Controlar o Acesso a Dados

Para controlar o acesso a dados, tem de configurar uma estrutura organizacional que proteja dados confidenciais e permita colaboração onde adequado. Para tal, tem de configurar unidades de negócio Um modo de representar uma divisão ou departamento numa organização. As unidades de negócio estão dispostas numa hierarquia, na qual todos os utilizadores pertencentes à mesma divisão ou departamento encontram-se atribuídos a uma unidade de negócio., direitos de acesso Conjuntos de privilégios definidos.O direito de acesso atribuído a um utilizador determina as tarefas que este pode efectuar e as áreas da interface de utilizador que este pode ver. Tem de ser atribuído, pelo menos, um direito de acesso a todos os utilizadores para que estes possam aceder ao sistema. e perfis de segurança de campo Estes filtros permitem ou restringem o acesso a campos personalizados protegidos..

Unidades de Negócio

Basicamente, uma unidade de negócio é um grupo de utilizadores. As organizações de grandes dimensões com várias bases de clientes utilizam frequentemente várias unidades de negócio para controlar o acesso a dados e definir direitos de acesso para que os utilizadores só possam aceder a registos na unidade de negócio deles.

Direitos de Acesso

Um direito de acesso define a forma como diferentes utilizadores, como representantes de vendas, acedem diferentes tipos de registo. Para controlar o acesso a dados, pode modificar os direitos de acesso existentes, criar novos direitos de acesso ou alterar os direitos de acesso atribuídos a cada utilizador. Cada utilizador pode ter vários direitos de acesso.

Os privilégios Os direitos de um utilizador para efectuar acções específicas em tipos de registo específicos ou efectuar tarefas. Os privilégios são atribuídos pelos administradores de sistema a direitos de acesso. Em seguida, são atribuídos direitos de acesso aos utilizadores. Os exemplos de privilégios incluem Actualizar Conta e Publicar Personalizações. de direito de acesso são cumulativos: quanto mais direitos de acesso um utilizador tiver, mais privilégios terá esse utilizador disponíveis num direito de acesso.

Cada direito de acesso consiste em privilégios a nível do registo Privilégios específicos de um tipo de registo, tais como Ler, Criar e Escrever. e privilégios baseados em tarefas Privilégios que se aplicam a tarefas que não são específicas de um tipo de registo, tais como Exportar para o Excel e Trabalhar Offline.. Esses privilégios determinam a que registos o utilizador pode aceder: Nenhum Nenhum Um nível de acesso que nega os privilégios de utilizador a qualquer nível. , Utilizador Utilizador Um nível de acesso que permite que o utilizador trabalhe com os tipos de registo de que é proprietário, com os tipos de registo que são partilhados com o mesmo e com os tipos de registo que são partilhados com a equipa da qual o utilizador é membro. Por exemplo, se for atribuído a um utilizador o nível de acesso Utilizador no privilégio Ler para registos de Conta, as únicas contas que podem ser lidas são as pertencentes ou partilhadas com o utilizador. , Unidade de Negócio Unidade de Negócio Um nível de acesso que permite que o utilizador trabalhe com tipos de registo na unidade de negócio do utilizador. Os utilizadores que tenham acesso Unidade de Negócio têm também automaticamente acesso Utilizador. Por exemplo, se um utilizador tiver o nível de acesso Unidade de Negócio no privilégio Ler para registos de Conta, esse utilizador poderá ler todas as contas existentes na unidade de negócio local. , Nível Principal: Unidades de Negócio Subordinadas Este direito permite que o utilizador trabalhe com os tipos de registo existentes na respectiva unidade de negócio e em todas as unidades de negócio secundárias da respectiva unidade de negócio. Os utilizadores com acesso de Nível Principal: Unidade de Negócio Subordinada também têm automaticamente acesso de Unidade de Negócio e Utilizador. e Organização Organização Um nível de acesso que permite que o utilizador trabalhe com todos os tipos de registo da organização completa, independentemente do nível hierárquico da unidade de negócio à qual a entidade ou utilizador pertence. Os utilizadores com acesso Organização têm automaticamente o acesso Nível Principal: Unidades de Negócio Subordinadas, Unidade de Negócio e Utilizador. .

