Personalizaciones de entidades
Parte 5 de "11 cosas que hay que saber acerca de la personalización"
Fecha de publicación: Noviembre 30, 2007
Microsoft Dynamics CRM usa la palabra “entidad” para referirse a las estructuras usadas para almacenar y administrar datos. Conceptualmente, las entidades a menudo se comparan con una tabla de una base de datos porque las entidades se corresponden con los tipos de registros que administra Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, las entidades incluyen mucho más que la tabla de una base de datos. Una entidad incluye definiciones de los formularios, las vistas y el comportamiento de Microsoft Dynamics CRM relacionados con un tipo de registro específico.
Además de las entidades de sistema predeterminadas, puede crear entidades personalizadas. Por ejemplo, un agente inmobiliario puede crear una nueva entidad denominada Propiedad para almacenar todas las casas que están en venta.
En esta página
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Atributos |
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Relaciones entre entidades |
Atributos
Cada campo de un formulario de entidad representa un atributo de la entidad. Puede agregar atributos personalizados a entidades del sistema para complementar los atributos del sistema que se proporcionan. Para la mayoría de entidades del sistema hay más atributos que los campos que se ven en el formulario. Antes de crear un nuevo atributo, compruebe si ya existe un atributo del sistema ajustado a sus necesidades que pueda usar en lugar de crear un nuevo atributo personalizado.
Obtenga acceso a la página Personalización de atributo
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En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalización y, a continuación, en Personalizar entidades.
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Haga doble clic en la entidad que desea personalizar.
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En Detalles, haga clic en Atributos.
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Haga doble clic en el atributo que desea personalizar o haga clic en Nuevo para crear un nuevo atributo.
Cuando cree una nueva entidad personalizada, deberá agregar cualquier atributo adicional que necesite. La siguiente tabla muestra los tipos de atributos que puede agregar o modificar.
| Nombre | Descripción |
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nvarchar |
Este tipo de campo almacena texto. Puede aplicar algunas opciones de formato, por ejemplo Texto o Símbolo del valor, para controlar cómo aparece el texto y cómo se comporta. También puede especificar la longitud máxima del atributo (hasta 4.000). |
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picklist |
Especifica un control de selección HTML, conocido a menudo como lista desplegable o cuadro combinado. Puede definir las opciones que se mostrarán en la lista. También puede definir los valores enteros correspondientes a los valores de texto de cada opción. El valor entero es el que realmente se almacena en la base de datos para este atributo. |
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bit |
Especifica un campo que almacena un valor de 0 ó 1. En el formulario puede decidir si desea mostrar este atributo como botones de selección, una casilla de verificación o una lista desplegable. También puede establecer el texto que desea mostrar para cada valor como Verdadero y Falso, Sí y No, o Siempre y Nunca. |
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int |
Este campo almacena un entero, que es un número positivo o negativo sin coma decimal. Debe especificar el formato del campo y los valores máximo y mínimo. El valor mínimo es -2.147.483.648 y el máximo 2.147.483.647. |
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float |
Especifica un número positivo o negativo que incluye un decimal. Puede ajustar el número de decimales que se mostrarán (conocido como precisión) y los valores mínimo y máximo. El valor mínimo es -1.000.000.000 y el valor máximo es 1.000.000.000. El atributo float admite hasta 5 decimales. |
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money |
El atributo money admite transacciones multidivisa. Puede ajustar el número de decimales (conocido como precisión) y los valores mínimo y máximo. El valor mínimo es -922.337.203.685.477 y el valor máximo es 922.337.203.685.477. El atributo money admite hasta 4 decimales. Al crear un atributo money, se creará también un atributo correspondiente, o base. El atributo base almacena el valor del atributo money en la divisa base. Cada entidad que tenga un atributo money deberá tener también un atributo de Divisa y un atributo de Tipo de cambio. Si estos atributos todavía no existen, se crearán cuando un nuevo atributo money se agregue a una entidad. |
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ntext |
Especifica un campo para almacenar texto más largo, también conocido como cuadro de texto. Estos campos almacenan un máximo de 100.000 caracteres. |
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datetime |
Cuando esos campos se muestran en un formulario, incluyen un campo en el que los datos son visibles y se pueden editar. También incluyen un control de calendario para ayudar a localizar una fecha específica. Puede decidir si mostrar la fecha y hora o sólo la fecha. |
Nota
El atributo de búsqueda no está en la lista de tipos de atributos que puede agregar. Los nuevos atributos de búsqueda se crean al crear relaciones de entidad.
