Mantener su calendario de servicios en orden cuando falta un empleado

Bloquear el programa del usuario

Primero, debe bloquear el programa de trabajo de Terrance para hoy.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Servicio y, a continuación, en Calendario de servicios.

   Sugerencia

   Si no ve el Calendario de servicios en el Panel de navegación, asegúrese de que tiene los permisos correctos.

2. Para encontrar el programa de Terrance, seleccione Usuario en la lista Tipo, escriba las primeras letras de su nombre en el cuadro Buscar registros y, a continuación, haga clic en Iniciar búsqueda .

3. En la lista, haga doble clic en el nombre para abrir el registro de usuario de Terrance.

4. En Detalles, haga clic en Horas laborables.

5. En el calendario, asegúrese de que está seleccionado el día de hoy.

6. En el menú Configuración, haga clic en Tiempo libre.

7. En el cuadro de diálogo Programar tiempo libre, seleccione el cuadro Razón y escriba "Enfermo" u otra explicación.

8. Asegúrese de que está activada la casilla Evento de todo el día.

   Si Terrance no asistirá al trabajo más de un día, en la lista podrá seleccionar el número de días Duración.

9. Haga clic en Aceptar. En el Calendario, un bloque rojo muestra el tiempo libre.

10. Haga clic en Guardar y cerrar para cerrar el registro de usuario. El Calendario de servicios permanece abierto.

En los intervalos de tiempo de Terrance del Calendario de servicios aparecerá que no está disponible y su nombre no figurará en ninguna programación.

Nota

Se le pueden asignar de todos modos citas directas y actividades de servicio, pero aparecerá una alerta en la que se avisará de que se está realizando la programación de Terrance fuera de sus horas laborables.

Encontrar las actividades de servicio que hay que reprogramar

Ahora que ha bloqueado el programa de Terrance, puede reprogramar sus actividades de servicio de hoy. Al cambiar el programa de Terrance, todas sus actividades de servicio para hoy tendrán conflictos y se podrán encontrar en el Calendario de servicios abierto.

• En la barra de herramientas Acciones del Calendario de servicios, haga clic en Mostrar conflictos. Todas sus actividades de servicio se resaltarán en rojo.

Sugerencia

Para ver más partes del programa en la ventana , en el Panel de calendario, haga clic en Día y, a continuación, desplace la Escala de zoom un poco hacia la izquierda.

Reprogramar actividades de servicio

1. En el Calendario de servicios, seleccione el intervalo de tiempo de la actividad de servicio y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Reprogramar.

   Si abre accidentalmente el formulario Actividad de servicio, en la barra de herramientas Acciones haga clic en Programar para abrir el formulario Programar actividad de servicio.

2. En el cuadro Recurso, elimine el nombre de Terrance.

3. En el formulario Programar actividad de servicio, haga clic en Buscar horas disponibles.

4. Si están disponibles otros recursos para realizar el servicio, aparece la lista.
   Si no hay recursos o citas disponibles para esa hora, cambie el tiempo solicitado y vuelva a intentarlo.

5. Seleccione un intervalo de tiempo de la lista y, a continuación, haga clic en Programar.

Se cerrará el Programar actividad de servicio, pero no cierre aún el formulario Actividad de servicio.

Crear una llamada de teléfono de seguimiento y asignarla a la recepcionista

Puesto que la hora y la fecha de la actividad de servicio han cambiado, decide configurar una actividad de seguimiento para que su recepcionista llame al cliente con la actualización.

1. En el formulario Actividad de servicio, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Seguimiento.

2. En el Panel Asistente de formulario, en la lista Tipo de actividad, seleccione Llamada de teléfono.

3. En el cuadro Tema, escriba una explicación como “Notificar el cambio en el programa”.

4. Seleccione una hora y fecha de vencimiento.

5. Haga clic en el botón Buscar situado al lado de Asignar a y, a continuación, seleccione el nombre del o la recepcionista.

6. Haga clic en Guardar y abrir.

7. En el formulario Llamada de teléfono, expanda Panel Asistente de formulario.

8. Haga clic en el cuadro Destinatario y, a continuación, en el Panel Asistente de formulario seleccione el cliente.
   El nombre del cliente aparece en el cuadro Destinatario del formulario Llamada de teléfono.

9. Haga doble clic en el nombre del cliente para abrir el registro.

10. En el registro del cliente, copie el número de teléfono y, a continuación, cierre el registro.

11. Pegue el número de teléfono en el cuadro Número de teléfono del formulario Llamada de teléfono.

12. Haga clic en Guardar y cerrar.

13. Para cerrar la actividad de servicio, haga clic en Guardar y cerrar.

Después de reprogramar el resto de las actividades de servicio de Terrance, puede confiar en que su programación vuelve a estar en orden y que se notificará a los clientes los cambios en sus servicios.

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