Prepararse para las vacaciones

Compartir sus contactos activos con una persona

1. En el Panel de navegación, haga clic en Área de trabajo y, a continuación, en Contactos.

2. En la lista Vista, seleccione Mis contactos activos.

3. Seleccione todos los contactos de la página. Puede realizar esta acción en sólo una página de registros a la vez.

4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, en Compartir.

5. En el cuadro de diálogo ¿Con quién desea compartir el registro de contactos que ha seleccionado?, seleccione Tareas comunes y haga clic en Agregar usuario o equipo.

6. En el cuadro de diálogo Buscar registros, seleccione la lista Buscar y luego Usuario.

7. En el cuadro Buscar, escriba las primeras letras del nombre del registro para reducir la búsqueda y haga clic en Buscar.

8. En la lista de registros disponibles, haga doble clic en la persona con la que desea compartir el registro y luego haga clic en Aceptar.

9. En el cuadro de diálogo ¿Con quién desea compartir el registro de contactos que ha seleccionado?, seleccione el tipo de acceso compartido que desee.
   

   Sugerencia

   Para proteger su información de contacto, considere dar a la persona con la que está compartiendo los registros de contactos privilegios de sólo lectura, escritura y de anexar. Para obtener más información acerca de los privilegios, vea el tema de la Ayuda "Control del acceso a los datos".

10. Haga clic en Aceptar.

Vaya a la página siguiente de resultados y repita los pasos 3 a 10 hasta que haya compartido todos los registros.

De este modo, compartirá todos los registros de Microsoft Dynamics CRM de su propiedad con el otro empleado, excepto las actividades. Además, si usted el es organizador o el asistente opcional o requerido a una cita, necesita reasignar esas actividades. La forma de compartir actividades se explica más adelante.

Compartir cuentas, contactos, clientes potenciales, ofertas, pedidos y facturas

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione un tipo de registro: Cuentas, Contactos, Clientes potenciales, OfertasPedidos o Facturas.

3. Si ya existe un criterio de búsqueda en la lista, en la barra de herramientas barra de herramientas Formulario haga clic en Nuevo.

4. Haga clic en Seleccionar y, en la sección Campos, seleccione Propietario. No cambie Es igual al usuario actual.

5. Haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:

   • Para las cuentas y los contactos, seleccione Dirección 1: estado o provincia.

   • Para las facturas, seleccione Estado o provincia de facturación.

   • Para los clientes potenciales, seleccione Estado o provincia.

6. Haga clic en Escribir valor y escriba el código de estado de dos letras, por ejemplo WA.

   Sugerencia

   Guarde esta consulta de búsqueda avanzada para poder usarla y quitar el uso compartido de los registros más tarde.

7. Haga clic en Buscar.
   

8. Active la casilla situada en la parte superior de la pantalla que selecciona todos los registros y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y luego en Compartir.

9. En el cuadro de diálogo ¿Con quién desea compartir el registro de contactos que ha seleccionado?, seleccione Tareas comunes y haga clic en Agregar usuario o equipo.

10. En el cuadro de diálogo Buscar registros, seleccione la lista Buscar y luego Usuario.

11. En el cuadro Buscar, escriba las primeras letras del nombre del registro para reducir la búsqueda y haga clic en Buscar.

12. En la lista de registros disponibles, haga doble clic en la persona con la que desea compartir el registro y luego haga clic en Aceptar.

13. Repita la búsqueda de registros en el otro estado y asígnelos a la otra persona.

14. Repita los pasos 2 a 12 hasta que todas las cuentas, contactos, clientes potenciales, oportunidades, ofertas, pedidos y facturas estén compartidos.

Reasignar actividades

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione un tipo de registro: Actividades.

3. En la lista Usar vista guardada, seleccione [nuevo].

4. Haga clic en Seleccionar y luego en Propietario. No cambie Es igual al usuario actual.

5. En la línea siguiente, haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione Estado de la actividad.

6. Haga clic en Escribir valor, haga clic en Seleccione o cambie los valores de este campo, haga doble clic en Programado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Editar columnas, seleccione Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas, seleccione Fecha de vencimiento, Referente a yFecha de inicio, y luego haga clic en Aceptar.

   Nota

   Mientras está aquí, es posible que desee ajustar el ancho de las columnas para que quepan todas en la pantalla. Para ajustar el ancho, seleccione una columna, haga clic en Cambiar propiedades, seleccione un ancho y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. En el cuadro de diálogo Editar columnas, haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Buscar.

