Agregar un campo de búsqueda para conectar dos tipos de registros

Entender las relaciones entre entidades

A cada campo de un formulario de Microsoft Dynamics CRM le corresponde un atributo de entidad. En la mayoría de los casos, si desea crear un nuevo campo tendrá que empezar por crear un nuevo atributo de entidad. Los campos de Búsqueda son diferentes. Aunque la mayoría de los tipos de atributos de entidad nuevos se crean en el área Atributos de una entidad, los atributos de búsqueda se crean automáticamente al crear una relación entre entidades.

Existen dos tipos de relaciones entre entidades que puede crear:

• Las Relaciones jerárquicas representan una relación entre entidades en la que un registro almacena una única referencia en otro registro. El campo de búsqueda que agrega permitirá a un usuario establecer esta referencia en otro registro. El registro que tiene el campo de búsqueda se denomina a menudo registro secundario. El registro al que se hace referencia en el campo de búsqueda se denomina registro primario.

  Por ejemplo, una oportunidad de venta puede incluir una serie de ofertas suministradas a un cliente. Existe una relación jerárquica entre la entidad Oportunidad y la entidad Oferta que proporciona un campo de búsqueda en el formulario Oferta para asociar un registro de oferta a un registro de oportunidad específico. Un registro de oferta es secundario a un registro de oportunidad. Cada oportunidad puede tener más de una oferta asociada a ella.

  El tipo de registro que estará disponible en el campo de búsqueda se elige al definir una relación entre entidades. El tipo registro primario se denomina entidad principal. El tipo registro secundario se denomina entidad relacionada.

  Debe empezar desde una de estas entidades, así que dispone de dos opciones entre las que elegir a la hora de crear una relación jerárquica.

  • Las Relaciones de 1:N (uno a varios) representan relaciones jerárquicas creadas o vistas desde la entidad principal. Muchos registros de la entidad relacionada pueden hacer referencia a un registro de la entidad principal.

  • Las Relaciones de N:1 (varios a uno) representan relaciones jerárquicas creadas o vistas desde la entidad relacionada. Muchos registros de la entidad relacionada pueden hacer referencia a un registro de la entidad principal.

    Nota

    A pesar de que existen dos opciones de relación jerárquica independientes, es importante recordar que ambas se pueden usar para conseguir el mismo resultado. No tiene que acudir a ambas entidades para crear una relación entre ellas.

• Las Relaciones de N:N (varios a varios) no son jerárquicas porque los registros no almacenan una única referencia en otro registro. No existe ningún campo de búsqueda en el formulario de una Relación de N:N. Ambos registros se consideran iguales. Los dos parecen registros principales porque muestran una lista de todos los demás registros con los que están relacionados en una vista asociada.

  Por ejemplo, en una oportunidad de venta puede haber varios competidores implicados. Cualquier número de competidores pueden estar implicados en cualquier número de oportunidades de venta. Por lo tanto, existe una Relación de N:N que permite que los competidores se agreguen a una lista de competidores en un registro de oportunidad. En cada registro de competidor podrá ver una lista de todas las oportunidades en las que el competidor está implicado.

Crear el nuevo atributo de búsqueda

Dado que un solo usuario puede actuar como propietario secundario de varias oportunidades, debe crear una relación jerárquica entre la entidad Oportunidad y la entidad Usuario. Y como desea que el campo de búsqueda esté en el formulario Oportunidad, la entidad Usuario debe ser la entidad principal en la relación entre entidades.

1. En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalización y, a continuación, en Personalizar entidades.

2. Haga doble clic en la entidad Oportunidad.

3. En Detalles, haga clic en Relaciones de N:1.

4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Nueva relación varios a uno.

5. En el formulario Relación: Nuevo, en el campo Entidad principal, seleccione Usuario.

6. En el campo Nombre para mostrar, escriba Propietario secundario.

7. Si desea convertir este campo en un campo obligatorio para cada Oportunidad, seleccione Empresa requerida en el campo Nivel de requisito.

