Ver y evaluar la calidad de sus zonas de ventas

En Microsoft Dynamics CRM

Nota

Si no ha creado previamente zonas de ventas en Microsoft Dynamics CRM, hágalo antes de continuar. Si necesita crear los datos de sus zonas, use el tema de la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM "Creación o edición de zonas de ventas" para pasar por el proceso. Puede crear zonas de ventas por código postal, código de área, estado o provincia, u otra región geográfica.

Si ya tiene datos de zonas de ventas en Microsoft Dynamics CRM, empiece con las características Buscar o Búsqueda avanzada de Microsoft Dynamics CRM que le ayudarán a recopilar toda la información correspondiente. Después de recopilar los datos de sus zonas de ventas, exportará los datos a hojas de cálculo de Excel. En nuestro ejemplo, supondremos que las zonas de ventas son un número de estados contiguos denominados con el nombre de la persona de cliente potencial.

Primero, recopile los datos geográficos de sus zonas de ventas:

1. En el Panel de navegación, haga clic en Ventas y, a continuación, en Cuentas.

2. En la lista Vista, seleccione Cuentas activas para obtener una lista completa de cuentas con las que trabajar.

3. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

4. En la Búsqueda avanzada, haga clic en Editar columnas, seleccione Contacto principal y, a continuación, en el área Tareas comunes haga clic en Quitar.

5. En la ventana de confirmación, haga clic en Aceptar.

6. Repita los dos pasos anteriores para quitar las columnas Número de centralita y Dirección 1: ciudad.

7. En el área Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas y, a continuación, seleccione Dirección 1: estado o provincia y Zona de ventas.

8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a hacer clic en Aceptar para volver a Búsqueda avanzada.

9. En la ficha Buscar, en primer lugar limite la búsqueda a cuentas con zonas de ventas y los estados ubicados en cada zona de ventas dejando la consulta predeterminada Estado es igual a Activo.

   Sugerencia

   Si desea obtener ayuda para usar la característica Búsqueda avanzada, haga clic en Ayuda y, a continuación, seleccione Ayuda de esta página en la lista.

10. Haga clic en Mostrar detalles para mostrar Seleccionar si aún no aparece.

11. Primero, limite la búsqueda a las cuentas con zonas de ventas y los estados en los que se encuentran:

    • Haga clic en Seleccionar y seleccione Dirección 1: estado o provincia en la lista.

    • Haga clic en Contiene datos para indicar el factor de limitación de la lista.

12. A continuación, localice las zonas de ventas asociadas a esos estados de la forma siguiente:

    • Haga clic en Seleccionar y, en Campos, seleccione Zona de ventas en la lista.

    • Haga clic en Contiene datos para indicar el factor de limitación de la lista.

13. Haga clic en Buscar para recuperar los datos. Mantenga la Búsqueda avanzada abierta.

    Nota

    Haga clic en Volver a la consulta para cambiar los criterios de búsqueda si es necesario.

De Microsoft Dynamics CRM a Excel

A continuación, envíe a Excel los datos que ha recopilado sobre cuentas y zonas de ventas de la forma siguiente:

1. En la Búsqueda avanzada, en la barra de herramientas Acciones haga clic en Exportar a hoja de cálculo de Excel .

2. En el cuadro de diálogo Exportación de datos a Excel, haga clic en Hoja de cálculo estática con registros de esta página.

   Sugerencia

   Si no necesita usar la característica Búsqueda avanzada para limitar los datos, exporte la lista Vista seleccionada inmediatamente a Excel haciendo clic en el botón Exportación de datos a Excel y seleccionando a continuación la opción Hoja de cálculo dinámica del cuadro de diálogo Exportación de datos a Excel. Después de seleccionar esta opción, aún puede eliminar y agregar columnas adicionales antes de exportar los datos a Excel.

3. Haga clic en Exportar.

4. Haga clic en Abrir.

   Importante

   Es esencial que aquí haga clic en Abrir y no en Guardar. Si es necesario, podrá realizar ajustes adicionales en Excel, como eliminar o volver a organizar columnas.

5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, cambie el tipo de archivo por Libro de Microsoft Office Excel, dé al archivo el nombre de Cuentas por zonas de ventas y haga clic en Guardar.

6. Haga clic en Guardar y cerrar.

En Microsoft Dynamics CRM

A continuación, recopile datos sobre el número de clientes potenciales actuales en cada zona de ventas.

Nota

Puesto que las cuentas y los clientes potenciales se encuentran en secciones independientes de Microsoft Dynamics CRM, no puede incluir los datos de sus clientes potenciales con los datos de las zonas de ventas.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Ventas y, a continuación, en Clientes potenciales.

2. En la lista Vista, seleccione Clientes potenciales abiertos para obtener una lista completa de clientes potenciales con los que trabajar.

3. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Búsqueda avanzada.

