Cerrar varias actividades con un flujo de trabajo

Crear y publicar el flujo de trabajo

Si usted es como Kim, es probable que no conozca ningún lenguaje de programación o de scripting. Afortunadamente, la creación de flujos de trabajo mediante la interfaz de la aplicación web para Microsoft Dynamics CRM no requiere este tipo de complejos conocimientos técnicos. Aunque puede crear una lógica de flujo de trabajo tan compleja como sea necesario, puede automatizar muchas tareas repetitivas o comunes con flujos de trabajo relativamente sencillos.

Cuando se crea un flujo de trabajo, puede hacer que esté disponible para usted mismo y sus colegas como un flujo de trabajo a petición o como un flujo de trabajo automático. Los flujos de trabajo automáticos se inician por sí solos cuando se cumplen las condiciones definidas en el flujo de trabajo. Debe iniciar los flujos de trabajo a petición por sí mismo, siempre que desee realizar las acciones definidas en la lógica del flujo de trabajo.

Nota

Para obtener más información sobre la creación de ambos tipos de flujo de trabajo, así como de las plantillas de flujo de trabajo (flujos de trabajo que puede usar como base para otros flujos de trabajo) y flujos de trabajo secundarios (flujos de trabajo que puede iniciar a partir de otros flujos de trabajo), consulte la Ayuda de Microsoft Dynamics CRM.

En este ejemplo, crearemos un flujo de trabajo que establezca el estado de los registros de fax en Completado, con una razón para el estado Enviado.

Sugerencia

Cree flujos de trabajo similares para cada tipo de actividad con la que trabaja de modo que también pueda cerrarlas automáticamente cuando sea necesario.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.

2. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro de diálogo Crear flujos de trabajo, establezca las propiedades necesarias para el flujo de trabajo.

   • En el cuadro Nombre del flujo de trabajo, escriba Cerrar en masa actividades de fax.

   • En la lista Entidad, seleccione Fax.

   • En el área Tipo, compruebe que Nuevo flujo de trabajo en blanco está seleccionado.

   • Haga clic en Aceptar.

4. En el Área de propiedades de flujo de trabajo de la mitad superior del formulario Flujo de trabajo, establezca propiedades adicionales para el flujo de trabajo.

   • En la lista Publicar como, seleccione Flujo de trabajo.

   • En Disponible para ejecutarse, seleccione A petición.

   • En Opciones para flujos de trabajo automáticos, desactive la casilla Registro creado.

5. En el Área de lógica flujo de trabajo de la mitad inferior del formulario Flujo de trabajo, haga clic en Seleccione esta fila y haga clic en Agregar paso.

6. En la Barra de herramientas de Lógica del flujo de trabajo, haga clic en Agregar paso y seleccione Cambiar estado.

7. Haga clic en Escriba aquí la descripción del paso y reemplace el texto predeterminado con Establecer estado en Enviado.

8. En la lista Cambiar estado del registro a, seleccione Fax y, a continuación, seleccione Enviado.

9. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Guardar.

10. En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Publicar y, a continuación, en Aceptar.

11. Haga clic en Cerrar.

Aplicar el flujo de trabajo a los registros de actividad

Ahora que ha creado y publicado un nuevo flujo de trabajo, puede usarlo para cerrar los registros de actividad.

Nota

Una vez que cierre una actividad, no podrá modificarla ni reactivarla.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Área de trabajo y, a continuación, haga clic en Actividades.

2. En la lista Tipo, seleccione Fax.

3. Seleccione los registros de fax que desee cerrar.

   Sugerencia

   Presione la tecla CTRL del teclado para seleccionar varios registros. También puede crear una consulta de Búsqueda avanzada para buscar registros que cumplan los criterios especificados, como la fecha de creación o la campaña de marketing a la que están asociados.

4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Ejecutar flujo de trabajo.

5. En el cuadro de diálogo Buscar registros, seleccione el flujo de trabajo Cerrar en masa actividades de fax y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar.

   Microsoft Dynamics CRM inicia el flujo de trabajo y cambia el estado de los registros de fax seleccionados a Completado, con un razón para el estado Enviado.

Sugerencia

Puede ver las actividades cerradas en el historial de la actividad. En el registro de actividad, en Detalles, haga clic en Historial.

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