Restricciones de campos
Cuando agrega o edita un atributo, también puede definir si el campo que representa ese atributo será necesario para que los usuarios especifiquen datos. Tiene las siguientes opciones:
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Empresa requerida. El usuario debe especificar datos en este campo antes de poder guardar un registro. Este campo aparecerá con un asterisco rojo.
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Empresa recomendada. No requiere que el usuario especifique datos. El campo aparecerá con un símbolo "+" azul.
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Sin restricciones. Ésta es la configuración predeterminada. Se trata de un campo regular sin restricciones específicas.
Relaciones entre entidades
Todas las entidades tienen algunas relaciones entre entidades con algunas entidades del sistema. Por ejemplo, los atributos Modificado por (modifiedby) y Creado por (createdby) son atributos de búsqueda necesarios para las relaciones entre entidades con la entidad Usuario.
Cuando cree una entidad personalizada, probablemente querrá relacionarla con una o varias entidades distintas. Normalmente una entidad no es muy útil hasta que se relaciona con otros tipos de registros. También resulta útil conocer las claves principales y las claves externas, pero no es necesario crear una relación entre entidades en Microsoft Dynamics CRM.
Descripción de las relaciones entre entidades
A cada campo de un formulario de Microsoft Dynamics CRM le corresponde un atributo de entidad. En la mayoría de los casos, si desea crear un nuevo campo tendrá que empezar por crear un nuevo atributo de entidad. Los campos de Búsqueda son diferentes. Aunque la mayoría de los tipos de atributos de entidad nuevos se crean en el área Atributos de una entidad, los atributos de búsqueda se crean automáticamente al crear una relación entre entidades.
Existen dos tipos de relaciones entre entidades que puede crear:
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Las Relaciones jerárquicas representan una relación entre entidades en la que un registro almacena una única referencia en otro registro. El campo de búsqueda que agrega permitirá a un usuario establecer esta referencia en otro registro. El registro que tiene el campo de búsqueda se denomina a menudo registro secundario. El registro al que se hace referencia en el campo de búsqueda se denomina registro primario.
El tipo de registro que estará disponible en el campo de búsqueda se elige al definir una relación entre entidades. El tipo registro primario se denomina entidad principal. El tipo registro secundario se denomina entidad relacionada.
Debe empezar desde una de estas entidades, así que deberá elegir entre las siguientes opciones cuando cree una relación jerárquica:
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Las Relaciones de 1:N (uno a varios) representan relaciones jerárquicas creadas o vistas desde la entidad principal. Muchos registros de la entidad relacionada pueden hacer referencia a un registro de la entidad principal.
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Las Relaciones de N:1 (varios a uno) representan relaciones jerárquicas creadas o vistas desde la entidad relacionada. Muchos registros de la entidad relacionada pueden hacer referencia a un registro de la entidad principal.
Nota
A pesar de que existen dos opciones de relación jerárquica independientes, es importante recordar que ambas se pueden usar para conseguir el mismo resultado. No tiene que acudir a ambas entidades para crear una relación entre ellas.
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Las Relaciones de N:N (varios a varios) no son jerárquicas porque los registros no almacenan una única referencia en otro registro. No existe ningún campo de búsqueda en el formulario de una Relación de N:N. Ambos registros se consideran iguales. Los dos parecen registros principales porque muestran una lista de todos los demás registros con los que están relacionados en una vista asociada.
Creación o edición de relaciones entre entidades
Acceso a la personalización de relaciones entre entidades
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En el Panel de navegación, haga clic en Configuración, en Personalización y, a continuación, en Personalizar entidades.
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Busque las entidades con las que desee crear o editar una relación y haga doble clic en ella.
