas.
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En la lista Seleccionar columnas de tabla dinámica, active o desactive las casillas de los campos según sea necesario y haga clic en Aceptar.
De forma predeterminada, sólo los campos que se muestran en la lista Seleccionar columnas de tabla dinámica se incluyen en la lista de campos de tabla dinámica.
- Haga clic en Exportar.
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Abra el archivo que contiene la tabla dinámica:
- Para ver la tabla dinámica, haga clic en Abrir.
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Si usa Microsoft Office Excel 2003, haga clic en Habilitar actualización automática.
– O bien, –
Si usa Microsoft Office Excel 2007:- Verá un mensaje donde se le indica que el archivo que intenta abrir está en un formato diferente al especificado por la extensión de archivo. Haga clic en Sí.
- Si ve la advertencia de seguridad Se han deshabilitado las conexiones de datos, haga clic en Opciones, en Habilitar este contenido y, a continuación, en Aceptar.
- Arrastre los campos desde Lista de campos de tabla dinámica a la tabla dinámica. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel.
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Para actualizar los datos del archivo:
- En Microsoft Office Excel 2007, seleccione la ficha Datos y, en el área Conexiones, haga clic en Actualizar todo.
- En Microsoft Office Excel 2003, en el menú Datos, haga clic en Actualizar datos.
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Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Cada vez que abra el archivo, podrá actualizar los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM.
- Si exporta una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica que cree que será útil para otros usuarios de Microsoft Dynamics CRM, puede agregar la lista como informe y, a continuación, compartirla con otras personas o hacerla disponible para todos los usuarios de Microsoft Dynamics CRM.
- Si los destinatarios están en su mismo dominio y son usuarios de Microsoft Dynamics CRM, puede enviar por correo electrónico un archivo dinámico ( Un archivo que actualiza los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre. ) de Excel o almacenarlo como archivo compartido. Cuando los destinatarios abran el archivo dinámico, verán los datos que tengan permiso para ver en Microsoft Dynamics CRM, por lo que los datos que ellos vean pueden ser distintos de los que vea.
Notas
- Es necesario usar Microsoft Office Excel XP, Excel 2003 o Excel 2007 para exportar una lista a una tabla dinámica.
- Algunas vistas del sistema, como por ejemplo Cuentas: ninguna actividad de campaña en los 3 últimos meses, sólo pueden exportarse a una hoja de cálculo estático ( Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM. ) de Excel.
Exportación de datos a hojas de cálculo dinámicas de Excel
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En cualquier área con una lista de registros, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en el
botón Exportar a Excel .
- Haga clic en Hoja de cálculo dinámica.
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De manera predeterminada, una hoja de cálculo exportada incluye los campos que se muestran en la lista, con el mismo orden de campos, la misma ordenación y el mismo ancho de campo.
Para realizar cambios en las columnas, haga clic en Editar columnas. Puede realizar los siguientes tipos de cambios:
Cambiar el orden de las columnas
Para cambiar el orden de las columnas, seleccione un encabezado de columna, como Nombre de cuenta y, a continuación, en Tareas comunes, haga clic en el botón Desplazar a la izquierda o en el
botón Desplazar a la derecha
para mover la columna.
Agregar columnas
- Para agregar columnas a la lista de exportación, haga clic en Agregar columnas.
- Para agregar columnas al tipo de registro principal, selecciónelo y, a continuación, en la lista Agregar columnas, haga clic para seleccionar los campos que desea agregar como columnas.
- Para agregar columnas de registros relacionados, primero seleccione el tipo de registro relacionado y, a continuación, en la lista Agregar columnas, haga clic para seleccionar los campos que desea agregar como columnas.
- Haga clic en Aceptar.
Configurar la ordenación
Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en Configurar orden, en la lista Columna. Seleccione la columna que desea ordenar, en el área Pedido, haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente y haga clic en Aceptar.
No puede ordenar por columnas de tipos de registros relacionados.
Cambiar el ancho de columna
Para cambiar el ancho de columna que aparecerá en la hoja de cálculo de Excel, seleccione un encabezado de columna, como Nombre de cuenta y haga clic en Cambiar propiedades. En el cuadro de diálogo Cambiar propiedades de columna, seleccione el ancho (en píxeles) que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Quitar columnas
Para quitar una columna, seleccione el encabezado de la columna que desee quitar y, en Tareas comunes, haga clic en Quitar. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar. - Haga clic en Aceptar y en Exportar.
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Vea el archivo que contiene la hoja de cálculo dinámica:
- Para ver la hoja de cálculo, haga clic en Abrir.
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Si usa Microsoft Office Excel 2003, haga clic en Habilitar actualización automática.
– O bien, –
Si usa Microsoft Office Excel 2007:- Verá un mensaje donde se le indica que el archivo que intenta abrir está en un formato diferente al especificado por la extensión de archivo. Haga clic en Sí.
- Si ve la advertencia de seguridad Se han deshabilitado las conexiones de datos, haga clic en Opciones, en Habilitar este contenido y, a continuación, en Aceptar.
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Para actualizar los datos del archivo:
- En Microsoft Office Excel 2007, seleccione la ficha Datos y, en el área Conexiones, haga clic en Actualizar todo.
- En Microsoft Office Excel 2003, en el menú Datos, haga clic en Actualizar datos.
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Para guardar los datos exportados en un archivo, en Excel, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Cada vez que abra el archivo, podrá actualizar los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM.
- Si exporta una hoja de cálculo dinámica o una tabla dinámica que cree que será útil para otros usuarios de Microsoft Dynamics CRM, puede agregar la lista como informe y, a continuación, compartirla con otras personas o hacerla disponible para todos los usuarios de Microsoft Dynamics CRM.
- Si los destinatarios están en su mismo dominio y son usuarios de Microsoft Dynamics CRM, puede enviar por correo electrónico un archivo dinámico ( Un archivo que actualiza los datos de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM cada vez que se abre. ) de Excel o almacenarlo como archivo compartido. Cuando los destinatarios abran el archivo dinámico, verán los datos que tengan permiso para ver en Microsoft Dynamics CRM, por lo que los datos que ellos vean pueden ser distintos de los que vea.
Nota
Algunas vistas del sistema, como por ejemplo Cuentas: ninguna actividad de campaña en los 3 últimos meses, sólo pueden exportarse a una hoja de cálculo estático ( Un archivo que no cambia cuando se modifican datos en Microsoft Dynamics CRM. ) de Excel.
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