Encontrar información rápidamente personalizando la Búsqueda rápida
Fecha de publicación: Enero 1, 2008
La búsqueda de información rápida y sencilla es fundamental para realizar el trabajo. Cada segundo cuenta porque las demoras en la búsqueda de la información se acumulan a lo largo del día y eso puede reducir la productividad.
La característica Búsqueda rápida es la forma más rápida de encontrar información en Microsoft Dynamics CRM. La personalización de la Búsqueda rápida para que se ajuste a las necesidades habituales puede ayudar a aumentar la velocidad con la que los usuarios localizan la información.
En esta página
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Cómo usar la Búsqueda rápida |
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Personalizar la vista Búsqueda rápida de la entidad Contacto |
Cómo usar la Búsqueda rápida
A menudo, los usuarios necesitan buscar rápidamente un registro específico mediante un solo punto de datos, como cuando un cliente pregunta sobre un caso, una oferta o un número de teléfono específico. La forma más fácil de encontrar este registro en Microsoft Dynamics CRM es utilizar la Búsqueda rápida.
La Búsqueda rápida proporciona sólo un cuadro Buscar registros encima de la lista en cada área.
Generalmente, cuando el usuario hace clic en el botón Iniciar búsqueda
, sólo se busca en el Atributo principal de una entidad. Los registros del cliente, como las cuentas y los contactos, pueden tener más campos de los definidos. Por ejemplo, en la entidad Cuenta la búsqueda se realiza en los campos Nombre de cuenta, Número de cuenta y Correo electrónico.
Nota
La Búsqueda rápida sólo busca en los registros activos. Los registros inactivos, como los casos resueltos, no se incluyen en los conjuntos de resultados cuando se usa la Búsqueda rápida.
Se pueden personalizar los campos buscados en el cuadro Buscar registros agregando campos como una columna de búsqueda a la vista Búsqueda rápida para la entidad. Para ello, debe tener el rol de seguridad Administrador del sistema o Personalizador del sistema, o bien permisos equivalentes. Para las vistas de la Búsqueda rápida, los cambios se aplican a todas las personas que usan el cuadro Buscar registros de la entidad.
Sugerencia
Se puede usar un asterisco como carácter comodín en el cuadro Buscar registros. Se incluye un comodín automático al final del criterio de búsqueda, así pues el comodín es más útil al principio o en el medio del criterio de búsqueda. Por ejemplo, si está buscando un número de teléfono y sólo conoce una parte, puede usar "*3210” ó "555*" para encontrar "555-3210".
Personalizar la vista Búsqueda rápida de la entidad Contacto
De forma predeterminada, la entidad Contacto no realiza búsquedas en los campos de número de teléfono. Puede ser un campo muy útil para realizar búsquedas, por ejemplo cuando un representante de servicio al cliente recibe una llamada. El Id. de la persona que llama proporciona el número de teléfono pero el representante no reconoce el número. Incluso antes de que responda a la llamada, el representante puede buscar el contacto en el campo de número de teléfono. En el tiempo que se tarda en responder a la llamada, el representante puede abrir el registro del contacto y prepararse para revisar su información.
Incluir los números de teléfono en los campos de búsqueda de Contactos
De forma predeterminada, la vista de la Búsqueda rápida de la entidad Contacto busca direcciones de correo electrónico, nombre, segundo nombre, apellidos y nombre completo.
Siga estos pasos para agregar números de teléfono de contacto a campos buscados con la Búsqueda rápida.
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Desplácese a la entidad Contacto.
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En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalización y, a continuación, en Personalizar entidades.
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En la lista Personalizar entidades, abra la entidad Contacto.
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En Detalles, haga clic en Formularios y vistas.
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En la columna Nombre, haga doble clic en Búsqueda rápida de contactos activos.
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En Tareas comunes, haga clic en Agregar columnas de búsqueda.
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En el cuadro de diálogo Agregar columnas de búsqueda, seleccione los siguientes elementos:
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Teléfono del ayudante
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Teléfono del trabajo
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Teléfono particular
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Teléfono móvil
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Haga clic en Aceptar.
Sugerencia
Mientras agrega columnas de búsqueda, también puede modificar las columnas que se muestran en los resultados de la búsqueda. Puede elegir las columnas que desea mostrar, el ancho que deben tener y cómo ordenar los registros.
Nota
Los campos de búsqueda se incluyen como criterios de búsqueda tanto si se incluyen como si no se incluyen en los resultados de búsqueda. En este ejemplo, sólo se incluye Teléfono del trabajo en la vista de los resultados de la búsqueda de forma predeterminada. Sin embargo, se buscarán todos los números de teléfono.
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Para guardar los cambios en la vista Búsqueda rápida y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar.
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Para guardar los cambios de la entidad Contacto, haga clic en Guardar y cerrar.
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En la lista Personalizar entidades, seleccione el registro de la entidad Contacto y haga clic en el botón Publicar de la barra de herramientas Acciones.
Pruebe los resultados
Tras modificar la vista Búsqueda rápida de la entidad Contacto, pruebe las personalizaciones para confirmar que se obtienen los resultados que esperan. Escriba un número de teléfono conocido en el cuadro Buscar registros y haga clic en Iniciar búsqueda . Se mostrará el registro correspondiente en la lista Resultado de la búsqueda.
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