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No Microsoft Dynamics CRM, a detecção de duplicados ajuda a assegurar a existência de dados exactos identificando e até impedindo registos idênticos ou semelhantes.
Dados limpos e fiáveis no sistema CRM facilitam o êxito da sua organização.
Enquanto administrador de sistema, tem de efectuar três tarefas de configuração únicas antes de ser possível ao CRM procurar duplicados.
Em primeiro lugar, defina o CRM para procurar automaticamente duplicados.
O CRM pode procurar duplicados quando alguém cria um novo registo ou actualiza um registo existente, um utilizador passa de offline para online depois de utilizar o Microsoft Dynamics CRM para Outlook, ou alguém importa dados para o CRM a partir de uma origem externa, tal como o Excel.
Depois de decidir quando o CRM deve procurar duplicados, a segunda tarefa é configurar regras de detecção de duplicados.
As regras de detecção de duplicados definem os padrões que o CRM utiliza para correspondência de registos semelhantes ou idênticos.
Por exemplo, contactos que têm exactamente o mesmo endereço de correio electrónico.
Cada regra aplica-se a uma única entidade ou a um par de entidades, tais como as entidades Conta e Contacto, as quais são semelhantes, pois ambas representam clientes.
O CRM inclui regras simples de detecção de duplicados que pode utilizar como exemplos para criar regras que correspondam às necessidades da sua organização.
Para criar uma regra de detecção de duplicados, escolha quais os campos que o CRM deve utilizar para identificar possíveis correspondências.
Tal como as personalizações e os fluxos de trabalho, as regras de detecção de duplicados têm de ser publicadas antes de poderem ser utilizadas.
A terceira e última tarefa é definir regras de detecção de duplicados para serem executadas automaticamente a intervalos regulares. Esta tarefa é opcional, mas recomendada.
Para grandes quantidades de dados, a detecção de duplicados pode demorar algum tempo.
Para assegurar que não fica impedido de efectuar outras tarefas no CRM, a detecção de duplicados é executada em segundo plano.
Pode optar por receber notificações por correio electrónico quando uma tarefa de detecção de duplicados é concluída.
À medida que os utilizadores introduzem dados, o CRM procura automaticamente duplicados com base nos critérios definidos pelas regras de detecção de duplicados.
Quando o CRM localiza um potencial duplicado, pede ao utilizador que decida o que pretende fazer com o mesmo.
Se existirem regras de detecção de duplicados definidas para uma entidade, qualquer pessoa pode iniciar uma tarefa de detecção de duplicados manualmente.
Dado que até os dados duplicados podem ter algum valor, o CRM nunca elimina automaticamente registos do sistema. Cabe-lhe a si ou aos seus utilizadores escolher o que deve ser feito com potenciais duplicados.
A detecção de duplicados é uma ferramenta importante no Microsoft Dynamics CRM para assegurar que as informações dos clientes são fiáveis. Ter dados correctos ajudará as equipas de marketing, vendas e suporte ao cliente da organização a serem o mais eficazes possível.