8. Seleccione Usar etiqueta personalizada en el campo Opción de visualización.

   Nota

   De manera predeterminada, al crear esta relación entre entidades se agregará una nueva vista asociada al formulario de la entidad Usuario que mostrará todas las Oportunidades en las que un usuario es propietario secundario. La etiqueta predeterminada para esta vista asociada sería el nombre plural de la entidad relacionada. En este caso sería Oportunidades. Esto no se entendería bien si se pensara que este usuario es el propietario de las oportunidades. El nombre del vínculo no debería ser ambiguo.

9. Escriba Propietario secundario de: en el campo Etiqueta personalizada.

10. Para controlar dónde se coloca Propietario secundario de: en el formulario Usuario.

    • Elija una de las áreas disponibles en el campo Área de visualización. El área predeterminada es Detalles.

    • Escriba un número superior a 10.000 en el campo Orden de visualización.

      Las relaciones con un valor de Orden de visualización inferior aparecerán por encima de las relaciones con un valor más alto.

11. En la sección Comportamiento de relación, en el campo Tipo de comportamiento debe conservar el valor predeterminado de De referencia.

    Nota

    Cada entidad sólo puede tener una relación con un Tipo de comportamiento que sea Jerárquica o En cascada configurable. Como hay una relación preexistente entre Oportunidad y Usuario que usa el Tipo de comportamientoPrincipal, las únicas opciones de que dispone son De referencia o De referencia, restringir eliminación.

    Si selecciona De referencia, restringir eliminación evitará que el registro de usuario se elimine si dicho usuario fuese el propietario secundario de alguna oportunidad.

12. Haga clic en Guardar y cerrar. De esta forma dejará abierto el formulario Entidad: Oportunidad. Mantenga este formulario abierto, ya que lo usará en el siguiente procedimiento.

Agregar el nuevo atributo de búsqueda a un formulario

Puede colocar el nuevo atributo de búsqueda en el formulario Oportunidad donde tenga más sentido para sus usuarios.

1. En el formulario Entidad: Oportunidad, en Detalles haga clic en Formularios y vistas y, a continuación, en la lista haga doble clic en Formulario.

2. Seleccione la sección en la que desea agregar el campo de búsqueda Propietario secundario. Para seleccionar una sección, haga clic en el encabezado de la sección y se mostrará una línea verde que rodeará la sección.

3. Haga clic en Agregar campos. El nuevo atributo de búsqueda aparecerá en la lista.

4. Seleccione Propietario secundario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Guardar, lo que dejará el formulario Formulario: Oportunidad abierto. Mantenga este formulario abierto, ya que lo usará en el siguiente procedimiento.

Probar el nuevo campo de búsqueda

Antes de publicar una personalización en un formulario, obtenga una vista previa de ella para comprobar que funciona según lo esperado.

1. En el formulario Formulario: Oportunidad, en el menú Vista previa, haga clic en Formulario de creación.

   Nota

   Crear formulario representa el formulario usado cuando se crea un nuevo registro. A menos que pruebe scripts del lado cliente, la prueba con este formulario debería bastar.

2. Haga clic en el botón Búsqueda situado junto al campo Propietario secundario. Aparecerá una lista de los usuarios de Microsoft Dynamics CRM. Haga clic en Aceptar o Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar registros y, a continuación, en el botón del menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la ventana de vista previa.

3. Haga clic en Guardar y cerrar.

4. En el formulario Entidad: Oportunidad, haga clic en Guardar y cerrar.

Publicar y confirmar la personalización

Publique la personalización para que los usuarios puedan ver los cambios que ha realizado.

1. En la página Personalizar entidades, en el menú Más acciones haga clic en Publicar todas las personalizaciones.

2. Confirme que el nuevo campo de búsqueda Propietario secundario aparece en un registro Oportunidad y establezca su valor en un usuario de Microsoft Dynamics CRM.

3. Guarde el registro Oportunidad y haga clic en el campo Propietario secundario para abrirlo en el registro Usuario.

4. Confirme que la lista Propietario secundario aparece en el área correcta del formulario Usuario.

   Nota

   Ahora podrá crear nuevas Oportunidades o vincular este usuario como propietario secundario con las Oportunidades existentes en el formulario Usuario.

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