Cada tipo de registo é propriedade de um utilizador Registos utilizados por indivíduos ou subgrupos, tais como contas, actividades e oportunidades potenciais. O acesso a este tipo de registo pode ser definido a um de cinco níveis: Nenhum , Utilizador , Unidade de Negócio , Unidades de Negócio Principais-Subordinadas ou Organização . ou propriedade da organização Registos a que todas as pessoas da organização necessitam de aceder, tais como produtos ou itens de especificações. O acesso a este tipo de registo pode ser definido a um de dois níveis: Nenhum ou Organização .. Os privilégios a nível do registo definem que tarefas podem ser efetuadas por um utilizador com acesso ao registo, tais como Ler Um privilégio necessário para ler um registo. Os registos que podem ser lidos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Criar Um privilégio necessário para criar um registo novo. Os registos que podem ser criados dependem do nível de acesso da permissão definida no seu direito de acesso., Eliminar Um privilégio necessário para remover permanentemente um registo. Os registos que podem ser eliminados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Escrever Um privilégio necessário para efectuar alterações a um registo. Os registos que podem ser alterados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Atribuir Um privilégio necessário para conceder a propriedade de um registo a outro utilizador. Os registos que podem ser atribuídos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Partilhar Um privilégio necessário para conceder acesso a um registo a outro utilizador, mantendo o seu próprio acesso. Os registos que podem ser partilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no seu direito de acesso., Acrescentar Um privilégio necessário para associar um registo ao registo actual. Por exemplo, se um utilizador tiver direitos Acrescentar sobre uma oportunidade, pode adicionar uma nota à oportunidade. Os registos que podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. e Acrescentar A Um privilégio necessário para associar o registo actual a outro registo. Por exemplo, um utilizador pode anexar uma nota a uma oportunidade se tiver direitos Acrescentar A sobre a nota. Os registos que podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso..

Substituir Direitos de Acesso

O proprietário de um registo ou uma pessoa que tenha o privilégio Partilhar Um privilégio necessário para conceder acesso a um registo a outro utilizador, mantendo o seu próprio acesso. Os registos que podem ser partilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no seu direito de acesso. num registo pode partilhar esse registo com outros utilizadores ou equipas Grupos de utilizadores que partilham e colaboram em registos de negócio.Uma equipa pode ser constituída por membros que reportam a uma unidade de negócio ou por membros que reportam a unidades de negócio diferentes.. A partilha poderá adicionar privilégios Ler Um privilégio necessário para ler um registo. Os registos que podem ser lidos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Escrever Um privilégio necessário para efectuar alterações a um registo. Os registos que podem ser alterados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Eliminar Um privilégio necessário para remover permanentemente um registo. Os registos que podem ser eliminados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso do utilizador., Acrescentar Um privilégio necessário para associar um registo ao registo actual. Por exemplo, se um utilizador tiver direitos Acrescentar sobre uma oportunidade, pode adicionar uma nota à oportunidade. Os registos que podem ser acrescentados dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso., Atribuir Um privilégio necessário para conceder a propriedade de um registo a outro utilizador. Os registos que podem ser atribuídos dependem do nível de acesso da permissão definida no direito de acesso. e Partilhar Um privilégio necessário para conceder acesso a um registo a outro utilizador, mantendo o seu próprio acesso. Os registos que podem ser partilhados dependem do nível de acesso da permissão definida no seu direito de acesso. para registos específicos. Mais informações: Partilhar ou Atribuir Registos e Vistas

As equipas são utilizadas principalmente para a partilha de registos aos quais os membros da equipa não poderiam aceder em circunstâncias normais. Mais informações: Trabalhar com Equipas

Não é possível remover o acesso para um registo em particular. Qualquer alteração a um privilégio de direito de acesso aplica-se a todos os registos desse tipo de registo.

Proteger Campos Personalizados

No Microsoft Dynamics CRM, os campos dos formulários podem ter permissões de leitura, criação e actualização. Crie ou altere permissões de campo personalizado utilizando a definição Segurança de Campo no formulário de personalização de campos e estabelecendo Perfis de Segurança de Campo.

Os perfis de segurança de campo assemelham-se aos direitos de acesso no Microsoft Dynamics CRM. Ambos especificam que utilizadores ou grupos de utilizadores podem ver, modificar ou criar no Microsoft Dynamics CRM.

Quando cria um campo personalizado num formulário, tem a opção de utilizar a segurança de campo. A utilização da segurança de campo limita o acesso a um campo com base no perfil de segurança de campo de um utilizador. Se a segurança de campo não for utilizada, quaisquer restrições ao campo serão baseadas apenas no direito de acesso de um utilizador.