No perder clientes cuando un vendedor abandona la organización

Reasignar cuentas, contactos, clientes potenciales, ofertas, pedidos y facturas

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione un tipo de registro: Cuentas, Contactos, Clientes potenciales, OfertasPedidos o Facturas.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione Propietario en la lista.

4. Haga clic en el operador (de manera predeterminada será Es igual al usuario actual) y luego seleccione Es igual a.

5. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda. Escriba Henrik, haga clic en Buscar, haga doble clic en Henrik Jensen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Seleccionar y, a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:

   • Para las cuentas, seleccione Dirección 1: estado o provincia.

   • Para las facturas, seleccione Estado o provincia de facturación.

   • Para los clientes potenciales, seleccione Estado o provincia.

7. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, escriba WA o utilice Búsqueda para encontrar el valor.

8. Haga clic en Buscar.

9. Active la casilla situada en la parte superior de la pantalla que selecciona todos los registros y haga clic en el icono Asignar en la barra de herramientas.

10. Haga clic en Asignar a otro usuario, haga clic en el botón Búsqueda, haga doble clic en Gail Erickson y, a continuación, haga clic en Aceptar.

11. Repita la búsqueda para los registros de Oregón y asígnelos a Shiraz Cupala.

12. Repita los pasos 2 a 11 hasta que todas las cuentas, contactos, clientes potenciales, ofertas, pedidos y facturas estén reasignados.

Reasignar oportunidades

A continuación, reasigne las oportunidades. Debe especificar las oportunidades que se basan en un cliente potencial del estado especificado, porque las direcciones no se almacenan en las oportunidades.

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione un tipo de registro: Oportunidades.

3. Haga clic en Seleccionar y luego en Propietario.

4. Haga clic en el operador (de manera predeterminada será Es igual al usuario actual) y luego seleccione Es igual a.

5. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda. Escriba Henrik, haga clic en Buscar, haga doble clic en Henrik Jensen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Seleccionar y, en la sección Relacionado de la lista, seleccione Cliente potencial original.

7. Haga clic en Seleccionar y luego seleccione Estado o provincia.

8. Haga clic en Escribir valor y escriba WA.

9. Haga clic en Buscar.

10. Active la casilla situada en la parte superior de la pantalla que selecciona todos los registros y haga clic en el icono Asignar en la barra de herramientas.

11. Haga clic en Asignar a otro usuario, haga clic en el botón Búsqueda, haga doble clic en Gail Erickson y, a continuación, haga clic en Aceptar.

12. Repita la búsqueda para los registros de Oregón y asígnelos a Shiraz Cupala.

Reasignar actividades abiertas o programadas

A continuación, reasigne las actividades abiertas o programadas. Desafortunadamente, no se puede ver el estado en los resultados de la Búsqueda avanzada, por lo que deberá abrir cada actividad para determinar a qué persona se debe asignar.

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione un tipo de registro: Actividades.

3. Haga clic en Seleccionar y luego en Propietario.

4. Haga clic en el operador (de manera predeterminada será Es igual al usuario actual) y luego seleccione Es igual a.

5. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda. Escriba Henrik, haga clic en Buscar, haga doble clic en Henrik Jensen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Seleccionar y luego seleccione Estado de la actividad.

7. Haga clic en Escribir valor, haga doble clic en Examinar, haga doble clic en Programado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Editar columnas, seleccione Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas, seleccione Fecha de vencimiento, Referente a yFecha de inicio, y luego haga clic en Aceptar.

   Mientras está aquí, es posible que desee ajustar el ancho de las columnas para que quepan todas en la pantalla. Para ajustar el ancho, seleccione una columna, haga clic en Cambiar propiedades, seleccione un ancho y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. En el cuadro de diálogo Editar columnas, haga clic en Aceptar.

10. Haga clic en Buscar.

11. Tendrá que buscar cada actividad abierta o programada y decidir a quién asignarla. Haga clic en el vínculo de la columna Referente a para establecer de qué actividad se trata. Quizás tenga que hacer clic en otro vínculo del registro que aparece para determinar con qué estado de la actividad está relacionado y, por tanto, a quién se asignará el registro.

