Om du har mycket kundinformation i Outlook-kontaktlistan kan du kopiera den informationen till Microsoft Dynamics CRM med hjälp av Guiden Lägg till kontakter.
Guiden Lägg till kontakter tar dina Outlook-kontakter och skapar kontaktposter i Microsoft Dynamics CRM. Guiden länkar också dina Outlook- och Microsoft Dynamics CRM-kontaktposter.
Köra guiden
Starta guiden från Outlook.
- Om Outlook 2007 är installerat klickar du på Lägg till kontakter på CRM-menyn.
Om Outlook 2010 är installerat klickar du på Arkiv. Klicka sedan på fliken CRM, klicka på Importera kontakter och klicka sedan på Lägg till kontakter.
- Granska översikten och klicka sedan på Lägg till kontakter.
- Om du har fler än en kontaktmapp väljer du vilken Outlook-kontaktmapp du vill använda och klickar på Lägg till kontakter. Annars går du vidare till nästa steg.
Anteckning:
Det går inte att markera en delegerad kontaktmapp.
- Välj hur du vill gruppera kontakterna.
- Företagsnamn. Det här är ett fritextfält i kontaktformuläret. För gruppering krävs en exakt matchning. I Microsoft Dynamics CRM Online grupperas exempelvis inte kontakter med "Microsoft" och "Microsoft Corp" ihop för företag.
- E-postdomän. Det här är den del av e-postadressen som kommer efter symbolen @. I e-postadressen namn@example.com är "namn.com" domänen. Du kan gruppera alla kontakter med e-postadresser med samma domän tillsammans.
- I Kategorier listas de färger och etiketter som du har konfigurerat för att ordna objekt i Outlook.
- Som standard visas Avancerat-alternativ.
- Använd företagsnamn som konto. Kryssrutan är markerad som standard. Om Outlook-kontaktposten innehåller ett företagsnamn skapas eller länkas en befintlig Microsoft Dynamics CRM Online-kontopost till kontaktposten.
- Spåra all kommunikation för kontakter som lagts till. Markera den här kryssrutan om du vill spåra och länka e-postmeddelanden till och från kontakten till Microsoft Dynamics CRM Online-kontaktposten. Detta länkar även avtalade tider.
- Om du vill kan du klicka på Avancerat och växla till Enkel import-alternativen.
- Avmarkera kryssrutorna för de objekt och grupper med kontakter som du inte vill lägga till.
Om du vill granska listan med specifika kontakter klickar du på objektet eller gruppen i listan. När du är klar klickar du på knappen Stäng.
Tips
Du kanske tycker att grupperingarna är för utspridda och att det till exempel finns för många variationer av ett företags namn. I så fall kan det vara enklare att avbryta guiden, ordna om posterna i Outlook och köra guiden igen.
- Om du valde alternativet Enkel import kan du välja en kontopost som ska länkas till kontaktposten i Microsoft Dynamics CRM Online. I kolumnen Ange konto klickar du på raden för den kontaktpost som du vill länka. Sedan klickar du på pilen för att skapa länken på ett av följande sätt:
- Lämna fältet tomt (Ej angivet). Om du vill länkar du kontakten med en kontopost senare i Microsoft Dynamics CRM Online, öppnar kontaktposten och väljer sedan en post för ett konto eller en överordnad kund som ska länkas till kontaktposten.
- Klicka på Använd företagsnamn om du vill att Microsoft Dynamics CRM Online ska skapa och länka en kontopost utifrån fältet Företagsnamn i Outlook-kontaktposten.
- Klicka på Välj befintligt konto om du vill välja en konto- eller kontaktpost som ska länkas till den nya Microsoft Dynamics CRM Online-kontaktposten.
- Om du valde alternativet Enkel import avmarkerar du kryssrutan för alla objekt om du inte till spåra och länka e-postmeddelanden och avtalade tider till och från den nya kontaktposten i Microsoft Dynamics CRM Online i listan under Inkludera kommunikation.
- Klicka på Lägg till kontakter.
Dina kontakter läggs till i Microsoft Dynamics CRM Online. En sammanfattningssida visas med det totala antalet kontakter, konton, e-postmeddelanden och avtalade tider som har lagts till.
- Klicka på Stäng.
Obs!
På den här visas eventuella dubbletter du redan kan ha skapat för en kontakt i Microsoft Dynamics CRM Online. Hantera dessa potentiella dubbletter med hjälp av funktionen Dubblettidentifiering.
Köra guiden igen
Du kan köra guiden mer än en gång och markera olika grupperingar. Om du markerar en gruppering som redan innehåller Microsoft Dynamics CRM Online-poster som är länkade till dina Outlook-kontakter visar guiden en färg för att varna dig.
Kolumnen Antal kontakter visar också en färg som indikerar hur många av kontakterna som redan är länkade till Microsoft Dynamics CRM Online-poster.
- Grön. Alla kontakterna finns redan i Microsoft Dynamics CRM Online.
- Gul. Mer än 50 procent av kontakterna finns redan i Microsoft Dynamics CRM Online.
- Röd. Minst en kontakt finns redan i Microsoft Dynamics CRM Online.
I guiden skapas inga nya poster som redan har lagts till, men fältet Ange konto uppdateras baserat på dina val i guiden.
Relaterade länkar
Grundläggande steg som hjälper dig att komma igång med Microsoft Dynamics CRM Online för Outlook
