Diez aspectos que debe tener en cuenta para empezar con las ventas
Fecha de publicación: Abril 11, 2008
Los diez elementos de este artículo tratan de los aspectos básicos para empezar a trabajar con las características de ventas en Microsoft Dynamics CRM. El Centro de recursos también incluye muchos artículos para aprovechar al máximo las características de ventas. Para obtener una lista completa, visite el Centro de recursos haciendo clic en Centro de recursos en el panel de navegación de la izquierda. Para obtener más información, vea la Ayuda.
Comprender las diferencias entre clientes potenciales, oportunidades, cuentas y contactos
Las cuentas representan a empresas con las que su organización hace negocios.
Los contactos son personas que representan una cuenta.
Los clientes potenciales son posibles clientes.
Las oportunidades no son un cliente específico, como un cliente potencial, un contacto o una cuenta y, por tanto, es necesario agregar un registro de cliente a la oportunidad.
Los clientes pueden ser cuentas, contactos o clientes potenciales. Además, puede usar roles de relación para definir la forma en que las cuentas, las oportunidades y los registros de contacto específicos se relacionan entre sí en Microsoft Dynamics CRM.
Crear y guardar vistas personales
En cualquier lista, puede hacer clic en Búsqueda avanzada y modificar la consulta que creó la vista. A continuación, puede guardarla con otro nombre. La próxima vez que use esa lista, en la lista Vista, en el cuadro Vista de la sección Mis vistas, seleccione la vista guardada. Lamentablemente, estas vistas nuevas no se pueden guardar como la vista predeterminada.
Importar clientes potenciales y contactos
Puede importar clientes potenciales y registros de contactos a Microsoft Dynamics CRM. Es posible que estos registros se encuentren en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, un archivo de valores separados por comas (.csv), otro software CRM o en Microsoft Office Outlook. Use el Asistente para importación para importar esos registros a Microsoft Dynamics CRM.
Para importar datos, en el menú Acciones, haga clic en Importar datos. Para obtener más información sobre la importación, lea el artículo: Información general de importación de datos.
Convertir un cliente potencial en una oportunidad, contacto o cuenta
Como parte del proceso de clientes potenciales, puede convertir un cliente potencial en una oportunidad con cuentas o contactos asociados, o en nuevas cuentas o contactos. Para descalificar los clientes potenciales, ciérrelos sin convertirlos.
Para convertir un cliente potencial, abra el registro del cliente potencial. En la barra de herramientas, haga clic en Convertir cliente potencial y, a continuación, seleccione el tipo de registro al que va a convertir el cliente potencial.
En este diagrama se muestra cómo un cliente potencial puede convertirse en una cuenta o contacto y luego en una oportunidad.
Comprender el ciclo de ofertas, pedidos y facturas
Un borrador de oferta es una oferta formal de productos o servicios, propuesto con unos precios específicos y condiciones de pago relacionados, que se envía a una oportunidad, una cuenta o un contacto. Cuando la oferta está lista, se activa y se envía al cliente. Una oferta normalmente se somete a varias revisiones entre el comercial y el cliente antes de ser aceptada.
Una vez aceptada la oferta, se genera un pedido a partir de ella. El pedido se usa para cumplir el acuerdo de mercancías o servicios que se propuso en la oferta. Finalmente, una vez enviado el pedido de mercancías o servicios, se genera un registro de la factura. A menos que su organización haya integrado Microsoft Dynamics CRM con software de facturación, se trata de un mero registro de la factura, no de la propia factura. En Microsoft Dynamics CRM, las ofertas, los pedidos y las facturas se consideran un mismo elemento, pero en distintos estados de transición. En este diagrama se muestra el ciclo de vida de una oferta.
Crear una oferta, un pedido o una factura a partir de una oportunidad
En algún momento del proceso de venta, deseará enviar una oferta, un pedido o una factura a un cliente que comenzó siendo una oportunidad. Crear una nueva oferta, pedido o factura es sencillo mediante el registro de la oportunidad.
En la lista de oportunidades, abra la oportunidad a la que desea agregar una oferta, pedido o factura. En Ventas, haga clic en el tipo de registro que desea crear: ofertas, pedidos o facturas. En la barra de herramientas barra de herramientas Acciones, haga clic en Nueva oferta, en Nuevo pedido o en Nueva factura. Complete el formulario según convenga.
Imprimir ofertas
En Microsoft Dynamics CRM, las ofertas se pueden imprimir como un documento de Microsoft Office Word de combinación de correspondencia.
Abra la oferta y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Imprimir oferta para cliente.
Recalcular una oportunidad
Modifique la lista de productos asociada con la oportunidad. Cuando se guardan las oportunidades, Microsoft Dynamics CRM vuelve a calcular el valor de ingresos estimados en función de los cambios en los productos o las cantidades de producto asociados con la oportunidad.
En la sección Ingresos estimados, compruebe que Calculado por el sistema está seleccionado y, en el menú Acciones, haga clic en Recalcular.
Enviar un mensaje de correo electrónico a un cliente o a otro usuario de la organización
Para enviar rápidamente un mensaje a un cliente, en su registro de cuenta, contacto o cliente potencial, en la barra de herramientas Acciones, haga clic en Enviar correo electrónico. Complete el formulario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Para enviar rápidamente un mensaje de correo electrónico al propietario de un registro, en la ficha Administración de un registro, haga doble clic en el nombre del Propietario. Al abrir su registro, haga clic en Enviar correo electrónico directo, complete el formulario y, a continuación, haga clic en Enviar.
Para enviar un mensaje instantáneo a una persona con una joya de presencia. Si tiene instalados Office Communicator 2007 y el Microsoft Dynamics CRM para Outlook, podrá ver la joya de presencia. Puede hacer clic en la joya y enviar mensajes instantáneos o de correo electrónico.
Asignar y compartir registros
La información de clientes de Microsoft Dynamics CRM con la que puede trabajar se determina mediante los permisos y la propiedad. Si más de un usuario necesita trabajar con un registro, éste se puede compartir o asignar. Al compartir un registro con otro usuario, concede a ese usuario permisos específicos para ese registro, como permisos de lectura, escritura o eliminación. Al asignar un registro a otro usuario, convierte a ese usuario en el propietario del registro.
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en Más acciones y, a continuación, en Compartir.
En la barra de herramientas Acciones, haga clic en el botón Asignar.