12. Seleccione cada registro y haga clic en el botón Asignar de la barra de herramientas.

13. En el cuadro de diálogo Asignar a cola o usuario, haga clic en el botón Búsqueda, busque el usuario y haga clic dos veces en Aceptar.

Buscar citas adicionales

La última tarea de asignación es buscar las citas donde Henrik no es el propietario, pero aparece como organizador o como asistente opcional o requerido. Para buscar todas las citas donde Henrik tiene uno de estos roles:

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. En la lista Buscar, seleccione Citas.

3. Haga clic en Seleccionar y, en la sección Relacionado, seleccione Grupos de actividad (Actividades).

4. Haga clic en Seleccionar y seleccione Parte.

5. Seleccione Es igual al usuario actual y luego Es igual a.

6. Haga clic en Escribir valor y, a continuación, en el botón Búsqueda.

7. En la lista Buscar, seleccione Usuario, escriba Henrik, haga clic en Buscar, haga doble clic en Henrik Jensen y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Buscar.

9. Abra cada cita y compruebe en las fichas Citas y Detalles si se requiere a Henrik, es opcional o es el organizador de la cita y cambie los datos necesarios.

Preparar una plantilla de correo electrónico

Primero, prepare una plantilla de correo electrónico con el mensaje que se enviará a los contactos.

1. Haga clic en Configuración y luego en Plantillas.

2. Haga clic en Plantillas de correo electrónico y luego en Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Tipo de plantilla de correo electrónico, seleccione Contacto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro Título, escriba algo como Notificar el nuevo Director de cuentas a los contactos. Esta información le ayudará a usted y a otros empleados a seleccionar las plantillas correctas, pero los clientes no la verán.

5. En el cuadro Tema, escriba la línea del tema del correo electrónico que se enviará a los clientes. Por ejemplo, puede escribir Soy su nuevo vendedor de Adventure Works Cycle.

6. En el cuerpo, escriba y dé formato al texto del mensaje de correo electrónico que desea enviar. Puede insertar campos del registro de contacto. Por ejemplo, para iniciar el mensaje con Estimado <nombre_contacto>:

   1. Después de escribir Estimado, en la barra de herramientas Formulario, haga clic en Insertar o actualizar y luego en Agregar.

   2. En la lista Tipo de registro, seleccione Contacto.

   3. En la lista Campo, seleccione Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

7. Si esta plantilla la van a usar varios usuarios, asegúrese de que la firma inserta el nombre del usuario que usa la plantilla. Por ejemplo, puede seleccionar el Nombre completo y el Puesto del usuario en Insertar o actualizar. El resultado se parecerá a esto en el archivo:

   {!Usuario: Nombre completo;Usuario: Puesto;}

8. Cuando esté satisfecho con el texto y el formato, haga clic en Guardar y cerrar.

Enviar el correo electrónico a los contactos reasignados

1. En el Panel de navegación, haga clic en Ventas y, a continuación, en Contactos.

2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada y, a continuación, en Nuevo.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione Modificado por.

4. Haga clic en Es igual al usuario actual y luego seleccione Es igual a.

5. Haga clic en Escribir valor, haga clic en el botón Búsqueda, seleccione el nombre del usuario que asignó los registros y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Seleccionar y seleccione Fecha de modificación.

7. Haga clic en Escribir valor, luego en el control de calendario y, a continuación, seleccione Hoy.

8. Haga clic en Seleccionar y luego seleccione Propietario.

9. Haga clic en Es igual al usuario actual y luego seleccione Es igual a.

10. Haga clic en Escribir valor y luego en el botón Búsqueda, seleccione el nuevo propietario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

11. Haga clic en Buscar.

12. Active la casilla Seleccione/borre todos los registros de esta página.

13. Haga clic en el botón Enviar correo electrónico directo de la barra de herramientas.

14. En el cuadro de diálogo Enviar correo electrónico directo, seleccione la nueva plantilla que acaba de crear:

    1. En la sección Enviar correo electrónico directo a, seleccione Registros seleccionados en la página actual.

    2. En la sección Enviar correo electrónico directo desde, haga clic en el botón Búsqueda, seleccione su nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Enviar.

Sus clientes ahora saben con quién tienen que ponerse en contacto y que todo el trabajo se ha reasignado, por lo que no perderá ningún negocio durante la transición.