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En Detalles, seleccione una de las siguientes opciones, dependiendo del tipo de relación que desea crear o editar:
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Relaciones de 1:N
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Relaciones de N:1
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Relaciones de N:N
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Haga doble clic en una relación existente para editarla, o cree una nueva relación.
Comportamientos en cascada
Las relaciones entre entidades jerárquicas que se crean afectan a la integridad de los datos. Si crea, por ejemplo, una entidad personalizada llamada "Cuenta bancaria" con una relación entre entidades con la entidad Cuenta, cualquier información sobre la cuenta bancaria almacenada en dichos registros no servirá de nada sin una conexión con el registro de cuenta relacionado. ¿Qué desea que ocurra si la cuenta se desactiva, se elimina o se reasigna? Los comportamientos en cascada describen las acciones que se realizan en respuesta a un evento como éste.
En la mayoría de los casos, por ejemplo, deseará hacer algo si la cuenta se elimina, ya que los registros relacionados pueden convertirse en ”registros huérfanos” si no están relacionados con otra cuenta. Es posible que no se pueda encontrar el registro. En muchas situaciones, el registro relacionado no es importante sin el registro primario. Por lo tanto, es posible que también desee eliminarlo. No obstante, Microsoft Dynamics CRM no toma esa decisión por usted. Usted decide lo que es adecuado para su negocio. Al no poder automatizar su preferencia mediante comportamientos en cascada, tendrá que realizar manualmente los cambios en los registros relacionados.
Parte de la configuración de una relación entre entidades jerárquica consiste en decidir el tipo de comportamientos deseados para acciones específicas. En algunas organizaciones, si se reasigna una cuenta, es posible que desee que todas las oportunidades de venta se reasignen también. Puede definir el comportamiento adecuado para su organización mediante la parte de comportamiento de relaciones de la relación.
Una consideración importante: cuando las acciones están en cascada en una relación entre entidades jerárquica, la relación se denomina relación jerárquica. Cuando no hay ninguna acción en cascada en la relación, se considera una relación de referencia.
Al definir una relación entre entidades jerárquica, puede seleccionar una acción o un tipo de comportamiento. Los tipos de comportamiento son los siguientes:
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Jerárquica: toda acción tomada en un registro de la entidad principal también se toma en los registros de la entidad secundaria que estén relacionados con el registro de la entidad principal. Por ejemplo, si elimina un registro en la entidad principal, los registros de la entidad secundaria relacionada también se eliminan; o si comparte un registro en la entidad principal, los registros relacionados de la entidad secundaria también se comparten.
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De referencia: puede navegar a cualquiera de los registros correspondientes y relacionarlos en informes, pero las acciones tomadas en uno no afectarán al otro.
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De referencia, restringir eliminación: puede navegar a cualquiera de los registros correspondientes y relacionarlos en informes. Las acciones tomadas en el registro principal no se aplicarán al registro secundario, pero el registro principal no se eliminará mientras existan registros secundarios.
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En cascada configurable: toda acción tomada en el registro de la entidad principal también se aplicará a los registros de la entidad secundaria. Puede definir el comportamiento para cada tipo de acción. Por ejemplo, puede configurarlo para que, si comparte un registro en la entidad principal, no se compartan automáticamente los registros relacionados de la entidad secundaria. Pero si elimina un registro de la entidad principal, se eliminen automáticamente los registros relacionados de la entidad secundaria.
Es importante recordar que el comportamiento en cascada configurable le ofrece más control sobre las acciones que se pondrán en cascada. Pero mientras una acción esté en cascada, la relación entre entidades jerárquica se considerará jerárquica respecto a las limitaciones para crear relaciones entre entidades jerárquicas.
Limitaciones de la relación entre entidades jerárquica
Existen dos limitaciones que deben tenerse en cuenta al crear relaciones entre entidades jerárquicas:
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Cada entidad sólo puede tener una relación jerárquica. Puede crear cualquier número de relaciones N:1 (varios a uno) pero, salvo en el caso de una, el comportamiento de relación en cascada debe ser de referencia.