4. Haga clic en Editar columnas, seleccione Tema y, a continuación, en el área Tareas comunes, haga clic en Quitar.

5. En la ventana de confirmación, haga clic en Aceptar.

6. Repita los dos pasos anteriores para quitar los campos Razón para el estado y Fecha de creación.

7. En el área Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas y seleccione Estado o provincia.

8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a hacer clic en Aceptar para volver a Búsqueda avanzada.

9. En la ficha Buscar, en primer lugar limite la búsqueda a los clientes potenciales abiertos dejando la consulta predeterminada Estado es igual a Abierto.

10. Haga clic en Mostrar detalles para mostrar Seleccionar si aún no aparece.

11. Para buscar las ubicaciones de sus clientes potenciales abiertos:

    • En el panel de consultas, haga clic en Seleccionar y seleccione Estado o provincia en la lista.

    • Haga clic en Contiene datos para indicar el factor de limitación de la lista.

12. Haga clic en Buscar para recuperar los datos. Mantenga la Búsqueda avanzada abierta.

De Microsoft Dynamics CRM a Excel

A continuación, exporte los datos de los clientes potenciales que acaba de recopilar a Excel; para ello repita el proceso que realizó con los datos de zonas de ventas. Dé el nombre Clientes_potenciales_nuevos al archivo.

1. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Exportar a hoja de cálculo de Excel.

2. En el cuadro de diálogo Exportación de datos a Excel, haga clic en Hoja de cálculo estática con registros de esta página.

3. Haga clic en Exportar.

4. Haga clic en Abrir.

5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, cambie el tipo de archivo por Libro de Microsoft Office Excel, dé al archivo el nombre de Clientes_potenciales_nuevos y haga clic en Guardar.

En Microsoft MapPoint

Ahora cree zonas de ventas en MapPoint. Después de importar las zonas de ventas, MapPoint las coloca en un mapa basándose en los datos proporcionados. Para crear zonas de ventas, el archivo de datos debe incluir al menos una columna de datos geográficos para las zonas de ventas y otra para sus nombres.

1. Abra MapPoint y borre el mapa actual haciendo clic en la opción Nuevo de la barra de herramientas Estándar.

2. En el menú Datos, haga clic en Territorios.

3. En la página Seleccione cómo desea crear las zonas de ventas, acepte la selección predeterminada de Crear a partir de un conjunto de datos propio y haga clic en Siguiente.

4. En la página Importe o vincule con el archivo de origen de datos del territorio, acepte la selección predeterminada de Importar el archivo de origen y haga clic en Siguiente.

5. Busque el archivo Cuentas por zona que contiene la información de sus zonas de ventas, selecciónelo y haga clic en Abrir.

6. En el cuadro de diálogo Asistente para importar territorios, busque en los encabezados la fila con la etiqueta Tipo de datos para confirmar que MapPoint ha determinado correctamente los tipos de datos que contienen sus columnas. Realice los cambios necesarios.

7. Haga clic en Finalizar.

   Nota

   • Si el botón Finalizar no está habilitado, deberá establecer los tipos de datos para los registros.

   • Es posible que se le pida que aclare la información geográfica que importa desde Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si abrevió Nebraska como NB en vez de NE, la base de datos no lo reconocería. Se le pedirá que seleccione en una lista de posibilidades para indicar que NB quiere decir Nebraska en el archivo.

En Microsoft MapPoint

Puesto que ya tiene un mapa de zonas de ventas, puede agregar información de cuentas al mapa. Para ello, importe su origen de datos de Microsoft Dynamics CRM (Clientes_potenciales_nuevos.xls). A continuación, importe los datos en MapPoint. MapPoint determinará cómo se mostrará el mapa basándose en la información de ubicaciones que contienen sus datos.

1. En el menú Datos, haga clic en Asistente para la importación de datos.

2. Busque y seleccione el archivo de datos de Excel, Clientes_potenciales_nuevos.xls, y haga clic en Abrir.

3. En la página Asistente para la importación de datos, busque en los encabezados la fila con la etiqueta Tipo de datos para confirmar que MapPoint ha determinado correctamente los tipos de datos que contienen sus columnas y haga clic en Finalizar.

   Nota

   • Si el botón Finalizar no está habilitado, deberá establecer los tipos de datos para los registros.

   • Es posible que se le pida que aclare la información geográfica que importa desde Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si abrevió Nebraska como NB en vez de NE, la base de datos no lo reconocería. Se le pedirá que seleccione en una lista de posibilidades para indicar que NB quiere decir Nebraska en el archivo.

4. En la página Tipo de mapa, haga clic en Círculo con tamaño y, a continuación, en Siguiente.

5. En la página Campos de datos, seleccione Nombre como la columna de datos que se va a trazar en el mapa y Territorio para indicar cómo desea que aparezcan los datos (de este modo, se cuenta el número de clientes potenciales en cada zona de ventas) y haga clic en Siguiente.

6. En la página Leyenda, aplique formato a los datos escribiendo o seleccionando lo siguiente:

   • Título de la leyenda: Clientes potenciales nuevos en cada zona de ventas

   • Número de rangos: 5 (uno por zona de ventas)

   • Tipo de rango: Valores únicos

   • Pedido: De mayor a menor

   • Color: Rojo

   • Rango de datos: especifique un intervalo.

