¿Está desatendiendo a algún cliente? Ejecute un informe para averiguarlo

Ejecute el informe Cuentas sin atender

1. En el Área de trabajo, elija Mi área de trabajo, haga clic en Informes y, a continuación, haga doble clic en Cuentas sin atender. Aparece el filtro predeterminado. Puede modificar el filtro según sea necesario.

2. Haga clic en Ejecutar informe.

3. En la siguiente pantalla, seleccione el número de días que se definen como sin atender, seleccione la agrupación y, a continuación, haga clic en Ver informe. Verá un gráfico agrupado de la forma que ha especificado.

4. Haga clic en un área del gráfico para ver los detalles.

Cree el origen de datos

1. En una hoja de cálculo vacía de Excel, en el menú Datos seleccione Importar datos externos y haga clic en Nueva consulta de base de datos. En el cuadro de diálogo Elegir origen de datos, compruebe que la casilla Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas está activada.

2. Haga clic en Nuevo origen de datos y luego en Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo origen de datos, escriba un nombre para el origen de datos y, a continuación, en la lista de controladores, seleccione SQL Server.

4. Haga clic en Conectar.

5. En el cuadro de diálogo Inicio de sesión de SQL Server, seleccione Servidor, escriba el nombre del equipo que ejecuta Microsoft SQL Server en el que se almacena la base de datos de Microsoft Dynamics CRM y, a continuación, haga clic en Opciones.

6. En el cuadro Base de datos, seleccione Organización: MSCRM y, a continuación, haga clic en Aceptar tres veces.

Seleccione las vistas filtradas que se incluirán

1. El Asistente para consultas se abrirá automáticamente. De lo contrario, ábralo.

2. En la lista Tablas y columnas disponibles, expanda FilteredOpportunity y luego haga doble clic en el campo nombre para moverlo al cuadro Columnas de la consulta. Puesto que el campo nombre es obligatorio en el Área Oportunidades, hay datos para todos los registros. Podrá elegir otros campos para que aparezcan en el informe más adelante.

3. Haga clic en Siguiente tres veces. En el cuadro de diálogo Asistente para consultas – Finalizar, seleccione Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query y, a continuación, haga clic en Finalizar. Se abrirá Microsoft Query.

4. En el menú Tabla, haga clic en Agregar tablas, en FilteredActivityPointer, en Agregar y por último en Cerrar.

Defina la conexión entre las vistas filtradas

1. Ajuste el ancho de la vista FilteredOpportunity para que puedan verse los nombres de los campos y desplácese hacia abajo hasta que pueda verse el campo opportunityid.

2. Ajuste el ancho de la vista FilteredActivityPointer para que puedan verse los nombres de los campos y desplácese hacia abajo hasta que pueda verse el campo regardingobjectid. En el campo regardingobjectid se almacena la información de identificación del registro con el que se relaciona la actividad. En las actividades relacionadas con oportunidades, los datos de este campo son un opportunityid del tipo de registro Oportunidad.

3. Arrastre opportunityid a regardingobjectid. Asistente para consultas dibuja un línea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinación de base de datos entre las dos vistas filtradas basándose en estos campos.

4. Haga doble clic en la línea situada entre los dos campos y luego seleccione 2: TODOS los valores de "FilteredOpportunity" y SÓLO los registros de "FilteredActivityPointer" en que FilteredOpportunity.opportunityid. Haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

   Ha creado una combinación externa izquierda. Para obtener más información acerca de las combinaciones, vea el tema sobre la recuperación de registros relacionados de varias tablas con combinaciones en la Ayuda de Microsoft Query. En los pasos 5 a 7, se usa la combinación externa izquierda para crear una combinación de substracción, que recupera registros que las dos tablas no tienen en común.

5. Arrastre el campo tema de FilteredActivityPointer a la sección de columnas de la consulta. Para poder convertir la combinación en una combinación de substracción, debe incluirse un campo requerido de FilteredActivityPointer en las columnas mostradas.

6. En el menú Vista, haga clic en Criterios.

7. En la primera columna de criterio, expanda al ancho a ocho centímetros. A continuación, en el primer campo Criterios seleccione el campo FilteredActivityPointer: Tema y, en el primer campo Valor escriba "Is Null", sin las comillas. Esto indica que no se incluyan las oportunidades que tienen asociada una actividad con un tema.

8. Arrastre las columnas de la vista FilteredOpportunity que desee en el informe, como owneridname y createdonutc, a la sección de columnas y elimine la columna tema porque ya no la necesita.

9. Para ver las oportunidades sin atender, haga clic en la opción Ejecutar consulta ahora del menú Registros.

Visualice los datos en Excel

1. En el menú Archivo, haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel y, después, en Aceptar.

2. Para guardar el informe de excepciones personalizado, en el menú Archivo de Excel haga clic en Guardar como y, a continuación, escriba un nombre de archivo.

3. Para actualizar los datos de Microsoft Dynamics CRM, haga clic en la opción Actualizar datos del menú Datos.

4. Si prefiere ver los datos en una tabla dinámica, haga clic en la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos del menú Datos y use el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Agregar el informe a Microsoft CRM

1. En el Área de trabajo, elija Mi área de trabajo, haga clic en Informes y, a continuación, en Nuevo.

2. En la lista Tipo de informe, seleccione Archivo existente.

3. En Ubicación de archivo, haga clic en Examinar, busque el archivo guardado y haga clic en Abrir.

4. En Tipos de registros relacionados, haga clic en Seleccione o cambie los valores de este campo y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar valores haga doble clic en Oportunidades y luego haga clic en Aceptar.

5. En Mostrar en, haga clic en Seleccione o cambie los valores de este campo y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar valores haga doble clic en Listas para tipos de informes relacionados y luego haga clic en Aceptar. Puesto que seleccionó Oportunidades en Tipos de registros relacionados, este informe también aparecerá en la lista Informes disponible en el Área Oportunidades.

6. Haga clic en Guardar y cerrar.

7. Para ver la apariencia del informe en Microsoft Dynamics CRM, en el menú Ir a, seleccione Ventas, haga clic en Oportunidades, haga clic en el icono Informes y, a continuación, seleccione el informe que acaba de crear.

Si identifica los clientes, oportunidades y clientes potenciales sin atender puede cuidar las relaciones. Al aprender a combinar datos de dos tipos de registros en Excel, también aumentan sus posibilidades de generación de informes.