De viaje con Microsoft Dynamics CRM para Outlook con acceso sin conexión

Seleccionar los datos que necesita con grupos de datos locales

Para aprovechar los grupos de datos locales, imagine un viaje a sucursales de Washington y Oregón. Necesitaría definir la información necesaria de la base de datos de Microsoft Dynamics CRM relativa a los clientes de esos estados.

En primer lugar, cree un grupo de datos local para los datos de un tipo de registro. Guarde este grupo de datos local como su "grupo maestro" y denomínelo, por ejemplo, "Mis cuentas activas". A continuación, modifique este grupo de datos local maestro para crear diferentes versiones para las necesidades específicas del negocio.

• Para editar un grupo de datos existente, haga doble clic en el elemento de la lista en cualquiera de las fichas. Para mantener el grupo de datos original, haga una copia con la opción Guardar como y agregue más criterios, como ”Dirección 1: Estado o provincia es igual a WA”. Guárdelo con un nombre nuevo como ”Mis cuentas en Washington”.

• Vuelva a usar Guardar como para cambiar los criterios por “Dirección 1: Estado o provincia es igual a OR” y denomine este nuevo grupo “Mis cuentas en Oregón”.

Antes del viaje, desactive todos los grupos de datos excepto los que se apliquen a los clientes de la primera área que vaya a visitar.

Desactivar o activar grupos de datos

• Para desactivar un grupo de datos, seleccione uno o varios grupos de datos en la ficha Grupos de datos. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Desactivar (un círculo rojo con un cuadrado rojo). De este modo se desactivan todos los grupos de datos y se mueven a la ficha Grupos de datos inactivos.

• Para activar un grupo de datos, en el cuadro de diálogo Datos locales, en la ficha Grupos de datos inactivos seleccione uno o varios grupos de datos y, a continuación, haga clic en el botón Activar (un círculo verde con un triángulo verde). Todos los grupos de datos activos aparecen en la ficha Grupos de datos.

Trabajar con sus datos sin conexión y sincronizar los datos

• En Outlook, en el menú CRM, haga clic en Desconectarse.

Mientras trabaje sin conexión, podrá agregar nuevos contactos y cuentas o actualizar los contactos y las cuentas existentes que tenga en el equipo portátil. Cuando vuelva a conectarse a la red de la empresa, podrá sincronizar los datos.

Volver a trabajar con conexión y sincronizar sus datos

• En Outlook, en el menú CRM, haga clic en Conectarse.

Los datos actualizados del equipo portátil se sincronizarán con la base de datos de Microsoft Dynamics CRM de la empresa. Ahora puede desactivar y activar un nuevo conjunto de grupos de datos locales para sus próximas visitas, con los procedimientos que se han explicado anteriormente en este artículo.

Combinar grupos de datos locales para disponer de más información

Puesto que los grupos de datos locales son aditivos, puede tener activos varios a la vez. Por ejemplo, si va a una conferencia en el noroeste de Estados Unidos, puede activar los grupos de datos de Washington y Oregón que ha creado y disponer de los dos conjuntos de datos para trabajar.

Vínculos relacionados