10. Busque cada actividad abierta o programada y decida a quién asignarla. Haga clic en el vínculo de la columna Referente a para establecer de qué actividad se trata. Quizás tenga que hacer clic en otro vínculo del registro que aparece para determinar con qué estado de la actividad está relacionado y, por tanto, a quién se asignará el registro.

11. Seleccione cada registro y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en el Asignar.

12. Haga clic en el botón Búsqueda, busque el usuario y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

Buscar citas adicionales

La última tarea de asignación es buscar citas de las que usted no es el propietario, pero en las que aparece como organizador o como asistente opcional o requerido.

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione Citas.

3. Haga clic en Seleccionar y, en la sección Relacionado, seleccione Grupos de actividad (Actividades).

4. Haga clic en Seleccionar y, en la sección Campos, seleccione Parte.

5. No cambie Es igual al usuario actual.

6. Haga clic en Buscar.

7. Abra cada cita y busque en las fichas Citas y Detalles para comprobar si se le requiere, es opcional o es el organizador de la cita y cambie los datos necesarios.

Las citas aparecerán en la lista de actividades del nuevo propietario y en su Calendario del área de trabajo

Crear plantillas de correo electrónico

Primero, prepare una plantilla de correo electrónico con el mensaje que se enviará a los contactos.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Configuración y, a continuación, en Plantillas.

2. Haga clic en Plantillas de correo electrónico y luego en Nuevo.

3. En el Tipo de plantilla de correo electrónico, seleccione Contacto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro Título, escriba algo como Notificar las vacaciones a los contactos. Esta información la usará para seleccionar los contactos correctos, pero los clientes no la verán.

5. En el cuadro Tema, escriba la línea del tema del correo electrónico que se enviará a los clientes. Por ejemplo, puede escribir Información de contacto para la cuenta Adventure Works mientras estoy de vacaciones.

6. En el cuerpo, escriba y dé formato al texto del mensaje de correo electrónico que desea enviar. Puede insertar campos del registro de contacto. Por ejemplo, para iniciar el mensaje con Estimado nombre_contacto:

   1. Después de escribir Estimado, haga clic en Insertar o actualizar y luego en Agregar.

   2. En Tipo de registro, seleccione Contacto.

   3. En Campo, seleccione Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

   Sugerencia

   Para evitar saludos en blanco si el registro no tiene un nombre, incluya un valor predeterminado, como Estimado y apreciado cliente: en el cuadro Texto predeterminado.

7. Si esta plantilla la van a usar varios usuarios, asegúrese de que la firma inserta el nombre del usuario que usa la plantilla. Por ejemplo, puede seleccionar los campos Nombre completo y Puesto del usuario en Insertar o actualizar. El resultado se parecerá a esto en el archivo:

   {!Usuario: Nombre completo;Usuario: Puesto;}

8. Cuando esté satisfecho con el texto y el formato, haga clic en Guardar y cerrar.

Enviar el correo electrónico a sus contactos

Ahora está preparado para enviar el correo electrónico a los contactos compartidos.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Ventas y, a continuación, en Contactos.

2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en Nuevo.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione Modificado por.

4. No cambie Es igual al usuario actual.

5. En la línea siguiente, haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione Fecha de modificación.

6. Haga clic en Escribir valor, luego en el control de calendario y, a continuación, seleccione Hoy.

7. Haga clic en Seleccionar y luego seleccione Propietario.

8. Haga clic en Es igual al usuario actual y luego seleccione Es igual a.

9. Haga clic en Escribir valor y luego en el botón Búsqueda, seleccione el nuevo propietario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

10. Haga clic en Buscar.

11. Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página.

12. Haga clic en el botón Enviar correo electrónico directo de la barra de herramientas.

13. En el cuadro de diálogo Enviar correo electrónico directo, seleccione la nueva plantilla que acaba de crear.

    1. En la sección Enviar correo electrónico directo a, seleccione Registros seleccionados en la página actual.

    2. Si su nombre no está seleccionado, en la sección Enviar correo electrónico directo desde, haga clic en el botón Búsqueda, seleccione su nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Enviar.

Sus clientes ahora saben con quién tienen que ponerse en contacto y que todo el trabajo se ha reasignado, por lo que no estarán desatendidos mientras esté de vacaciones.