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No puede crear una relación con la entidad de cliente virtual. Caso, Oportunidad, Oferta y otras entidades de Microsoft Dynamics CRM tienen relaciones que pueden existir para las entidades Contacto o Cuenta. Esas dos entidades representan a los clientes. Juntas también se conocen como una entidad de “cliente virtual”. Puede crear relaciones con Contacto o Cuenta por separado, pero no puede crear una relación exactamente como las de algunas entidades de sistema de Microsoft Dynamics CRM como, por ejemplo, Caso, Oportunidad u Oferta.
Vistas asociadas
Al crear una relación entre entidades jerárquica, en el formulario de la entidad principal puede aparecer una vista asociada. Las relaciones N:N (varios a varios) pueden mostrar una vista asociada en las dos entidades que participan en la relación entre entidades.
En el caso de las relaciones entre entidades personalizadas, puede controlar la forma en que aparece la vista asociada.
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En relaciones entre entidades jerárquicas: Use el área Elemento del panel de navegación para una entidad principal del formulario Relación.
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En relaciones entre entidades de N:N (varios a varios): Configure las áreas Entidad actual y Otra entidad del formulario Relación.
En el campo Opción de visualización hay tres opciones:
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No mostrar : no se mostrará ninguna vista asociada para esta relación. Use esta opción si no es importante ver la vista asociada.
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Usar etiqueta personalizada : habilita el campo Etiqueta personalizada, en el que podrá especificar una etiqueta para la vista asociada. Si tiene más de una relación entre entidades con la misma entidad, use una etiqueta personalizada para diferenciarlas.
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Usar nombre plural : usa el nombre plural definido para la entidad relacionada.
Si selecciona Usar etiqueta personalizada o Usar nombre plural, podrá especificar la subárea del panel de navegación del formulario para mostrar la vista asociada seleccionándola en la lista desplegable de Área de visualización. Las opciones predeterminadas son:
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Detalles
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Marketing
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Ventas
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Servicio
Dentro de cada una de las áreas del panel de navegación podrá controlar el orden de presentación. Establezca el campo Orden de visualización en un valor por encima de 10.000. La relación entre entidades con el menor valor aparecerá encima de las demás.
Asignación
Una relación entre entidades presenta una lista de las entidades asociadas. Los usuarios pueden crear nuevas instancias de la entidad asociada desde esta vista cuando hacen clic en el botón Nuevo. Es mucho más fácil crear nuevos registros de esta manera, ya que algunos datos del registro relacionado se transfieren automáticamente al nuevo registro, optimizando la entrada de datos. Puede controlar los campos que se rellenan con los datos de la entidad relacionada configurando asignaciones en la relación.
Nota
Es importante no malinterpretar la asignación. Microsoft Dynamics CRM realiza esta asignación sólo cuando se crea un nuevo registro. No mantiene los datos de la relación tras guardar el registro. Si un valor del registro relacionado cambia, los datos asignados del otro registro permanecerán tal y como estaban cuando se creó el registro.
La asignación se configura dentro de cada relación entre entidades. Después de guardar la relación entre entidades, el área Asignaciones aparece en el área del panel de navegación del formulario Relación.
Para crear una nueva asignación, haga clic en Nuevo. En el cuadro de diálogo Crear asignación de atributo, seleccione el atributo de origen en Atributos de entidad de origen, seleccione el atributo de destino en Atributos de entidad de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota
Al seleccionar atributos, tenga en cuenta los siguientes requisitos de asignación:
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Los dos atributos son del mismo tipo y del mismo formato.
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La longitud del atributo de destino debe ser igual o mayor que la longitud del atributo de origen.
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El atributo de destino no puede estar asignado a otro atributo.
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El atributo de origen debe estar visible en el formulario.
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El atributo de destino debe ser un campo en el que un usuario pueda especificar datos.
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Si los atributos son listas desplegables, los valores enteros de cada opción deben ser idénticos.
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Los valores de Id. de dirección no se pueden asignar.
Precaución
Es posible crear automáticamente asignaciones para la relación, pero esto, por lo general, no es recomendable. Este proceso asignará los atributos asignables únicamente en función del tipo de datos y el nombre del atributo. Se quitarán todas las asignaciones existentes.
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En el formulario Relación, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones.
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Haga clic en Generar asignaciones.
Vínculos relacionados
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