   • Etiqueta de rango: (deje la entrada predeterminada).

7. Haga clic en Finalizar.

En Microsoft MapPoint

Puesto que necesita evaluar la distribución de las poblaciones de destino que se encuentren en el segmento de edad de mayores de 55 años para ayudarle a tomar una decisión sobre la organización de las zonas de ventas, tendrá que agregar información demográfica de EE.UU. a su mapa de zonas de ventas.

1. En el menú Datos, haga clic en Asistente para asignación de datos.

2. En la página Tipo de mapa, seleccione Círculo sombreado y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. En la página Conjunto de datos, seleccione Agregar datos demográficos al mapa, seleccione Datos demográficos de Estados Unidos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. En la página Campos de datos, en Seleccione el campo o la columna de datos que desee asignar seleccione Población. 55 años en adelante (2002).

5. En la lista Dividir los datos seleccionados por, conserve el valor Ninguno.

6. Seleccione Estado en la lista Mostrar los datos por y, a continuación, haga clic en Siguiente.

7. En la página Leyenda, aplique formato a los datos escribiendo o seleccionando lo siguiente:

   • Título de la leyenda: Población, 55 años en adelante (2002) por estado

   • Tipo de rango: Rango logarítmico continuo

   • Pedido: De mayor a menor

   • Rango de datos: (deje la entrada predeterminada).

   • Etiqueta de rango: (deje la entrada predeterminada).

8. Haga clic en Finalizar.

9. Haga clic en la herramienta Selección, arrástrela diagonalmente a lo largo del área del mapa que contiene sus datos y suelte el mouse.

10. Haga clic con el botón secundario en el mapa, seleccione Acercar y haga clic para obtener una vista más grande y centrada de las zonas de ventas y los datos.

En Microsoft MapPoint

Ahora, use MapPoint para mostrar una lista de las cuentas actuales que ha importado de Microsoft Dynamics CRM agregando marcadores a sus zonas de ventas.

Nota

Al crear un mapa con varios conjuntos de datos, es mejor incluir los datos de los marcadores al final para que éstos estén visible y no se oculten detrás de círculos con tamaño, gráficos o gráficos circulares.

1. En el menú Datos, haga clic en Asistente para asignación de datos.

2. En la página Tipo de mapa, seleccione Marcador y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. En la página Conjunto de datos, seleccione Importar datos al mapa y, a continuación, seleccione Siguiente.

4. Vuelva a buscar el archivo de Cuentas por zona, selecciónelo y haga clic en Abrir.

5. Haga clic en Finalizar cuando aparezca el Asistente para la importación de datos (estos datos se han comprobado antes al crear las zonas de ventas).

6. Conserve la configuración predeterminada y asegúrese de que la opción Mostrar nombres de campos seleccionados en los globos está activada.

7. Haga clic en Finalizar.

8. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Guardar y dé al mapa el nombre Zonas_ventas_MP.

En Microsoft MapPoint

Para mejorar aún más su experiencia, Microsoft ha incluido muchas características con las que será muy fácil ver y usar su nuevo mapa:

• Haga clic en un marcador para ver la lista de cuentas de cada zona de ventas.

  Nota

  Debe estar situado exactamente en el marcador o se mostrarán otros datos.

• Vea el número de clientes potenciales en la leyenda o manteniendo el cursor sobre los círculos rojos.

• Para ver el mapa sin detalles molestos, en el menú Vista, seleccione Estilo del mapa y, a continuación, seleccione Asignación de datos.

• Para ampliar o reducir el tamaño de letra del mapa, en el menú Vista, seleccione Fuente del mapa y, a continuación, seleccione si desea ampliarla o reducirla.

• Use las flechas de Dirección y la característica Acercar para manipular el mapa y así verlo mejor.

• Imprima su mapa o guárdelo como una página web.

Es posible que, basándose en el mapa de zonas de ventas que ha creado, decida que debe agregar otra zona de venta en los estados en los que no presta servicio, puesto que hay muchas personas en la categoría de mayores de 55 años en dichos estados. Por ejemplo, Sally tiene la mayoría de cuentas activas, pero los datos demográficos no son favorables en su zona de ventas. También puede ver que la zona de ventas de Jan tiene la mayoría de clientes potenciales nuevos y muchas personas mayores de 55 años, especialmente en California y Texas. Es posible que piense en dividir esa zona de ventas. Dependiendo de los datos que ha creado en Microsoft Dynamics CRM, podría agregar datos sobre sus competidores en las mismas zonas de ventas, ingresos reales y previstos por zona de ventas o más información demográfica sobre ingresos, etc., para proporcionar más datos a la toma de decisiones.

Mediante la combinación de las capacidades de Microsoft Dynamics CRM, Excel y MapPoint, puede crear un entorno que le permita tener una representación gráfica del estado actual de sus zonas de ventas y tomar decisiones basándose en los datos visuales.